経理のテレワークで課題となる紙の請求書を発行する方法

スタートアップ企業などの創業間もない企業の場合、請求業務量が少ないことが多く、請求業務を社外に委託している企業もあるかと思います。

経理担当者のテレワーク(在宅勤務)によるリモート対応で社外に請求業務をお願いした場合には、場所が離れていて、業務時間帯も違うと、意思の疎通がうまくいかなくなることがありますよね。

この記事では組織マネジメントのSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた社外に委託した請求書発行の問題点と、その改善方法をお届けします。

毎月の従量課金の請求書発行の手間を減らしたい

今回インタビューした企業は、組織マネージメントのSaaSサービスを提供しています。

この企業は、創業して1年ほどのため、それほど請求書の枚数が多いわけではありません。

そのため、請求業務を社外に委託しています。

自社では請求業務を行わないため、事業に集中できるはずなのですが、請求業務を外部の経理担当者に委託したときに、請求業務のマネージメントで、つぎの悩みを抱えてしまいました。

  • 請求業務が早く終わるように、毎月の従量課金の請求書発行の手間を減らしたい
  • テレワークの経理担当者による請求業務の進捗をリアルタイムに知りたい

サブスクリプションの請求書を経理担当者のテレワークでどのように発行しているか

それでは、今回インタビューした企業では、請求書をどのように発行しているのかを、具体的にみていきましょう。

この企業では、請求書発行をテレワークによる社外の経理担当者に業務委託しています。

請求業務を委託された経理のメンバーは、請求書発行システムを利用して、つぎのような流れで請求書をメールで発行しています。なお、電子請求書での請求を受け入れる顧客が多いため、紙の請求書の郵送は少ない状況です。

  1. 請求書発行システムで、毎月の従量分を目視でカウントして、従量分に変更のある請求書を手打ちで編集します。
  2. 請求書発行システムから請求書をPDFファイルとしてダウンロードします。
  3. メーラーに請求書のPDFファイルを添付します。

この請求業務を委託されたメンバーは社内ではなくリモートで働いているため、「請求業務がどこまで進んでいるのか」や「請求業務はもう終わったのか」が分からず、課題となっています。

また、請求書の発行忘れや金額調整忘れの防止は、現状では、ダブルチェックのレビューで確認していますが、今後、請求書が増えると漏れがでそうで危機感を持っています。

毎月の従量課金の請求書発行の手間を減らすために

従量課金の請求書を発行するときに、前月に発行した請求書をコピーして、従量課金分の金額を手で修正していくと、金額の入力ミスが発生しやすくなります。

また、サブスクリプションビジネスで請求書の枚数が増えてくると、従量課金を修正する数も増えるため、請求書発行に時間がかかります。

そのため、従量分のデータをCSVやAPIなどで連携できる請求書発行のシステムを検討してみましょう。

1つずつ請求書の従量分を変更する必要がなくなるので、入力ミスがなくなりますし、請求書発行にかかる時間も大幅に抑えることができます。

経理のテレワークでサブスクリプションの請求書発行の進捗をリアルタイムに把握するポイント

社内ではなく、テレワークによるリモート作業で請求書を発行していると、請求業務がどこまで進んでいるかが分からなくなります。

そこで、テレワークの経理担当者から請求業務の進捗状況を逐一報告してもらったり、完了した旨の連絡をもらったりすれば、状況を把握できます。

しかしながら、報告することを忘れてしまい、2〜3日後に連絡がきたりしますと、お互いに変に気まずい状況を生み出してしまいます。

そのため、ダッシュボードなどで請求業務の進捗を数字で把握できる請求書発行のシステムを利用を検討しましょう。

これにより、リモートでの請求業務をリアルタイムに把握しできるようになります。

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