入金消込システムを選択する際の3つのポイント

サブスクリプションビジネスを開始したばかりで、メインの事業にメンバーを集中させたい場合、請求や経理業務を外部に委託することがあります。

しかし外部委託はしたものの、期待していた効果が出なかったり、想定していなかった失敗を引き起こしてしまうことがあります。

この記事では組織マネジメントのSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた、請求業務を外部に委託したときの入金消込の問題点と、どのように改善していけるのかをお届けします。

支払期日を過ぎた売掛金を早く回収したい

今回お話を聞いたこちらの企業では、請求書発行数がそれほど多くはないため、請求業務を社外に委託しています。

入金消込は財務会計システムを利用しており、消込は担当者が1名で行っています。

ところが、支払催促をしないままの売掛金を数ヶ月後に発見したことがあり、どうすれば気付くことができるかというお悩みをお持ちでした。

財務会計システムによる入金消込が債権未回収の原因に

では、現在どのように入金消込を行っているのかを確認してみましょう。

消込業務ではまず銀行口座の明細を取得し、財務会計システムにインポートしています。

財務会計システムで勘定科目に補助科目を設定して、入金額と突合して、仕訳を切っています。

その際に、顧問税理士に計上月を伝えるために、コメントとして計上月を登録しています。

支払期日が過ぎている売掛金に気付けないのは、請求情報と入金明細が紐付いていないためです。2つのシステムを見比べて目視確認を行うと、どうしても見落としが出てしまうことがあります。

また、入金消込に財務会計システムの勘定科目設定を利用しているため、入金額の確認だけではなく、勘定科目まで一つずつ設定しなければならず、数が多くて大変です。このような場合、注意しなければならない箇所が増え、見落としやミスなどが出やすくなってしまいます。

入金消込システムを選択する際の3つのポイント

それでは、どのようにすれば改善できるのでしょうか。

そのためには、勘定科目設定と入金消込業務を切り分けることが大切です。

その上で請求情報と入金明細が紐付くシステムを利用することで、支払期日に基づいた確実な消込を行えるため、請求漏れのない環境を築くことができます。

請求情報と入金明細の紐付けは、請求書発行と入金消込の両方ができるシステムを利用したり、請求書発行システムと入金消込システムのAPI連携、請求情報をCSVでエクスポートして入金消込システムにインポートすることなどで実現できます。

入金消込システムを選択する際には以下の3つのポイントが重要となっています。

  • 請求書が送付済み状態かが明確か
  • 請求書の支払期日までに入金を確認できたかどうかが明確か
  • 支払期日が過ぎても入金が確認できていない請求を自動検知して通知してくれるか

これらを満たす入金消込システムを利用して、見落としやミスの少ない業務遂行を目指しましょう。


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