入金消込システムを選択する際の3つのポイント【インタビュー】

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションビジネスを開始したばかりで、メインの事業にメンバーを集中させたい場合、請求や経理業務を外部に委託することがあります。

しかし外部委託はしたものの、期待していた効果が出なかったり、想定していなかった失敗を引き起こしてしまうことがあります。

この記事では組織マネジメントのSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた、請求業務を外部に委託したときの入金消込の問題点と、どのように改善していけるのかをお届けします。

支払期日を過ぎた売掛金を早く回収したい

今回お話を聞いたこちらの企業では、請求書発行数がそれほど多くはないため、請求業務を社外に委託しています。

入金消込は財務会計システムを利用しており、消込は担当者が1名で行っています。

ところが、支払催促をしないままの売掛金を数ヶ月後に発見したことがあり、どうすれば気付くことができるかというお悩みをお持ちでした。

では、現在どのように入金消込を行っているのかを確認してみましょう。

消込業務ではまず銀行口座の明細を取得し、財務会計システムにインポートしています。

財務会計システムで勘定科目に補助科目を設定して、入金額と突合して、仕訳を切っています。

その際に、顧問税理士に計上月を伝えるために、コメントとして計上月を登録しています。

支払期日が過ぎている売掛金に気付けないのは、請求情報と入金明細が紐付いていないためです。2つのシステムを見比べて目視確認を行うと、どうしても見落としが出てしまうことがあります。

また、入金消込に財務会計システムの勘定科目設定を利用しているため、入金額の確認だけではなく、勘定科目まで一つずつ設定しなければならず、数が多くて大変です。このような場合、注意しなければならない箇所が増え、見落としやミスなどが出やすくなってしまいます。

それでは、どのようにすれば改善できるのでしょうか。

そのためには、勘定科目設定と入金消込業務を切り分けることが大切です。

その上で請求情報と入金明細が紐付くシステムを利用することで、支払期日に基づいた確実な消込を行えるため、請求漏れのない環境を築くことができます。

請求情報と入金明細の紐付けは、請求書発行と入金消込の両方ができるシステムを利用したり、請求書発行システムと入金消込システムのAPI連携、請求情報をCSVでエクスポートして入金消込システムにインポートすることなどで実現できます。

入金消込システムを選択する際には以下の3つのポイントが重要となっています。

これらを満たす入金消込システムを利用して、見落としやミスの少ない業務遂行を目指しましょう。

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