従量課金型のサブスクリプションで請求書発行業務を改善するには?

最近、サブスクリプション/SaaSビジネスのプライシング(価格戦略)が話題にあがることが増えてきました。定額課金、従量課金、定額と従量を組み合わせた課金、などさまざまなプライシングがあります。

プライシングの正解はないものの、どのようなプライシングにするかによって、営業モデルや営業サイクルだけではなく、請求業務にも影響があります。

この記事では、従量課金を採用したSaaS企業へのインタビューでみえてきた請求業務のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

サブスクリプションビジネスにおける従量課金の請求書発行のお悩み

今回インタビューした企業は、動画マニュアル作成のSaaSを提供しています。営業担当者は見積書発行から受注までを担当し、請求業務は経理担当者1人で対応しています。営業担当者は10人ほどいますので、毎月の新規発注で請求書がどんどん増えている状況です。

この企業では従量課金の請求書発行について以下のお悩みがありました。

  • 従量分の利用料金が毎月変わるため、請求書の作成と修正に時間がかかる
  • 従量課金の請求書を毎月1件ずつメール送信しているのを簡単にしたい

現行の従量課金の請求書発行業務の流れ

この企業では、従量課金のSaaSとして提供しているため、前月分の使用状況に応じて、月初に毎月請求書を発行する必要がありますが、請求書の発行にはエクセルを利用しています。

そのため、前回発行した請求書のエクセルファイルを1社ずつコピーして、新しいエクセルファイルを作り、請求金額を書き換えることで、請求書を作成しています。

作成した請求書はエクセルからPDFに変換して、定型文のメールに添付して送っています。幸いなことに、紙の請求書発行を求める顧客が現時点ではいないため、メール送付だけの作業で済んでいます。

従量課金の請求書作成とメール送付が大変

エクセルファイルで請求書を作成しているので、請求書の作成漏れがないように2人でダブルチェックしていますが、請求書の数が多いため、時間がかかっています。

また、メール送付も1件ずつメーラーで送るため、宛先の指定を間違えないていないかの確認に、毎月、神経がすり減る思いをされています。

従量課金型のサブスクリプションで請求書発行業務を改善するには?

この企業の請求書発行フローでは、従量課金の請求書作成とメール送付を手作業でひとつずつ行っていることが課題となっていました。そのため、次のような方法で請求書発行業務を改善していければ良いと思います。

  • エクセルのマクロによる請求書の一括作成とメール送付
  • 従量課金の請求書発行を自動化して抜本的に解決

エクセルのマクロによる請求書の一括作成とメール送付

請求書のエクセルファイルを手作業でコピーしていくと、請求書の作成漏れや金額修正のミスが起きやすいです。そのため、次のような方法で作業効率を改善していきましょう。

  • エクセルで請求データ一覧を作成し、その請求データ1つずつに対してエクセルのマクロを実行して、請求書を一括作成する
  • エクセルで請求先のメールアドレス一覧を作成し、エクセルのマクロで請求書のPDFファイルを一括送信する

従量課金の請求書発行を自動化して抜本的に解決

従量課金の請求書は、毎月、請求金額が変わります。そのため、手作業による請求額の変更は、請求書の数が増えていくと、請求書の作成作業が追いつかなくなります。そうなる前に、請求書発行を効率化できるシステムを検討してみましょう。

  • CSVやAPIで従量課金の請求データをインポートして自動で請求書を発行できるシステムを検討する



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