債権管理とは?管理の必要性と請求から督促までの流れをやさしく解説

債権管理とは?管理の必要性と請求から督促までの流れをやさしく解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

債権管理とは一般的に「売掛金」を管理する業務のことを指します。債権管理は単に売掛金の残高管理というだけではなく、資金繰りや取引先との信頼関係にまで影響を及ぼす大切な業務です。

今回は、債権管理の業務に関する解説、詳細な業務フロー、業務の課題や効率化のポイントについて解説します。

債権管理とは?

債権管理とは、一般的に「売掛金」を管理する業務の事をいいます。

企業間での取引は、「掛取引」でおこなわれるのが一般的です。掛取引とは、商品やサービスを納品したタイミングで金銭のやり取りはおこなわずに、その費用を1〜3カ月後等、一定期間経ってからまとめて精算することをいいます。支払いをまとめておこなう事で、売り手側も買い手側も少ない労力で取引ができるのです。

この掛取引をおこなった際に、売り手側が使用する勘定科目が「売掛金」です。他社に金銭を要求することができる債権にあたり、商品やサービスを売り上げた際に発生します。

この売掛金を、双方で決めた期日までに金銭を回収できるように管理することを、債権管理と言います。債権管理をおろそかにし、売掛金の未回収が多くなると、資金繰りが悪化してしまいます。売上が多く利益がでていても、売掛金の回収が遅れることで現金が不足してしまい、各種支払いが滞り、黒字倒産をしてしまう恐れがでてきてしまうのです。

そうならないよう、どの取引先に対しての債権なのか、売上金額はいくらなのか、入金予定はいつなのか、入金が期日までに済んでいるか、入金額が正しいか等を日々管理していく必要があります。

この債権管理を適切に行う事は、取引先との信頼関係を維持することに繋がります。売掛金をきちんと回収することで、仕入代金や経費の支払いを期日通りにおこなう事ができるからです。

掛取引の流れ

一般的な掛取引の企業間でのやり取りは、下記のようになります。

①契約書の締結
②売り手企業から買い手企業へ、商品やサービスの提供
③【売り手企業】締め日、支払期日を設定し、請求書の作成・送付
       (基本的に1カ月分の請求書をまとめる)
④【買い手企業】定められた支払期日までに、代金を支払う

スムーズに①〜④までのやり取りが終了するのが理想ですが、④の買い手企業からの入金が支払期日までにおこなわれずに、未入金となり滞留債権になってしまう事があります。滞留債権が増えて手元の資金が不足しないように、売り手企業は債権管理をおこなうのです。

滞留債権とは

支払期日が過ぎているのにもかかわらず、まだ支払いがされていない債権のことを滞留債権といいます。滞留債権をそのままにしてしまうと、回収見込みの低い不良債権となってしまい、金銭が回収できなくなってしまいます。

その為に、小まめに債権の回収状況の確認や与信管理・債権管理の徹底、回収業務を怠らないようにしましょう。

与信管理とは

掛取引は信用取引のため、信用が低い取引先との掛取引はそれだけでリスクとなってしまいます。そのリスクを避けるため、取引先の支払い能力を確認し、どのくらいの金額まで取引をして良いか判断し、管理することを与信管理と言います。

債権の未回収を防ぐためには、与信管理も大切な業務となります。

債権管理の業務の流れは?

債権管理の大まかな流れは、債権が発生した時点から始まります。

①売上計上・請求書発行
②債権管理表の作成
③入金消込
④遅延した支払に対する督促

上記のような流れで、債権管理をおこないます。

重要なポイントを押さえ、正しい手順で債権管理をおこなうことで、未回収リスクを防ぎます。その為に、債権管理は管理作業をおこなう経理だけではなく、営業部と正確な情報を共有しながら協力しておこなう必要があります。

①売上計上・請求書発行

債権が発生した際に、一番最初におこなうのが売上計上と請求書発行です。

取引先と締結した契約書の条件通りに役務を提供した証拠を残す為、取引の請求書や契約書をセットで保管します。売上に関する証憑が正しく保管されていないと、監査や税務調査に不備を指摘されてしまい、追徴課税を課される危険性があるので注意する必要があります。

