取次店から受け取る販売データが多くて請求管理が滞ってしまう

取次店から受け取る販売データが多くて請求管理が滞ってしまう

近年、サブスクリプションビジネスだけでなく売り切りビジネスなど、複数事業を展開する企業が増えてきています。

とくに、販売代理店に販売を委託して複数事業を展開すると、単一事業に比べて顧客数がより一層多くなりがちになるため、請求管理業務が追いつかなくなります。

この記事では、採用管理のSaaS企業へのインタビューでみえてきた請求管理のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

取次モデルで請求管理の業務量が増える原因とは

販売代理店に取次モデルで販売を委託した売り切りビジネスでは、収益が伸び始めると請求管理の業務量も増えていく現象が起きます。

その原因の1つとしては、顧客数が増えすぎて、請求書を作成する際の請求データの整形に時間がかかりすぎてしまうことが挙げられます。

これは売り切りビジネスだけではなく、顧客が増え続けるサブスクリプションビジネスでも同じ問題が起こりえます。

請求管理における請求データ整形の悩み

今回インタビューした採用管理のSaaS企業は、この請求データ整形の悩みに頭を抱えていました。

この企業は、採用管理SaaSを提供しながら、採用に特化した売り切りビジネスなどの複数事業を展開しています。

複数事業の事業ドメインは一致しているために、各事業で重複する顧客も多く、事業同士のシナジー効果がでています。

請求書を発行する際に、顧客などのコード番号が含まれた販売データをもとに、コードに紐づく名称に差し替える整形しています。

年々、顧客の数は増えていき、すでに顧客は数百社いるため、毎月の請求管理で請求データを整形する業務量が溢れてしまう事態が発生しています。

そのため、この企業では、現在、請求業務の効率化や自動化が課題となっています。

どのように請求データを整形しているのか?

それでは、この企業の経理担当者がどのように請求データを整形して請求書を発行しているのかを見ていきましょう。

  1. 売り切り商品の販売データが複数の販売代理店から送られてきます。
  2. 各社から送られてくる販売データのフォーマットが違うため、販売データをエクセルに転記します。
  3. 販売データをもとに顧客ごとに商品の購入金額を算出し、手作業でエクセルの請求データに記入します。
  4. エクセルの請求データをCSVファイルに変換して、帳票システムにCSVで一括インポートします。
  5. 帳票システムを利用して、請求書のPDFファイルをメールを送ります。

上記の流れの中で、とくに以下のデータ整形に時間がかかっています。

  • 複数の販売代理店から受け取る請求データのフォーマットを整形する
  • 受け取る請求データに記載されている顧客コードなどを実際の名称に変換する
販売データのフォーマットが異なって大変

請求管理の業務量を抑えるためには

それでは、請求管理の業務量を抑えるにはどうしたら良いのでしょうか?

その解決策として、インポートするCSVファイルに顧客名や品目名などの名称を記載しなくても、請求書発行システムで請求書を発行できる仕組みを構築することが挙げられます。

具体的には、次の仕組みを作ることで、請求書作成時の顧客名や商品名の転記ミスや表記ゆれを無くせます。

  1. 顧客管理で顧客コードを設定する
  2. 商品管理で商品コードを設定する
  3. CSVの請求データには「顧客コード、商品コード、数量」だけを記載する
  4. CSVの請求データをインポートした際に、顧客コードと商品コードが自動で紐付き、請求書にそれぞれの名称が表示される

これにより、請求管理の業務量を抑えることができます。

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