売上管理とは?売上管理の目的5つと効率的な管理方法を解説

売上管理とは?売上管理の目的5つと効率的な管理方法を解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

売上高は事業を行う上で基本となる指標であり、かつもっとも重要な指標です。会社の売上高をしっかり管理することで経営状況を把握し、売上アップや収益の向上に役立つ施策を実行することが会社の更なる成長につながります。

この記事では売上管理の目的と、売上管理を行う上で必要なことの解説に加え、具体的な売上管理の方法を紹介します。

1. 売上管理とは

売上管理とは、単純に売上高を計算したり集計したりするだけでなく、計算した結果を使って目的に応じた集計や分析を行うことをいいます。

ここでいう売上管理の目的は、予算に対する月別実績の進捗率や、顧客別・商品別・部署別などに分類し分析を行うことで、計画どおり売上高が伸びているかを確認することです。そして、計画に届いていない場合は改善策を検討して挽回を図ること、一方で計画以上の売上高を達成している場合は、その理由を分析しさらに改善させていくことが重要です。ここでは、売上管理の目的と売上管理を行う上で必要なことについて解説します。

(1) 売上管理の目的

売上管理の目的は、計画どおりの売上高を達成するために、様々な手法を用いて、日々の売上高をあらゆる角度から集計・分析し、売上高や収益をアップさせる施策を検討・実行することです。ここでは、売上管理の目的を5つ解説します。

① 売上計画に対する進捗率を確認する

事業を行う上で売上計画の策定は必須です。売上計画は通常1か月単位で作成し、1か月毎に売上高の実績が目標に対しどの程度達成できたかの進捗率を確認します。進捗率が計画に満たない場合は次月以降の対策を検討し、売上計画を実現させる施策を検討することが重要です。実績が計画に対してあまりにも少ない場合は、そもそもの計画を見直すことについても検討しましょう。

② 前月比、前年比に対する伸び率を確認する

次は前月及び前年同月の実績に対する伸び率を確認するものです。こちらは前月や前年といった過去の実績との比較になるため、伸び率がプラスであれば、自社の取り組みが世間一般や市場から評価されていることを意味します。一方マイナスとなった場合は、その原因の分析を行い改善につなげていくことが重要です。

③ 顧客別・商品別・部署別の売上高を管理する

ここまでの①及び②は、会社全体の売上高が、売上計画や前月及び前年実績に対してどうだったかを評価する指標です。一方で、顧客別・商品別・部署別の売上高管理は、特定の基準に沿って細分化し、強みと弱みを把握するものです。例えば顧客別であれば、「この顧客にはこういう商品が売れているから、今後はこの商品についても勧めてみよう」、「この顧客は最近購入が減っているからその理由をヒアリングしてみよう」といった分析と対策を行うのに役立ちます。商品別の場合も、売れる商品となかなか売れない商品の分類を行うことで、市場から評価されている商品とされていない商品を分類し、それぞれの状況に応じた対策を検討することができます。

④ 売上原価率及び粗利率を管理する

売上原価率や粗利率は売上高には関係ないように思われるかもしれませんが、決してそんなことはありません。売上高がどれだけ増えても、その仕入れに売上高以上の売上原価がかかっていたのでは大問題です。売上から売上原価を差し引き、さらに人件費や事務所の家賃等の経費やその他の費用を差し引いた上で、最終的に利益が出る売上高を継続的に達成することが求められます。

⑤ 目的に合わせて複数の指標を組み合わせ、より詳細に分析する

最後は目的に合わせて複数の指標を組み合わせて、より詳細な管理を行う方法です。例えば、縦軸を顧客別、横軸を商品別にして、売上や売上原価を集計することで、顧客別、商品別の売上と売上原価を一覧することができます。このように、複数の基準で分析し改善を続けることで、売上高と利益を継続的に伸ばすことが重要です。

(参考)損益計算書の構成

売上高は損益計算書の一番上を構成し、利益の源泉となるものです。売上管理においては、売上原価と販売費及び一般管理費を差し引いた営業利益までをおさえておくとよいでしょう。ただし、最終的な利益を把握するためには、これ以外にも以下のような費用があることは理解しておく必要があります。

