ソフトウェアライセンスの請求書発行を効率化するポイント

ソフトウェアのライセンス販売及び受託開発を行っている企業では、顧客ごとに異なる取引条件を請求書に反映させることは容易ではありません。
更新時期や値引き条件、売上の計上時期等、細かな条件を正確に把握して請求書を発行することは非常にマンパワーを要します。

また、売上の把握に時間を要するために月次決算の早期化にも応えられないといった経営課題につながります。

今回はこのようなお悩みを持つ企業へのインタビューから見えてきたポイントとその解決策についてお届けします。

現行ERPシステムによる請求書発行のお悩み

今回インタビューした企業は、ソフトウェアのライセンス販売と受託開発を行っています。

受注管理として導入したERPシステム(統合基幹業務システム)を利用して経理担当者3名で数百社の請求発行業務を行っているものの、現行のERP対して以下のお悩みを抱えています。

  • クライアントごとにライセンス更新時期が異なるため、請求業務が負担。
  • 契約の初年度のライセンス費用は100%、次年度は25%~50%のようにライセンス請求額が変わるため、請求額の管理が大変。
  • 自社販売商品に合わせてERPシステムをカスタマイズしているため、メンテナンスに時間がかかり、新しい販売管理システムへの移行も難しくなっている。
  • 販売管理や文書管理など複数のシステムや画面を確認しないと正しい請求額を計算できないため時間がかかっている。
  • 商談結果は文書管理システムに入っていたりと、ERPを見ただけでは請求書作成に必要な情報を拾うことができない。
  • 見積りの正確性を確認するために値引きのディスカウト表で比較して確認しなければならないためアナログ作業が負担。
  • 売上の確定に時間がかかりすぎているため、月次決算早期化への障壁になっている。
  • 人力での対応には限界を感じているためシステムの刷新が経営課題に挙がっている。

現行の請求書発行業務の流れ

ライセンス販売は納品ベース、受託開発は検収月次ベース、クラウド運用サービス(AWSやAzure、GCPなど)は月次で按分計上と、異なる基準で売上を計上し、請求書を発行しています。

請求書発行には1営業日ほどで対応しているものの、ERPに入っていない情報を確認するために他のシステムを開いたり、見積りの正確性を確認するためにマニュアル作業が発生したりと大きな業務負担が発生しているのが現状です。

また、複数種類のライセンスがあり、商品ごとに値引率が異なっているためにワークフローを流し確認しなければなりません。

請求書の発行に際してもPDFでの送付が増えている一方、まだまだ紙ベースでの送付が多く、手間がかかっているのが現状です。

カスタマイズしすぎたERPシステムを根本的に入れ替えることは容易ではありません。

そこで、請求書発行・入金消込・売上計上を自動化するツールの利用して課題解決を図るのはいかがでしょうか。

見積書情報を登録して、請求書発行に必要な情報を一元化

この企業では見積書の情報が一元化されておらず、ディスカウント表を使って正確か否かを確認しなければならず、アナログ作業に頼らざるを得ないことが大きな負担となっているのではないでしょうか。

そこで、見積書の作成から請求書発行に必要な情報を一元管理できるシステムを利用して最終的な値段を登録しておくことで、アナログ作業や複数のシステムを確認する工程を減らし、効率よく正確な請求書を発行できるようになります。

請求書発行をスケジューリングして、長期間契約のクライアントへの請求書発行を効率化

クライアント毎のライセンス更新時期や、それに伴うライセンス費用の変更をあらかじめ登録するスケジューリング機能を使うことで、更新時期の確認の手間や、ライセンス費用の変更を忘れるミスを防ぐことができます。

スケジューリング機能で管理を行えば、特定月の請求書発行の増加やクライアント数の増加にも対応しやすくなります。

請求書の一括送付で郵送の手間を軽減

請求書の送付先を登録しておくことで、請求書を封入作業も含めて一括送付できるため、紙ベースでも郵送の手間を軽減することができます。

また、請求書ごとに送付方法を選択できるため、メールでのPDF送付も一括で行うことが可能になります。

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