2024年の電子帳簿保存法義務化に向けて押さえるべき要件を解説

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

電子帳簿保存法とは、仕訳帳などの国税関係帳簿や国税関係書類について、紙ではなく電子データでの保存を認める法律で、1998年に制定されています。電子帳簿保存法の制定以降、ITの進歩にあわせて徐々に電子化が進んできましたが、電子保存の要件が厳しく、電子帳簿での保存を行う企業がそれほど増えていなかった状況です。

そこで令和3年度税制改正において、電子帳簿保存法の抜本的な改正が行われ、国税関係帳簿や国税関係書類の保存要件が大幅に緩和される一方で、電子取引における電子データ保存が2022年1月より義務化されています。

当記事では、令和3年度税制改正における電子帳簿保存法改正の内容と、令和4年度税制改正での電子取引の電子保存義務化の2年間猶予措置及びその間にやるべきことについて解説します。

電子帳簿保存法の概要

現在、電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類は以下の3種類であり、それぞれの帳簿書類の内容や保存方法は以下表のとおりです。

1. 電子帳簿等保存：電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存
2. スキャナ保存：取引先へ書面で発行、または取引先から書面で受領した書類を電子データで保存
3. 電子取引：電子データで作成・発行、または電子データで受け取った取引情報をデータのまま保存

令和3年度税制改正のポイント

1998年に電子帳簿保存法が施行され、ITの進歩にあわせて徐々に電子化が進んできましたが、電子保存の要件が厳しく、電子帳簿の普及が進んでいませんでした。近年リモートワークの導入や働き方の見直しもあり電子化の動きが高まっており、令和3年度税制改正でもその動きを後押しする改正が行われました。

主なポイントとしては、「事前承認制度の廃止」、「タイムスタンプ要件、検索要件の緩和」、「適正事務処理要件の廃止」による導入促進の一方で、「不正があった場合の重加算税の加重措置」による罰則強化や「電子取引データの紙保存の廃止」により電子保存が義務化されたことが挙げられます。

次にそれぞれのポイントについて解説します。

電子帳簿保存等における税務署長による事前承認制度の廃止

これまで、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存する場合は、原則3か月前までに税務署長の承認を受ける必要がありましたが、企業の管理コストや事務処理の軽減のため、事前承認が廃止されています。

スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件、検索要件等の緩和

スキャナ保存を行うには、従来タイムスタンプを3日以内に付与する必要がありましたが、期間が最長約2か月まで拡大し、受領した国税関係書類への自署も不要となっています。また、データの訂正や削除の履歴が残るなど一定の要件を備えたシステムを使用している場合は、タイムスタンプの付与は不要とされています。

さらに、書類を検索する要件が、「取引日」、「金額」、「取引先」の3つに限定され、税務署からデータの提出要求に応じることができる場合は、検索要件の確保も不要です。

スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存での不正を防止するための相互けん制、定期検査、社内規程整備等の対応が不要とされています。

不正があった場合の重加算税の加重措置

電子データに隠蔽または仮装があった場合は、通常35％の重加算税にさらに10％が加算されます。

電子取引データの紙保存の廃止

取引先からメール添付などの電子データで書類が送られてきた場合は、電子データのまま保存することが求められ、紙を印刷しての書面保管が廃止されています。ただし、この要件は電子データを書面で保管し、税務調査等で提出できるようにしている場合は、最大2年間の書面保管が認められています。

電子取引の電子保存義務化に向けてやるべきこと

今回の税制改正においては、国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の各書類において、「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引保存」の3種類の保存方法に分かれています。このうち、全ての事業者の対象になるのが電子取引保存です。これは、電子取引データの紙保存が廃止され、電子データのまま保存しなければならないというものです。

ここからは、電子取引の電子保存義務化へ向けてやるべきことについて説明します。

電子取引の電子保存義務化の2年間の猶予措置について

前項において、電子取引データの紙保存廃止について説明しましたが、21年12月に猶予期間の設定について発表されています。その猶予措置の内容は、23年12月31日までに行う電子取引について、保存すべき電子データを書面に印刷して保管し、税務調査等で提示・提出できるようにしている場合、23年12月31日までの2年間は書面で保管することが認められるというものです。ただし、24年1月からは、保存要件に従った電子データでの保存が必要になるため、予め必要な準備を行っておく必要があります。

なお、2年間の猶予期間は、大企業であっても電子帳簿保存法の対応未完了者が多かったことや、小規模の事業者に制度の認知が進んでいなかったことなどを理由に設定されたものと言われています。

