入金消込の自動化システムでも残る債権の消込を効率化したい | KIMERA(キメラ)

入金消込の自動化システムでも残る債権の消込を効率化したい

入金消込を自動化して、効率化を図りたいという悩みをよく耳にします。ソフトウェア/システムを独自に開発したり、エクセルを利用したりすることで、ある程度の自動化は可能ですが、請求額と異なる入金があったりしますので、どうしても自動的に判別できない債権があります。

この記事では、サブスクリプション/SaaS企業へのインタビューでみえてきた入金消込業務のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

サブスクリプションの入金消込のお悩み

今回インタビューした企業は、営業管理/営業支援(SFA:Sales Force Automation)のSaaSを提供しています。経理担当者1人で数百社の顧客に請求書を発行しています。

サブスクリプションのSaaS事業では顧客に対して定期的に継続して課金しますので、既存顧客に前回と同じ請求書を定期的に発行することになります。そのため、入金消込の際も、前回と同じ請求額で消し込むという特性があります。

この企業では入金消込フローについて以下のお悩みがありました。

  • 新規顧客の入金消込で、入金額と振込名義を見ながら、証憑情報となる請求書を検索する作業が、毎月数十件あり、消込が大変。
  • 既存顧客の入金消込で、請求額と入金額が異なることで、過去の消込情報をもとにした消込ができず、一つずつ金額を確認していく作業が大変。

現行の入金消込業務の流れ

この企業では、消込機能をもつソフトウェア/システムをすでに利用することで、債権の消込業務は月初に半日くらいで処理できています。

具体的な債権の入金消込フローは、新規顧客と既存顧客のそれぞれで異なります。

新規顧客の債権の消込では、過去の消込情報が存在しません。そこで、請求先名称や請求額をもとに、入金明細の振込名義や入金額を一つずつ検索して、手作業で推測しながら消込をしていく必要があります。現在の新規顧客数は月に数十件ですが、毎月増えているため、消込にかかる時間が徐々に長くなっていくことが予想されます。

既存顧客の債権の消込では、定期的に同じ顧客からの入金を消し込んでいます。基本的には、同じ金額を毎回消し込むことになりますが、追加オプションやプラン変更などで、請求額が異なることがあります。この場合、自動消込では消し込みできない状況になります。請求額が正しいかどうかを調べるために、その債権に紐づく請求書を探す必要もありますので、入金消込でさらに手間がかかってしまいます。

消込で債権との突合が大変

入金消込業務の改善案

この企業の入金消込フローでは、入金消込のシステムを利用していますが、自動消込されなかった債権の消込作業が課題となっていました。次のような方法で入金消込業務を改善できれば良いのではないでしょうか。

  • 債権から自動推測して入金消込を効率化

債権から自動推測して入金消込を効率化

サブスクリプションビジネスとなるSaaS事業では、毎月、新規の顧客が増えた分だけ、翌月以降の入金消込をしないといけない数が増えていきます。そのため、入金消込フローで一つずつ推測して消し込んでいくと、請求書の数が増えたときに消込が追いつかなくなります。そうなる前に、入金消込を効率化できるシステムを検討してみましょう

  • 請求書の情報をもとに、消込対象となる入金明細を自動推測できるシステムを検討する

継続課金の請求書発行業務を80%削減

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