サブスクリプションの請求管理でミスを防ぐ方法

毎月のサブスクリプションビジネスの請求管理で、請求書の発行忘れや金額調整忘れをどのように防いだら良いのでしょうか?

請求書の枚数が増えやすいサブスクリプションビジネスでは、請求書のチェック体制が課題として話題にあがりがちです。

この記事では、基本料金と従量課金を組み合わせたSaaS企業へのインタビューでみえてきた請求管理のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

サブスクリプションにおける請求管理のお悩み

今回インタビューした企業は、AI-OCRのSaaSを提供しています。

AI-OCRはAI技術を取り入れたOCRで、これまでのOCRと比べて業務を効率化できるために、いま注目が集まっています。これまでのOCRで課題となっていた「文字認識の精度」や「非定型フォーマットの読み取り」を飛躍的に改善できるようになってきました。

この企業では、経理担当者が1人で数百社の顧客に請求書を発行しています。サブスクリプションビジネスのため毎月の新規発注で請求書がどんどん増えていくなかで、請求管理について以下のお悩みを抱えていました。

  • 発注書をもとに従量課金額を含む請求データを作成していて、請求書の数が多いために時間がかかる
  • 請求書の発行忘れや金額調整忘れの防止の確認のために、ダブルチェックに時間がかかる

現行の請求管理の流れ

この企業では、経理担当者がエクセルを利用してサブスクリプションビジネスの請求管理をしていますが、請求書の枚数が多いために、請求書発行に手一杯になっています。

請求書を送付するまでの具体的な請求管理の流れをみていきましょう。

この企業が提供しているSaaSは基本料金と従量課金を組み合わせた料金体系になっています。

そのため、最初に、毎月の請求金額を算出するために、従量課金の金額を算出する必要があります。

従量課金の金額は、SaaSのシステムから顧客ごとの従量データをCSVで出力していますが、顧客の契約毎に提供価格が異なるため、毎月、従量データをもとに請求金額を算出します。

そのあとに、顧客毎に基本料金と従量課金の金額を合算した金額をエクセルに記載していきます。

エクセルへの記載が終わったあとに、顧客毎に算出した請求額をダブルチェックし、請求漏れや請求額の間違いを直します。

従量課金の請求書作成に時間がかかる

最後に、エクセルのマクロを利用して、請求書のPDFをメール送信しています。

請求管理における請求額の確認や請求漏れ防止の改善ポイント

この企業の請求管理フローでは、従量課金の金額算出や請求情報の確認に課題がありました。そのため、次のような方法でサブスクリプションビジネスの請求管理を改善していければ良いと思います。

  • 従量課金ルールの設定で従量課金額の自動計算
  • 請求漏れチェックなどの請求管理を自動化して抜本的に解決

従量課金ルールの設定で従量課金額の自動計算

顧客ごとに従量課金の計算条件が異なるために、従量課金の金額算出を手作業でひとつずつ行っていると、どうしても金額計算のミスが起きます。

さらに、従量課金額の算出が属人化しやすくなってしまう問題もあります。

そのため、次のような方法で改善していきましょう。

  • エクセルで従量課金ルールを設定して、従量データをもとに自動計算で従量課金額を算出する

請求漏れチェックなどの請求管理を自動化して抜本的に解決

請求書の発行忘れや金額調整忘れを防ぐために、2人でダブルチェックする請求管理の方法もありますが、請求書の枚数が増えると時間が足らなくなってしまいます。そうなる前にサブスクリプションビジネスの請求管理を効率化できるシステムを検討してみましょう。

  • 請求書の発行忘れや金額調整忘れを防ぐ仕組みをもつシステムを検討する
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