口座振替と請求書発行を併用した請求管理で業務量が激増!解消するには?

サブスクリブションモデルとは、お客様が利用した期間に応じて支払いをするビジネスモデルです。「月額制」や「年額制」などの料金設定がこのモデルです。パッケージ販売と異なり、企業としては安定した収益を期待することができます。

安定したビジネスモデルではあるものの、バックオフィスがしっかり整備していないと顧客や提供するサービスが増えるにつれて、色々な課題が出てきます。特に、契約業務、請求業務、入金業務などが複雑化し工数増加に繋がっていきます。

この記事では、リハビリを支援するSaaSを提供する企業へのインタビューをもとに、請求書発行業務などのお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをご紹介します。

ビジネスは伸びている!でも請求書発行の属人化と請求漏れなどのミスが悩みに

今回インタビューした企業は、介護施設などにリハビリを支援するSaaSを提供するサブスクリプション事業を展開しています。営業担当者が契約管理(新規・解約・変更)と請求書発行を行い、 経理担当者1人が入金処理や請求・入金差違チェックを行っています。

現在、毎月、数百件の請求書を発行し、新規契約が数十件増えている状況です。営業担当者が頑張って契約と請求をチェックしている状態ですが、業務がそれぞれの営業担当者で属人化し、時間がかかっているのが最大のお悩みです。

今後、このビジネスを更に拡販していく計画ですので、いまのままでの請求書発行の手動管理は厳しいと考えられています。

請求書発行漏れなどの過小請求を発見したいとの思いもあり、毎月請求金額が変わる従量課金モデルに対応した請求回りの仕組みを整えたいと検討されています。

契約条件と請求条件が手作業による管理で業務負荷が大変!請求書郵送も面倒!

この企業では、顧客に対して、営業担当者が契約管理と請求書発行を行っています。エクセルなどでの手作業による管理ですので、色々な課題が発生しています。

請求書発行の内容

  • 契約情報の管理(新規・解約・変更)
  • 請求条件の確認(請求金額、月払いなどの契約期間、口座振替などの支払い方法)
  • 契約書など契約書類の送付
  • 請求書の作成と送付

請求書発行の課題

  • 請求額や契約期間が異なる請求が多くて大変
  • 年払いが多くなっているが、1年1回の請求をうっかり忘れることがある
  • 口座振替や 請求書発行など色々な支払い方法がある
  • 口座振替が多いが、新規や金額変更の手続きがお客様にとって面倒
  • 請求書発行は年払いや月額払いがあり、年払いが増えてきている
  • 請求書を郵送する場合、宛名書きや封入など面倒な作業が多い
  • メールで請求書を送る場合は、誤送信が心配
  • 契約書類(見積書、契約書、納品書、検収書など)を紙で郵送している

業務効率化と業務品質向上に向けて請求書発行ツールの活用がおすすめ

この企業のような課題を抱えている場合は、サブスクリプション請求書発行ツールを活用して、極力属人化を無くし、業務の効率化や業務品質の向上を図ることをおすすめします。

定期的に発行する請求書を自動でチェックしよう

定期的に発行する請求書を登録することで、年払いや月払いなど契約期間に沿ったスケジュールで請求書を自動で作成できます。うっかり請求書を送付し忘れるなどのケアレスミスを防げます。

請求書を一括郵送しよう

郵送の請求書の印刷や封入作業はとても面倒です。住所や郵送のタイミングなどを設定することで、請求書を一括で郵送できます。郵送業務の大幅な効率化が期待できます。

また、メールを希望するお客様にも、メールテンプレートを設定しておくことで、簡単にメールで請求書のPDFファイルを送信できます。

前月の請求書と自動比較してミスを減らそう

サブスクリプションの請求額は、基本的には毎月同額です。
そのため、顧客ごとに前月の請求書と今月の請求書との請求額や請求品目の差を一覧で確認してみましょう。
前月と異なる請求書を集中的に確認することで、確認作業の効率化や請求ミスなどの防止につながります。


サブスクリプションの請求のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、サブスクリプションの請求書発行・入金消込・売上計上を自動化するサブスクリプション請求管理ツール「KIMERA」を提供しています。
豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。
請求業務でお悩みのBtoB企業の方は、気軽にご相談ください。

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