電子取引の電子保存義務化に向けてやるべきこと

国税庁の資料では、電子取引の保存要件について以下のとおり定められています。

ここからは、電子取引の電子保存義務化に向けて具体的にやるべきことを説明します。

電子取引の保存要件

◆真実性の要件

真実性の要件とは、タイムスタンプを付与することで客観的な取引日時を証明することや、データの訂正や削除ができないことを担保することで、その電子データが正式なものであることを証明することです。これらは次の要件①～③に該当し、システムを導入して対応する必要があります。

これに対し、④の事務処理規程の運用は、外部のシステム等を導入する必要はなく、データを受け取ったときに社内でどのように取り扱うかを事前に定めておき、そのとおり運用することが求められているものです。①～④の内容を以下で説明します。

①取引先でタイムスタンプが付与されたデータを受け取る

取引先でタイムスタンプが付与されたデータを受け取るため、社内でのシステム導入やデータ保管に特別な作業が発生することもありません。ただし、自社では対応できず、またすべての取引先がタイムスタンプを付与したデータを送付してくれるとも限らないため、別の方法も準備しておく必要があります。

②取引先からデータを受け取った後、自社でタイムスタンプを付与する

取引先からデータを受け取った後、自社で概ね1週間以内にタイムスタンプを付与する方法です。この場合、自社でタイムスタンプを付与することができるシステムを導入する必要がありますが、他社任せにせず自社で電子データを保存することができます。

③記録の訂正や削除を行った場合に履歴が残るシステムで保管する

記録の訂正や削除を行った場合に履歴が残るシステム、または記録の訂正や削除を行うことができないシステムを導入する方法です。タイムスタンプを付与する必要がなく、条件に合ったシステムを選定して導入するだけのため、一番手間がかからない方法であるといえます。

④自社の運用に合わせた事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を実施する

①～③はシステムで制御する運用となりますが、④はシステムでの制御ではなく、訂正や削除を行う場合のルールを明確にすることで、適切な管理を行おうとするものです。細部は自社の状況にあわせて作りこむ必要はありますが、国税庁HPにも規程のサンプルが掲載されているため、これをベースに作成することができます。

◆可視性の要件

可視性の要件とは、必要なデータをいつでも閲覧できるようにしておくことに加え、必要な情報を検索できるようにしておくことが求められています。なお、検索要件は「日付」、「金額」、「取引先」の3項目が必要です。

①システムを導入する場合

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する場合は、外部の専門業者が様々なシステムを提供しているため、その中から適したシステムを選ぶことができます。検索条件も日付、金額、取引先だけでなく、各種管理番号を自由に設定し自社のニーズに合ったカスタマイズが可能です。

また、データ保存だけでなく、会計システムとの連携できるシステムも多数提供されているため、このタイミングで業務効率化も意識したシステム選定を行うことで、今後の業務改善が期待できます。

②自社のサーバー等に保存する場合

サーバーに入っているデータはそのまま検索することができないため、取引年月日、取引金額、取引先等の情報を含めたエクセルの一覧表を作成することで、検索機能をつける必要があります。国税庁HPでも以下のようなエクセルシートが準備されています。

ただし、電子取引の件数が多い場合や、業務担当者が複数いる場合などは、手続きもれや作業ミスなどの問題が発生する可能性もるため、注意が必要です。

まとめ

令和3年度税制改正において、電子帳簿保存法の抜本的な改正が行われ、国税関係帳簿や国税関係書類の保存要件が大幅に緩和される一方で、電子取引における電子データ保存が2022年1月より義務化されています。

しかしながら、大企業であっても電子帳簿保存法の対応未完了者が多かったことや、小規模の事業者に制度の認知が進んでいなかったことなどを理由に、21年12月に電子取引の電子保存義務化を2年間猶予すると発表されています。猶予措置の内容は、23年12月31日までに行う電子取引について、保存すべき電子データを書面に印刷して保管し、税務調査等で提示・提出できるようにしている場合、23年12月31日までの2年間は書面で保管することが認められるというものです。

電子取引の電子保存義務化に向けては、①真実性の要件と②可視性の要件の2つを満たすことが求められています。

①の真実性の要件とは、タイムスタンプを付すことで客観的な取引日時を証明することや、データの訂正や削除ができないことを担保することで、その電子データが正式であることを証明することをいいます。これらはシステムを導入する必要がありますが、システムを導入しなくても、事務処理規程を作成し規程どおりに運用することにより電子保存が認められています。

②の可視性の要件とは、必要なデータをいつでも閲覧できるようにしておくことに加え、必要な情報を「日付」、「金額」、「取引先」の3項目から検索できるようにすることが求められているものです。

23年12月まで猶予されているとはいえ、猶予期間のうちに確実に準備しておきましょう。

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