区分番号22年度備考
売上高1500100商品やサービスの販売代金として入金される収益
売上原価235070消費やサービスを提供するのにかかった費用
売上総利益(粗利)3=2-115030
販売費及び 一般管理費45010商品を販売したり管理したりする場合に必要な費用(人件費、外注費、家賃等)
営業利益5=3-410020
営業外収益・ 営業外費用6255本業以外の収益や費用(利息、配当金等)
経常利益7=5-67515
特別利益・ 特別損失8255本業以外の収益や費用のうち特別なもの
税引前当期純利益9=7-85010
法人税等10153法人税、住民税、事業税等
税引後当期純利益11=9-10357

(2) 売上管理を行う上で必要なこと

売上管理を行う上で必要なことは、把握すべき経営情報を的確に定め、その情報を早く正確に、そして毎月継続して収集することです。売上管理に必要な情報が足りない、情報に誤りがある、情報収集に時間がかかるまたは毎月収集できていない場合、その情報を使って売上や収益アップの施策を検討しても、効果的な対策にならない可能性が高いです。効果的でないだけならまだしも、収益を下げてしまう要因にもなりえます。そうならないために、適切な売上管理を行う上で必要なことを解説します。

① 売上管理を行う様式を固定し、入力ルールを決める

まずやるべきことは、売上管理を行うための共通の様式を作成することです。各担当者が別の様式を使用していると、集計や情報共有が非効率になるだけでなく、必要な情報がもれてしまうことも考えられます。売上管理を行うために必要な情報を定め、どこに何を入力するかを明確にしておくことで、この業務を初めて行う担当者であっても誤りや過不足のない正確な情報を入力することができます。

そして様式を作成したら、次は様式への入力ルールを決めましょう。全部1人で入力することもあるかもしれませんが、売上件数が多くなると1人では対応できなくなります。その時に入力の質が下がってしまわないように、予め入力ルールを決めておくことが重要です。

② 様式は全てを手入力に頼るのではなく、自動化を検討する

様式は早く正確に作成すべきであることは解説したとおりですが、十分な売上管理を行うためには、必要な項目や金額が多岐に渡り、作業が多くなりがちです。そうすると作成に時間がかかるだけでなく、入力ミスなど情報そのものが誤ってしまうリスクもあります。このような人的ミスを防ぐためには、入力作業の自動化が必要です。エクセル関数で検索や集計を行ったり、売上管理システムを導入したりするなど、効率的化を検討しましょう。

③ 作成した数値を分析し、結果を売上や収益アップに展開する

売上管理は単に様式に数値を入力して終わりではありません。作成した数値を元に、現在の自社の実績と過去の実績や予算に対する進捗率、顧客別・商品別の売上高の伸び率などを継続的に把握し比較することで、自社の売上や収益アップの課題が浮き彫りになってきます。その課題に対する解決策の検討と実施を繰り返すことが企業の成長のカギになります。

2. 売上管理の方法

では、ここからは実際に売上管理を行う方法について解説します。まずはとにかく簡単に始められる方法としてエクセルを使用した売上管理表の作成について解説します。そして、売上高や売上件数、顧客数などが増えてきて、より効率的な管理が必要となった場合の解決策として、会計システムや売上管理システムの導入についても紹介します。

効率的な売上管理の方法

(1) エクセルで売上管理表を作成する

まずは、エクセルで売上管理表を作成する方法についてです。

エクセルはどの会社でも比較的導入されており、新たに費用を投入する必要がないため、会社にとっての導入ハードルがとても低くなっています。また、エクセルを使用する場合、様式は会社内で管理したい項目に合わせて自由に設定することができるのも大きなメリットの1つです。

① 売上管理表の作成補助としてマスターを作成する

まずは売上管理表を効率よく作成するためのマスターデータ作成について解説します。

売上管理表の全ての項目を手入力するのは、多くの手間が発生し非効率な状態です。そのため、売上管理表の作成に必要な顧客データと商品データの作成例を紹介します。

【顧客データ】

顧客データに必要な主な項目は、顧客コード、顧客名、住所、連絡先、担当者等になります。ここからさらに、会社の状況にあわせて必要な項目を追加しカスタマイズしていきましょう。

No.顧客 コード顧客名住所連絡先担当者備考
1XXX〇〇株式会社東京都・・・XX-XXXX-XXXX△△
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【商品データ】

