既存システムの手作業を減らす!複雑な請求パターンに対応できる請求書発行システム

既存システムの手作業を減らす!複雑な請求パターンに対応できる請求書発行システム

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

請求書の管理は経理担当者としては時間をかけたくない業務のひとつです。なるべく簡略化したいものですが、どうしても利用しているシステムの仕様に合わせた作業になりがちです。使いにくい点が多いと感じながら既存のシステムで請求書発行をしている経理担当者も多いのではないでしょうか。システムだけでなく、手作業が多いためにチェックばかりしているという印象や、作業のなかで重複している点があるように感じる、また、業務フローどこかに無駄があるのではないかという疑問を感じながら作業している担当者の声もよく耳にします。

今回は医療機器の製造をメインに行っている企業の経理担当者へインタビューを行いました。自社基幹システムで請求書発行を行っているというこちらの企業で、請求業務で困っている点を中心におうかがいしています。この記事ではインタビューの内容から、請求書発行業務のなかで請求パターンの違いや、既存システムの利用で生じている問題点、そしてその解決策について検討します。

現状の課題:長年利用している自社システムでの請求業務・管理の限界

今回は医療機器の研究・開発、製造、販売から保守までを行う企業の経理担当者へインタビューをしました。こちらの企業では提供する商品やサービスによって請求パターンが異なるようです。また、請求書の発行には自社の基幹システムを長年にわたり利用しており、そのシステムの仕様に合わせて業務を行っていることで手間が生じていると感じていらっしゃるようでした。

基幹システムは、その企業独自のサービスや商品に対応した仕組みを構築しているケースが多く、定期的にシステム改修・更新がなされていればパッケージのソフト等を利用するより利便性が高いはずです。

しかし、商品・サービスや請求方法などの変化に伴う適切な改修や管理・利用に関する引継ぎ等がなされていないと、逆に作業工程が煩雑になる可能性があります。具体的な請求業務の内容や基幹システムで手間と感じる作業を確認し、解決策を探る必要があります。

現在の請求業務の内容と請求パターンの特徴

こちらの企業では、請求業務はいくつかの請求パターンによって作業手順が異なるそうです。また、末日締めではない特定の日付で締め日が設定されていることや、決算時には独自の設定があるといいます。これらの請求業務の内容や特徴をまとめることで、どこに問題点の元凶があるのかを特定していきましょう。

4つの請求パターンがあることで複雑化している

a.数年分を初月で一括請求するパターン
b.月額請求のパターン
c.数年分を初月で一括請求後、月額に切り替わるパターン
d.数年分を初月で一括請求後、月額に切り替わらずそのまま数年分の請求が続くパターン

すべて同じ請求サイクルではないことで管理が複雑な印象です。加えて、現在利用している自社基幹システムではcかdか自動で設定できない仕様のため、手動で切り替える必要があるとのことでした。請求管理が煩雑になりやすく、手作業が入ることでチェックをする時間が増える、もしくはミスが生じやすい状況といえるでしょう。

自社基幹システムで行う請求業務のマニュアルがない

自社システムは運用・管理が大変

請求業務には長年、自社基幹システムを利用し続けているそうです。そのため、システムの利用方法や業務についてマニュアル化されていないことも多く、無駄が生じている可能性が高いようです。システムの仕組みの引き継ぎが曖昧だと、新たな商品やサービスが提供される際のシステム設定や、請求サイクルの変更時などに適切なシステム改修や仕様変更がなされません。

自社の基幹システムを利用する場合は、他の業務や取引情報などの管理と関係することが多く、それらの調整もしながらアップデートをしなくてはならない点を手間に感じられる経理担当者様もいらっしゃいます。今回のケースでは利用したい機能を基幹システムに追加できない(システム側の限界がある)、もしくはその機能追加のための改修をするにも、そもそものマニュアルや仕様書等が不十分でうまく改修できないために手作業の部分が残っている状況だと思われます。

請求漏れの危険性を認識しよう

請求書の発行タイミングや条件が異なる場合、こちらの企業ではケースによって手作業で切り替える必要があるとのことでした。こういった請求タイミングのズレや、その設定を手作業で行うことは、請求漏れの原因になり得ます。今後、取引先が増えることや商品の売り方に変化があれば、請求のタイミングも多様になるでしょう。

そのような状況でも手作業の行程があることで請求ミスや請求漏れの危険性があり、顧客からの信頼を失うというリスクが懸念されます。今回のケースは特に自社の基幹システムを長く利用している点から、システムの変更や業務フローの変更への抵抗感があるかもしれません。

しかし、請求業務は手間ではありながらも、顧客へ商品・サービス料の支払いを依頼するという重要な書類の発行作業です。正確に管理されなくてはなりません。その意味合いやミスした場合のリスクを意識することで、請求業務の改善に一歩踏み出すことができるでしょう。

請求書発行業務の課題に対する解決案

それでは、今回のように請求タイミングがさまざまな場合に、どのようにすれば手間を省きつつ、確実に請求書発行の業務が行えるでしょうか。例として、以下のような方法が考えられます。

・定期的な請求書の発行を契約内容に即してスケジュール設定できる仕組みを既存のシステムに構築する。または、そのような機能がある請求書発行システムを利用する。

ある程度、請求パターンが絞られるのであれば、請求書発行システムで金額や発行スケジュールを事前に登録するだけでその月に発行するべき請求情報を管理することができます。請求一覧の表示や集計が効率的になったり、請求額や月次売上が可視化されることで関係者が見やすく整理された情報が得られたり、他のメリットが得られる事例もあります。

・すべての管理やマニュアル化、アップデートを自社で行わなくてはいけない自社基幹システムではなく、クラウドのシステムに切り替える。

自社基幹システムでなくとも、自社の請求サイクルを反映でき、クラウド上で経理担当者間や他部署との情報共有がしやすいシステムを活用することができれば、経理担当者の負担が軽減するはずです。利用方法などのマニュアルやヘルプメニューもクラウド上で共有できるので、利用方法の確認や業務の引継ぎに困ることは少なくなります。

まとめ

まずは自社の請求業務のパターンを把握し、現行の業務についてシステム的に対応できていない点を把握することが大切です。そして、どのようなシステムであれば適切に管理できるのか、また、手作業が減って請求業務にかける時間やリスクの軽減が見込めるか、といった視点で考えてみると解決に近づくのではないでしょうか。

請求書の発行に特化したシステムであれば、請求書の承認ワークフローの機能や、毎月変動する従量課金の請求書をひとつ一つ作成せずにCSVファイルで一括してインポートする機能、一括でメール送信・郵送できる機能などが備わっていることがあります。

請求書発行に何かしら疑問を感じているなら、いかにして自社の抱える悩みを解決するのか、どのシステムであれば解決できるのか、検討する価値は大いにあるでしょう。

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