目視確認に頼った従量課金の入金消込を自動化で効率的に

サブスクリプションモデルを提供している企業では取引先ごとに毎月ほぼ定額の入金があるため、その消込もマニュアル対応で簡単に行えると考えられがちですが、契約金額の変更や取引先の増加などの要因により複雑度は増し、担当者の負担が増えていってしまいます。

特にファイル共有のためのオンラインストレージのSaaS企業では、利用ユーザー数や利用容量の増減などにより請求額と入金額の変更も頻繁に起こります。

この記事では、ファイル共有のためのオンラインストレージを提供するSaaS企業へのインタビューから見えてきた入金消込業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

取引先ごとの消込額を目視確認するのは非効率かつ不正確

今回インタビューした企業は、企業で利用されているオンラインストレージのSaaSを提供しています。

この企業では経理1名が入金消込業務を担当しており、督促まで行っています。
その中で以下のお悩みを抱えていました。

  • 月末締め翌月末払いの回収サイトだが、月初5営業日までに消込作業を終わらせたいものの、実際には20営業日かかっている。
  • ユーザー数や利用容量の増減などにより請求額と入金額の変更が頻繁に起こるため、取引先ごとに目視で確認しながら消し込むのは負担が大きく、かつ間違いも起こりやすい。
  • 営業担当者が営業管理システムに顧客情報や注文情報を登録しているものの、その情報が不正確だと営業担当者に都度都度確認しなければならず、時間がかかってしまう。

目視確認に頼った入金消込は負担だけでなくミスの温床に

それでは、今回インタビューした企業ではどのような流れで入金消込を行っているのでしょうか。具体的にみていきましょう。

現在は経理担当者2名のうち1名が、毎月の入金消込業務を担当しています。財務会計システムから請求書番号でピックアップした請求書ごとに消し込んでいます。月末に支払う取引先が多く、その入金消込に月初から20営業日かかっています。

基本的には入金額は毎月定額ですが、ユーザー数や利用容量の増減などによって請求額が変わります。そのため、取引先ごとに請求額と入金額を目視で確認しながら消し込んでおり、それが時間がかかる原因となっており、消込担当者にとって大きな負担となっています。

請求額が変わる際には営業担当者が営業管理システムに情報を入力していますが、その情報が不十分だったり不正確だったりすると、確認の手間がさらにかかってしまいます。

さらに督促業務も行わなければならないとのことで、万が一誤った消込金額を基に取引先に支払いの督促をかけてしまったら、トラブルに発展しかねません。

「経理担当者の負担を減らすこと」と「取引先とのトラブルを未然に防止すること」の両方の観点から入金消込業務の効率化は急務といえます。

入金消込は自動消込できるツールで効率性と正確性をアップしよう

複雑かつ大量な入金の消込には、自動で入金消込ができるツールを利用して効率よく業務を進めましょう。あらかじめ取引先ごとに請求額を登録しておけば、銀行の入金明細をCSV形式でインポートすることで、自動でマッチングし入金消込を行えます。

マッチングできなかったものだけをピックアップして請求額の誤りや、名義の確認を行えば良いため、マニュアル作業を格段に削減できます。

また、請求額は先々の予定金額まで登録できるため、請求額に変更があった場合はその修正額を登録しておけば、目視による確認やそれに伴うミス、ひいては毎回営業担当者に確認する手間を減らすことができます。

自動消込で未入金の取引先も見つけやすくなる

入金消込が早く終われば入金されていない取引先のチェックにかける時間を増やせます。

消込結果を取引先別に一覧で表示できる入金消込のツールを利用すれば、入金額の相違や未入金を探すことも効率的に行えるようになります。

そのため、督促業務もスピーディーに、かつ正確に進めることが可能になります。

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