導入事例

サブスクリプションサービス管理の煩雑さと請求業務の負荷をKIMERAで半減!

サブスクリプションサービス管理の煩雑さと請求業務の負荷をKIMERAで半減!
【写真左】営業技術・業務推進部 セールスオペレーション課 課長 村田様
【写真右】営業技術・業務推進部 セールスオペレーション課 伊藤様

株式会社セキュア様は、顔認証などの生体認証による入退室管理、監視カメラシステム等によるソリューションを提供する企業です。2021年12月、東京証券取引所マザーズ市場へ新規上場し事業を一層拡大しておりますが、さまざまなサービスの提供で増えた経理処理の負担を軽減することが必須だったようです。

KIMERAの導入前に感じていた課題や苦労していた点、そして導入後にどのような効果があったのか、株式会社セキュアの平本取締役・伊藤様・村田様にお聞きしました。

── 貴社の事業内容を教えてください。

平本様:株式会社セキュアは、もともと生体認証による入退室管理、監視カメラシステム等によるソリューションを提供することから始まった企業です。その発展型の事業として、未来型無人化店舗「SECURE AI STORE LAB(セキュアエーアイストアラボ)」を開発・運営しております。また、AIによる来店者の行動分析、顔認証によるキャッシュレス決済、店舗の無人化・省人化や効率化、新しい購入体験を実現可能にしています。わたしたちは「安心な空間を提供し、その空間をスマートにしていく」ことをミッションとして掲げています。

基本的には物売りではなくソリューション提供というビジネスモデルですので、顧客の課題感をベースに、顧客の痛みを解決できるソリューションを提案しているのが特徴です。顧客によってカスタマイズをしたり提案を重ねていたりする点が、顧客の満足度を高めている要因だと思います。また、スピード感を持ってクイックレスポンスで納品したり、顧客の時間軸に合わせて短期間で設置したりするところに優位性が生まれ、業界で高いシェアを獲得できていると考えています。

エクセル運用による人的ミスのリスク管理と、毎月の請求書対応が大きな負荷に…

── KIMERA導入前に抱えていた課題や悩みをお聞かせください。

平本様:選定時、経理担当者とも話をする中で、大きく2つの課題がありました。

1点目は「管理方法の煩雑さ」です。KIMERA導入前は、弊社のサブスクリプションサービスの請求関連をエクセルにて管理していたため、データが重くなることや、誤って入力内容を削除してしまうリスクが考えられました。

2点目は「請求業務の業務負荷」です。請求書発送業務のために出社が必須となり、毎月2人体制で4時間ほどの時間を割いていました。契約件数が増えれば増えるほど、封筒の用意や捺印対応などの請求書発送業務だけでも小さな負担が重なり、大きな負荷となっていました。

── KIMERA導入前にはどれくらいのボリュームをどのような流れで対応されていましたか?

伊藤様:毎月200~300件は請求関連の業務をこなしていたのですが、全案件に対して今月請求すべき金額や請求先が合っているかをエクセルで2時間ぐらいかけてチェックしていました。その後、請求書を出力して、今度はリストをもとに出力漏れがないかのチェックをします。最終的に、請求書に個人印のハンコを1枚1枚押して、折って封入して郵送するという流れで進めていました。

これまでのエクセル管理では、データ量が増えることでエクセル自体が重くなる、入力内容の誤りなどのリスクもありながら、私たちが入社して請求業務に携わるずっと前から、何年も同じようなフローで担当者が処理していました。本当に時間もコストもかかりますし、送付先の間違いにビクビクしながら請求業務をやらないといけないという状況でした。チェック作業が大変なだけではなく、契約数の伸びに応じて手作業の量も増えていき、心労もかなりありましたね。

請求書の郵送代行で負担が大幅減!電子承認機能で請求書発送も安心に

── KIMERAを導入する決め手となったポイントはどんな点でしたか。

平本様:KIMERAは請求書の郵送代行まで対応してくれる点が大きな決め手だったと感じます。他社の同様のシステムでも請求書の発行やデータ送付のみで、郵送代行まで対応いただけるシステムは少なかったことで導入を決めました。

