経理によるサブスクリプションの未入金管理のポイント

経理によるサブスクリプションの未入金管理のポイント

繰越残高を気にしながらの未入金管理で苦労されたことはありませんか? 未入金の回収では、自社の営業担当者と経理担当者、および、顧客の窓口担当者と経理担当者などの複数人が関わります。それぞれと連絡を取り合う必要があるため、未入金の回収がなかなかうまく進まないことがあります。

この記事では、サブスクリプション/SaaS企業へのインタビューでみえてきた未入金管理業務のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

サブスクリプションの未入金管理のお悩み

今回インタビューした企業は、営業管理/営業支援(SFA:Sales Force Automation)のSaaSを提供しています。経理担当者1人で数百社の顧客に請求書を発行しています。

サブスクリプションビジネスとなるSaaS事業は、顧客に定期的に継続して請求をしていくために、請求書の数が増えることで、未入金の数も増えがちです。繰越残高を気にしながら入金消込しなければならず、未入金管理がより複雑になります。

この企業では未入金管理について以下のお悩みがありました。

  • 財務会計とは別のソフトウェアで入金消込をしているため、財務会計ソフトウェアでどれが未入金か入金済みかが分からず、エクセルで未入金を管理している
  • 未入金を回収するために、営業担当者名を調べて未入金管理のエクセルに記載していくため、手間がかかる

現行の未入金管理業務の流れ

この企業では、SFAと請求書発行、入金消込、財務会計で、それぞれ別々のソフトウェアを連携させて業務を行っています。

しかし、現在利用している入金消込ソフトウェアでは、未入金の管理が難しかったため、消込結果をCSVファイルとしてエクスポートしたあとに、エクセルに貼り付けて未入金を管理しています。

未入金管理のエクセルでは、前月までの未入金額(繰越残高)をリストアップした上で新しい支払期日を随時更新して、支払期日が過ぎた債権を回収しています。

また、未入金を回収するためには、請求書を発行した自社の営業担当者が誰かを確認して、その都度、営業担当者から顧客に支払催促を連絡してもらう必要があります。このとき、未入金の情報を営業担当者に伝えないといけないために、この営業担当者とのやり取りにも手間と時間がかかります。

未入金の回収に手間と時間がかかる

未入金管理業務の改善ポイント

この企業では、入金消込ソフトウェアを利用しながらも、入金消込後の未入金管理が課題となっていました。

とくにサブスクリプションビジネスでは、請求書数とともに未入金数も増えがちですので、いかにシンプルなフローに改善できるかを考えなくてはなりません。

未入金管理業務を改善するポイントとしては、以下の2つがあります。

  • 営業担当者と経理担当者とが協力しやすい未入金回収フローを構築
  • 入金消込・未入金を一元管理して脱エクセル

営業担当者と経理担当者とが協力しやすい未入金回収フローを構築

未入金の回収は営業担当者も経理担当者もどちらも大変です。できる限り、回収の負担を減らすために、次のような方法で、未入金回収フローを改善していきましょう。

  • 請求書に営業担当者名を表記して、すぐに誰が担当者かを分かるようにする
  • 未入金管理のエクセルを営業担当者にも共有して、随時、営業担当者に支払期日の更新をお願いする

債権・入金消込・未入金の一元管理で脱エクセル

未入金の数が増えて業務が破綻してしまう前に、営業担当者と経理担当者とがスムーズに未入金を回収できる入金消込のシステムを検討してみましょう。

  • エクセルでの未入金管理を辞めて、請求書発行の債権管理と入金消込管理、未入金管理を一元管理できるシステムを検討する

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