エクセルによる従量課金の入金消込に限界がみえたら、どうする？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

従量課金型のサブスリプションビジネスでは、従量の利用状況に合わせて、毎月の請求額が変わります。もしも顧客からの入金額が請求額と違った場合、入金消込でどの請求額に対する入金なのかを探すのに一苦労します。

この記事では、従量課金を採用したSaaS企業へのインタビューでみえてきた入金消込業務のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

従量課金型のサブスクリプションにおける入金消込のお悩み

人手不足の昨今、企業の業務ノウハウをどのように共有し、次世代のメンバーに継承していくかが、経営的な課題となっています。その課題の解決策のひとつとして、注目が集まっているのが、動画マニュアルを作成できるツールやサービスです。

今回インタビューした企業は、その動画マニュアル作成のSaaSを提供しています。請求書発行、入金消込などの請求業務は経理担当者1人で対応しています。

この企業では、従量課金型のサブスクリプションビジネスを提供しているために、入金消込について以下のお悩みがありました。

この企業では、支払いサイトを月末締め翌月末払いにしているため、経理担当者が月初のタイミングで先月請求分の入金を消込します。消込のタイミングで売掛金が回収できているかも同時に確認しています。

具体的にどのように入金消込を行っているかを見ていきましょう。

まず、経理担当者は、月初の最初の営業日に銀行のインターネットバンキングサイトから当月の入金明細をCSVでダウンロードして、エクセルに貼り付けます。

そして、請求データのエクセルと入金明細のエクセルとを見比べながら、1件ずつ目視で消込をしています。

既存顧客からの入金は、振込名義はある程度予測できるので比較的簡単に消込できています。

新規に受注した顧客からの入金は、振込元の企業名で判別して消込をしています。振込名義と入金額の組み合わせで、ある程度の入金明細を消込できます。ところが、請求額と入金額に違いがあった場合には、入金額がどの請求額に紐づくのかの推測が難しく、消込に時間がかかっています。

この企業の入金消込フローでは、手作業で入金をひとつずつ消込していることが課題となっていました。そのため、次のような方法で入金消込業務を改善していければ良いと思います。

手作業で入金消込するフローの場合、消込件数が増えることで人為的なミスが起きやすくなります。そのため、次のような方法で作業効率を改善していきましょう。

ただし、エクセルの列を入れ替えたときなどは、マクロを変更しなければいけないため、マクロをメンテナンスできる人員体制が必要になります。

消込対象の数が増えると、エクセルのマクロの実行が終わらなくなってきますので、注意が必要です。そうなる前に、件数が増えても消込を完了できる入金消込のシステムを検討してみましょう。

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