前提として、請求領域の課題は2017年頃から感じていまして、経理担当者の毎月の業務量を軽減させることを目的に、システムのリプレースを検討していました。当時は契約数がそれほど多くなかったこともあり、導入費用と月額費用が高く感じて、検討していた他社システムの導入は見送りました。

今回のKIMERAの導入に際して、他社システムと機能面・コスト面から改めて比較をしました。費用対効果だけでなく、汎用的な機能であれば追加開発で対応してもらえるというSaaS特有のメリットの話もあったので、リクエスト等を聞いてもらえるのなら価格も含めKIMERAがいいねという話になりました。あと、個人的にはMRR(月次経常収益)が確認できる点も大きかったですね。

伊藤様:KIMERAは請求書の電子承認機能(ワークフロー機能)があることがすごいと思いました。他の人のチェックがないままで請求書を送るのはとても怖いことなのですが、KIMERAには自動化による便利さがありながらも、しっかりと電子承認機能があってすごいなと。他のシステムと比較したときに、そう感じました。

村田様:その上で、KIMERAはUI/UX(User Interface / User Experience)周りがすごくシンプルでわかりやすいので、そこが最後の決め手となりましたね。

平本様:これまでは経理担当者の細かな業務は見えない部分がありましたが、請求と毎月のチェック作業がとても大変そうだったので、それらが軽減されることが大前提でした。加えて簡易的な契約管理ができるというのが、大きな判断材料になったと思います。

経営に直結する数字や業務が可視化!請求業務時間も50%以上削減!

── 具体的にはどのサービスの管理でKIMERAを利用されていますか?

平本様:現在、KIMERAで請求関連の情報を管理しているサービスはSECURE VSaaS、混雑カウント、覗き見ブロッカー、群衆カウント、Vemcount(ベムカウント)、SECURE AI Office Baseなどがあります。また、入退室管理や監視カメラのシステム保守など、多くのサブスクリプションサービスの製品・サービスをKIMERAで管理しています。

顔認証クラウド型 入退室管理システム「AI Office Base」
顔認証クラウド型 入退室管理システム「AI Office Base」

── KIMERAを導入後、ご利用いただく中で得られた効果や感じられたことをお聞かせください。

平本様:私は、数字や業務が圧倒的に可視化されたと感じています。

伊藤様:請求書にハンコを押して、折って封入して、発送するという業務が本当に負担でした。まず単純にそれがなくなったことが、作業効率のアップに繋がっていると思います。一括承認機能があり、ワンタッチで一括発送の処理ができるのも大きいです。また、導入後も個別に色々と要望を聞いてくださるのもあり、安心して使えています。

村田様:KIMERAには前受金管理機能もあるので、多くのサブスクリプションサービスを管理する上で今後積極的に使いこなしていきたいですね。

── 具体的にはどのくらいの時間が短縮できましたか?

伊藤様:従来、2人体制で請求書の捺印、封入、発送作業に4時間ほどかかっていましたが、請求業務全体の作業時間を合わせても2時間かからないくらいになったと思います。シンプルに時間で言えば、50%以上は削減されたということですね。

また、KIMERAを導入したことによって、請求業務全体の作業効率を上げようという意識も社内的に高まっておりまして、今後一層、時間が削減できていくと考えています。

── 最後に、今後取り組んでいきたいことをお聞かせください。

平本様:われわれのミッションは、“Make place SECURE”、安心・安全な空間を作るという一段階が前提としてあります。そして、その空間をアップデートしてスマートにしていく(Upgrade place Smart)という二段階のミッションになっているんですね。これらには安心・安全なインフラを提供しよう、生活する人がより安心して効率良く過ごせる空間を作っていきたいという共通の思いがあるわけです。オフィス、リテール、工場などで弊社製品を多くご採用いただいておりますが、最終的にはスマートシティなどの領域まで関わって、より付加価値を高めていきたいですね。

社名株式会社セキュア
事業内容顔認証などの生体認証による入退管理、監視カメラシステム等によるソリューション事業
Webサイトhttps://secureinc.co.jp/

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