エクセルによるサブスクリプションの売上計上管理をやめたい

エクセルによるサブスクリプションの売上計上管理をやめたい

サブスクリプションビジネスでは、売上計上でつまずきやすいポイントがあります。

さらに、売上計上の期ずれにも注意が必要です。

この記事では、プライステックのSaaSを提供する企業へのインタビューでみえてきた請求管理における売上計上のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

サブスクリプションの売上計上でつまずきやすいポイント

サブスクリプションビジネスの売上計上でよくある間違いは、どのようなことでしょうか?

それは、「すべての売上に対して、請求月で全額を計上してしまう」です。

正しく売上を計上するためには、収益認識基準に照らし合わせて、「いつ、どのくらい計上するか」を考える必要があります。

たとえば、今回インタビューしたプライステックのSaaS企業で考えますと、SaaSの顧客にサービスを提供完了したタイミング(役務提供が完了したタイミング)で、サービス提供した分の金額を計上額として計上することになります。

売上計上で注意すべき「期ずれ」とは?

毎月増えていく売上に対して、ひとつずつ売上計上を正しく管理しないと、「期ずれ」が起きる可能性があります。

「期ずれ」とは、売上や経費が本来計上されるべき年度から外れて計上された状態のことです。

意図している、していないに関わらず、税務調査で期ずれを指摘されますと、修正などで余計な手間がかかりますし、追徴課税を課されてしまう可能性もあります。

そのため、正しく売上を計上する必要があります。

請求業務でどのように売上計上を管理しているか

今回インタビューしたプライステックのSaaS企業では、決済方法として、銀行振込、クレジット、口座振替の3種類を用意しています。

このうち、銀行振込の決済方法を利用する顧客に対しては、請求書を発行しています。

この請求書発行業務では毎月数百枚の請求書を送付しなければならず、現在は経理担当者が1営業日かかるようになっています。

それでは、この企業では具体的にどのような手順で売上計上を確認して請求書を発行しているかを見ていきましょう。

エクセルによる売上計上の管理で確認手順が多い
  1. 営業担当者は、案件の受注時に受注管理システムに契約情報を入力します。なお、この受注管理システムでは、計上月や計上額は登録できません。
  2. 契約情報をもとに「何月にいくら請求するか」という情報を管理するために、経理担当者が案件の契約毎にエクセルに計上月と計上額を記載します。
  3. 経理担当者が銀行振込の顧客をリストアップします。
  4. 経理担当者は、売上計上管理エクセルを見ながら計上月と計上額を確認して請求書を作成します。このとき、金額変更の案件があったりするため、営業担当者に請求書をひとつずつ確認します。
  5. 経理担当者が請求管理システムで請求書の内容を確認後、請求書を1件ずつ郵送します。

なお、この企業では、基本的に請求書をメールでは送付していません。メールで請求書を送ると、メールが届かなかったり、他のメールにまぎれて見逃されてしまったりすることがあり、顧客から苦情をいただくことがあるので、紙の請求書を送るようにしています。

売上計上をエクセルで管理することによる問題

サブスクリプションビジネスでは、毎月や毎年などの決まった周期で請求書を作成して送付します。

そのため、請求書を作成するたびに、受注管理システムと売上計上のエクセルを見比べながら、計上月と計上額を確認することになります。

請求書の枚数が数十件くらいであれば、時間をかければなんとか送付できると思います。

しかしながら、請求書の枚数が数百件規模になりますと、送付が終わらない可能性がでてきますし、請求月の記載ミスや過請求の問題も起きやすくなります。

サブスクリプションの売上計上を把握するために

継続的に請求書を発行するサブスクリプションビジネスで売上計上を管理するために、エクセルを利用しない方法はあるのでしょうか?

解決策の1つとしては、請求管理システムで売上計上を管理できれば良さそうです。

この請求管理システムで、定期的に請求書を作成する機能で計上月や計上額を設定できれば、請求書の発行のたびに契約情報を見直す必要もなくなりまし、一元管理で売上計上を把握できるようになります。

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