売掛債権の未入金を早期に発見するための入金消込自動化

サブスクリプションビジネスとはいえ請求料金を従量課金にしている場合、毎月の請求額が異なります。そのときに悩みがちになるのが入金消込の業務です。

毎月の請求金額が異なるため、合致する入金を探すためには気を付けなくてはならないポイントが増えます。

この記事では採用支援のSaaSを提供する企業へのインタビューで見えてきた入金消込の問題点と、どのように改善していけるかをお届けします。

従量課金制でも入金消込を自動化したい

今回インタビューした企業では、継続契約の採用支援事業を行っています。
従量課金制の料金形態を採用しているため、継続契約でも請求金額が毎月異なります。

現在は入金消込は外部の代行業者に委託しているため社内では行っていません。

しかし数ヶ月後に未入金が見つかったりすることがあるため、未入金がある場合はすぐに気が付きたいという要望をお持ちでした。

また通帳と売上を照らし合わせて消込を行っているため、自動化したいと思っているとのことでした。

従量課金の入金消込では連携がポイント

従量課金型を採用している継続契約の入金消込を楽にするためには、使っている業務管理システム同士をいかにスムーズに連携させられるかが大事なポイントになります。

こちらの企業では業務管理システムで顧客と契約を管理しており、ユーザーが自社サービスを利用した分だけを自動で算出して請求書を作成しています。
入金消込は外部の代行業者に依頼しているため、切り分けて作業を分担している状況でした。

請求書と入金明細の入金額を比較して消込んでいても問題はありませんが、毎月変わる金額をひとつひとつ消込していくのは効率的ではありません。

業務管理システム側と入金消込側で顧客情報と請求情報、顧客に紐付いた口座情報を連携しておくことで、スムーズな入金消込が可能になります。

エクセルを利用し入金消込を行う

ではどのように連携することが出来るでしょうか?

まずはエクセルを利用することが考えられます。

業務管理システムから取り出した顧客情報と請求情報をエクセルに読み込ませて、マクロを組んで消込処理を実行することで、目視で確認するよりも早く消込することが可能です。

ただしこの方法だと変更が生じた際にはエクセルのマクロも調整する必要があり、作業が増えることも考えられます。

入金消込システムを利用して入金消込を行う

次に考えられるのが入金消込システムを利用することです。

連携したい情報を入金消込システムでも読み込ませることができれば、ボタン一つで自動的に消し込むことが可能です。

自動消込できずに手動で消し込む場合にも、顧客と紐付けされた口座情報・請求情報を持っているため、該当する入金明細を簡単に探し出すことができます。

入金消込結果と請求情報を連携して未入金に気付く仕組み作り

また、未入金にいち早く気付くためには、入金消込結果と請求情報の連携をすることが解決への近道です。

送った請求書に対して、APIやCSVファイルで連携することで入金状況をリアルタイムに確認可能な環境を作ることができ、未入金にいちはやく気付き対処することができます。

業務別に、別々のシステムを利用しているとしても、このようにそれらをスムーズに連携させることができれば、柔軟に効率化が可能です。


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