サブスクリプションビジネスの拡大を見据えた請求書発行システムの選定とは

サブスクリプションビジネスの拡大を見据えた請求書発行システムの選定とは

サブスクリプションビジネスでは、基本的に請求書の発行数は増加し続けます。

事業の拡大とともに増加していく請求書数に備えて、未来を見据えた請求書発行システムの選定が大切です。

この記事ではリーガルテックサービスのSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた、複数のシステムで請求管理した際の課題と、どのように改善していけるかとお届けします。

請求書発行システムと決済代行サービスの組み合わせで請求業務が複雑に

今回インタビューを行ったこちらの企業では、リーガルテックのSaaSサービスを提供しています。

サービスリリースして間もない初期フェーズのため、請求書発行数は数十通ほどですが、契約数は毎月コンスタントに増えており、毎月、請求書を新規に数通作成しています。

この企業では、請求額によって請求方法を請求書発行と決済代行の2つの請求業務フローに分けていましたが、請求書の枚数が増えてきたために手間を感じはじめ、将来的には一つのフローにまとめたいというお悩みをお持ちでした。

また、請求数発行数は少ないのですが、請求業務に毎月2日ほどかかっているため、システムやフローを見直したいとのことでした。

請求額で請求方法を変えたため請求手続きに時間がかかる

では、現在どのようにサブスクリプションビジネスの請求書発行業務を行っているかを確認してみましょう。

まず、請求金額によって、次のように請求方法が変えています。

  • 請求金額が大きい・・・請求書発行システムを利用する
  • 請求金額が小さい・・・決済代行サービスを利用する
請求額で請求方法が違うと手続きに時間がかかる

請求書発行システムを利用した場合、現在は先月分の請求書をコピーして金額と数量を調整の上、メールで送付しています。従量課金制を採用しているので、請求額を毎月更新する必要があり、手間がかかっています。

決済代行サービスでは決済代行の手数料がかかります。請求金額から手数料分を引いて入金を確認しなければならないため、入金消込が若干複雑になっています。

また、請求項目が年間契約か月間契約かは、別途スプレッドシートを利用して管理していますので、前受金の管理も段々と時間がかかるようになってきました。

サブスクリプションビジネスの拡大を見据えて請求業務フローを見直そう

こちらの企業の請求業務の問題点は、複数のシステムやサービスを暫定的に利用してきたことにあります。

スタートアップなどの事業展開の初期フェーズではよくあることですが、とりあえずこれを使ってみようと、極端に安価なものやなんとなくの感覚で請求書発行システムを選んでしまうと、途中で再度選定し直さなくてはいけないという手間が発生します。

サブスクリプションビジネスの請求業務フローは、事業フェーズが進むたびに請求書枚数が増えていくため、随時見直しが必要です。事業フェーズや用途に合ったシステムを利用して、業務を改善していきましょう。

請求業務フローを見直して請求書発行システムを検討する

請求業務フローで複数のシステムやサービスを利用する場合には、実際の業務フローに則ったシステム同士の連携フローを業務設計できるかどうかで、効率に大きな違いが出ます。

請求書発行や年額・月額の分類、さらに決済代行の入金消込前受金の管理を一括で処理できるかなど、現時点および今後の事業展開を見据えた請求書発行システムを検討しましょう。そうすることで、システム導入後にかかる手間を大幅にカットできます。

決済代行サービスの利用を再検討する

請求業務の時間と手間をカットして、確実に料金を回収できるためとても便利な決済代行サービスですが、利用には当然利用料や手数料がかかります。

決済代行サービスを利用するかどうかも再度検討してみるのもいいでしょう。

請求業務のフローを改善して効率を上げられれば、決済代行サービスは利用せずに、自社で請求業務をすべて完結できて、シンプルな業務フローにできる可能性があります。

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