作成し送付する請求書には、必須項目があります。

①請求先の氏名、会社名
②請求元の情報
③請求書の発行日(締め日)
④取引内容
⑤取引金額(税率ごとに区分して合計した税込額)

上記の必須項目以外に、下記のような情報を記載することが一般的です。

⑥請求書番号
⑦請求者の捺印
⑧振込先
⑨振込手数料の負担に関する記載
⑩振込期限

このような情報は必ずしも記載する必要はありませんが、請求書番号を記載することで、債権管理がしやすくなります。また、振込先や振込期限を記載することで、取引先が支払いに必要な情報を確認することができ、スムーズに入金してもらえるでしょう。振込手数料を売り手側、買い手側のどちらが負担するか等、振込手数料に関して指定したい場合は、その記載も必要です。

上記のように必要な情報を記載して、請求書を作成するようにしましょう。取引先が、債務(代金を支払う義務)管理をきちんとおこなっているとは限らないため、請求書で正確な振込先や支払期日を知らせることは、債権回収でとても大切です。

また、売上を計上するため、会計システムに仕訳を入力する必要があります。今回は掛取引での売上の為、下記のように仕訳を起票します。

借方貸方
科目金額科目金額
売掛金×××売上×××

請求書の作成と売上計上をおこなうことで、債権発生の処理は終了です。

②債権管理表の作成

2種類の債権管理表とそれぞれの役割

取引により発生した売掛金を管理する表を作成します。主に記載する内容は、取引先名、売上が発生した日時、取引金額、支払期日、代金回収日、支払方法、繰越金額等です。このような表を作成し売掛金を管理することで、期日までに確実に金銭を回収するようにします。

主な債権管理表として「売掛金残高一覧表」と「売掛金年齢表」が使用されます。

「売掛金残高一覧表」では、得意先ごとの売掛金を把握する為に使用します。

  • 前月の売掛金残高
  • 当月の売掛金発生額
  • 当月の入金額
  • 当月の売掛金残高

上記の項目を記載し管理することで、得意先ごとの売掛金の状況や残高を管理できます。

「売掛金年齢表」では、得意先や入金先ごとの売掛金の未入金残高を、入金予定日を基準として、一定間隔で区分して管理します。この売掛金年齢表を作成することで、滞留している売掛金の状況が一覧で確認できるようになります。取引先ごとに定めた回収サイトを把握して、滞留している取引先がないかを把握するようにしましょう。

③入金消込

入金消込とは、請求情報や債権残高と、口座に入金された情報を照合し、正確な入金であることの確認が取れ次第、債権情報を消していく処理のことをいいます。

具体的には、銀行から入手した口座の明細と、②で作成した債権管理票を突合し、発生している債権に対して、入金額が正しいかを確認していきます。

突合させた結果、把握している請求額と入金額が異なっていた場合、取引先に差分の理由を確認する必要があります。

差分の理由が、手数料や相殺分であれば別の勘定科目で消し込む必要がありますし、入金額に誤りがあれば、再入金や返金をする必要がでてきます。

同じ取引先でも、複数の請求が発生していれば突合作業も複雑になりますし、事業が拡大して取引先が増え、取引額や請求件数が多くなればその分作業工数も増えることになります。それでも、入金消込は「取引先に請求したお金が正しく入金されているか」「取引先が正しい債権残高となっているか」がわかる大切な作業です。この作業をおろそかにすると、未入金の債権が発生してしまうため、注意して作業をしましょう。

入金消込により、正しい入金であることが確認出来たら、会計システムに仕訳を入力する必要があります。下記のような仕訳をして、債権を減少します。

今回は普通預金に売掛金が入金されたと仮定して、借方に普通預金勘定を使用しています。

借方貸方
科目金額科目金額
普通預金×××売掛金×××

この作業をすることで、正しく回収された債権の処理は終了です。

④遅延した支払に対する督促

もし債権管理表や入金消込の作業により、期日通りに入金されていない債権を発生した場合は、すぐに営業担当へと報告し、入金されるまで追跡するよう依頼する必要があります。

