事業拡大時のサブスクリプションの売上管理でミスを防ぐには

サブスクリプションビジネスでは、最初は1つのサービスで事業を開始しても、徐々に商材やプランが増えていきます。

そのため、当初はエクセルで売上を管理できていたのに、事業拡大に伴って売上管理が事業の拡大スピードに追いつかなくなってきます。

この記事では採用支援のSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた売上管理のお悩みと解決方法ををお届けします。

売上台帳をエクセルに手入力しているため入力ミスがある

今回インタビューを行った企業では、顧客と案件の管理として営業管理システムを、会計処理として財務会計システムを利用しています。

営業管理システムから請求データをCSVエクスポートして、売上台帳のエクセルを作成しています。そして、売上台帳のデータを財務会計システムにインポートしています。

しかし、売上台帳はエクセルに手作業で作成しているため、たびたび入力ミスなどのケアレスミスや、ヒューマンエラーが起こってしまうことにお悩みでした。

売上台帳に入力ミスがあると、売上台帳をインポートしている財務会計システムの情報にも入力ミスが伝播してしまいます。

そのため、あとから修正する場合、売上台帳と財務会計システムのどちらも修正が必要なので、二重に手間がかかります。

ダブルチェック等で防止するようにはしていましたが、人が作業する回数が増えれば増えるほど、ミスが起こりうる回数は増え続けます。

財務会計システムとエクセルの管理で手作業の修正が大変に

こちらの企業では、サブスクリプションの売上をつぎのように管理しています。

  1. 営業管理システムに顧客情報と案件情報を登録する
  2. 営業管理システムから請求書を発行する
  3. 営業管理システムの請求情報を元に売上台帳をエクセルで作成する
  4. 売上台帳上で入金消込を手作業で消し込む
  5. 消込後の売上台帳の情報を財務会計システムにインポートする

まず、経理担当者は、案件情報は営業管理システムで管理し、その営業管理システムから請求書を発行しています。

そして、請求情報をもとに手作業で売上台帳をエクセルで作成しているために、このときミスが起こると、次の入金消込や、財務会計システムへの登録内容もどんどんズレていってしまいます。

ミスしないように注意すべき請求書の数が毎月増え続けるサブスクリプションビジネスでは、手作業による売上台帳の作成はどこかで限界に達してしまいますよね。

売上管理をシステムで行いヒューマンエラーやケアレスミスを防ぐ

では、サブスクリプションビジネスにおいて、エクセルによる売上管理のヒューマンエラーやケアレスミスはどのように防ぐことができるでしょうか。

それには人の手のかかる作業を極力減らし、自動化できる部分はシステム化するのが一番です。

今回のケースでエクセルで管理している部分の前受金の管理や売上台帳の作成も、請求書発行売上計上に強いシステムを利用することで、作業はぐっと減ります。

財務会計システムとの連携もシステム同士であればCSVインポートやAPI連携など手間が少なくスムーズな方法が考えられます。

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