顧客データに必要な主な項目は、商品コード、商品名、販売単価、製造単価、等になります。商品データも同様に、会社の状況に合わせてカスタマイズしましょう。

No.商品コード商品名販売単価製造単価備考
1XXX△△500150
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② 売上管理表の作成

顧客データと商品データが完成したところで、いよいよ売上管理表の作成に進みます。具体的な作成方法は以下の入力方法に従い、必要な情報を売上管理表に入力するだけです。エクセルの数式や関数を使用することで、11項目のうち6項目は入力不要となり、効率的に作成することができます。

この方法で作成した売上管理表をもとに、売上管理に必要な集計や分析を行います。

【入力方法】

No.項目内容
1日付契約日、販売日等を入力。一度決めたら同じ基準で入力します。
2顧客コード顧客データから該当する顧客コードを入力。
3顧客名VLOOKUP関数で顧客データから参照。手入力不要
4商品コード商品データから該当する商品コードを入力。
5商品名VLOOKUP関数で商品データから参照。手入力不要
6販売単価VLOOKUP関数で商品データから参照。手入力不要
7販売数量今回販売する商品の数量を入力。
8売上販売単価×販売数量となるよう数式を入力。手入力不要
9製造単価VLOOKUP関数で商品データから参照。手入力不要
10粗利売上-(販売数量×製造単価)となるよう数式を入力。手入力不要
11備考任意で必要な情報を入力。

【売上管理表】

No.日付顧客 コード顧客名商品 コード商品名販売 単価販売 数量売上製造 単価粗利備考
111/10XXX〇〇XXX△△500105,0001503,500
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(2) 売上拡大に応じた効率化の方法

続いて、売上拡大に伴い件数や金額、顧客数や商品数が増えてきて、エクセルでの管理に限界を感じた場合の対策として、会計システムや売上管理システムの導入について紹介します。

① 会計システム(請求管理システム)

1つ目の対策は会計システムの導入です。会計システムは、売上管理に特化したシステムではありませんが、会計情報には必ず売上高が含まれます。会計帳簿を作成しながら、同時に会計システムに入力された売上情報を活用し、売上管理を行うことも可能です。システムによっては入力した情報をグラフ化したり、帳票やレポート形式で出力したりすることもできます。さらに、エクセル形式でのダウンロードに対応している場合は、そのデータをより使いやすい形にアップデートして分析に使うことも可能です。

会計システムと並んで便利なシステムとして、請求管理システムがあります。請求管理システムは、会計システムと比較するとより請求に特化したシステムになりますが、請求業務は経理業務に占める割合が高く、かつミスが許されない非常に重要な業務です。請求業務を効率化しながら、売上管理に役立てることができるため、こちらもおすすめのシステムになります。

② 売上管理システム

2つ目の対策は、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)やCRM(Customer Relation Management:顧客管理システム)を売上管理に利用する方法です。1つ目の会計システムや請求管理システムと比較すると、より売上管理に近いシステムとなるため、売上情報の入力から分析までを含め、より充実した機能を使用することができます。

ただし、通常は営業部門で使用するシステムであり導入には費用もかかるため、営業部門が保有しているのであれば活用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

売上管理の目的は、計画どおりの売上高を達成するために、様々な手法を用いて、日々の売上高をあらゆる角度から集計・分析し、売上高や収益をアップさせる施策を検討・実行することです。その目的を実現するための方法として、売上管理表の作成について解説してきました。

エクセルを使用した売上管理表は、エクセルさえあれば追加費用は一切かからずすぐに始めることができます。また、エクセルは自由度が高く、会社の状況にあわせて自由にカスタマイズできるのもメリットです。

しかしながら、売上高や売上件数、顧客数や商品数が増えてくると、エクセルでの管理に限界を感じる場合があります。その場合は、会計システムなどの導入がおすすめです。会計システムを導入すると、これまで手作業で行っていた入力や集計が自動化されるだけでなく、入力した情報をグラフ化したり、帳票やレポート形式で出力したりすることもできます。さらに、エクセル形式でのダウンロードに対応している場合は、そのデータをより使いやすい形で活用することも可能です。

エクセルから抜け出したいとお考えの場合は、導入を検討することをおすすめします。

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