入金が遅れている原因が「入金忘れ」や「請求書の紛失」等の単純なものであれば、すぐに入金してもらえるでしょう。

ですが、取引先の経営が悪化していて支払いができない状況だったり、入金を拒否しているのであれば、督促が必要となります。

一般的には、まず「催促状」を取引先に送付し、それでも入金がなければ「督促状」を送付します。

催促状では、期日の超過や滞納となっていることを知らせ、取引先に入金の確認をお願いします。それでも入金がおこなわれない時に送付するのが督促状で、支払いを強く促すことになります。ですが、この督促状には法的な拘束力はありません。

これでも入金がされないようであれば、サービスの停止や、差し押さえ等の法的手段へと移ります。

債権管理をおこなうと、支払期日を越えている未入金の債権が多く発見されることでしょう。こうした債権が、滞留債権や不良債権とならないよう、回収作業を怠らないことが大切です。

債権管理の課題は?

これまで、債権管理の業務について説明しましたが、実際に債権管理をおこなってみると様々な課題が発生します。

小規模な事業であれば、債権管理専用のシステムを導入せずに、Excelで管理することも多いかと思いますが、正確な債権管理をおこなう為に様々な課題が発生します。

債権管理は取引先ごとに担当をわけ、複数の担当者で管理することが多くなります。そうなると、どの債権管理表が最新情報なのかの把握や、月末に全ての債権管理表の情報を集約する作業が必要となります。

また、債権管理を任せる担当者はスキルや経験が必要になりますし、正確に情報を把握し、漏れなく管理する為に緻密な仕事を求められます。債権管理をしているExcelデータを誤って消去してしまうリスクも含めて、管理ルールを設けて業務プロセスを整備する必要があるのです。

また、この債権管理表を複数の拠点で管理していた場合、本社の経理担当者が債権情報を統合管理する必要があります。送られてきたデータを集計し、正確なデータかを判断する必要があります。

このような作業の効率化を図るため、関数やマクロを組んで自動化することで、作業時間の削減や正確性の確保がある程度はできるでしょう。それでも手作業による集計や目視での確認作業が必要になり、会計ソフトへの入力も必要になります。

取引先や取引数が増えるほど、ミスも発生しやすくなり、担当者が必要になることで人件費のコストも掛かってしまうのです。

債権管理の効率化のポイントは?

これまで説明してきた債権管理の工程を、全て手作業でおこない、異なったシステムで管理をするには手間がかかります。

それぞれのデータが最新で正しいかの判断や、データを集約する手間等、様々な工数がかかってしまいます。

ですが、債権管理システムを導入することで、請求書の作成データに基づいて、自動的に売上の計上データの作成ができます。また、入金明細を取り込むことで自動的に消込をおこない、未入金債権に対して入金督促までスムーズにおこなうことができます。システムによっては、債権管理に必要な帳票も自動作成することが可能です。

また、システムを導入することで、法改正にも自動で対応してくれる事も、大きなメリットとなります。

上記の点から、正確な債権情報を管理する為の手間やコストを削減するため、導入コストが掛かるとしても、債権管理システムを導入することをお勧めします。

まとめ

今回は売掛金を管理することで、資金繰りや取引先との信頼関係にまで影響を及ぼす「債権管理」について解説しました。

債権管理は工程が多く、業務内容も多岐に渡り、知識も必要になります。また、漏れなく正確な管理が必要な為、厳格なルール決めやチェック作業も必要になります。

その為、債権管理には工数も多く掛かり、優秀な人員を用意する必要もあります。

こうした企業への負荷を軽減する為、工数を削減しながらも正確なデータで債権管理ができる、債権管理システムの導入をお勧めします。

債権管理が疎かになっていたり、時間や労力を最小限に抑えたいと考えている企業は、システムの導入をご検討ください。

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