SaaS企業で請求書PDFのメール送付が課題に

Horizontal SaaSやVartical SaaSなどを展開するさまざまなSaaS企業が増えてきています。SaaSは継続課金によるサブスクリプションモデルで提供することで毎月売上が積み上がるため、経営的にはとても安定したビジネスモデルです。しかしながら、顧客が増えるほど、請求業務が複雑になり時間もかかっていくという課題が、じわじわと重くのしかかってきます。

この記事では、サブスクリプション/SaaS企業へのインタビューでみえてきた請求業務のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

メールによるサブスクリプションの請求書発行のお悩み

今回インタビューした企業は、営業管理/営業支援(SFA:Sales Force Automation)のSaaSを提供しています。経理担当者1人で数百社の顧客に請求書を発行しています。

この企業では請求書発行フローについて以下のお悩みがありました。

  • 請求書の確認とメール送付を1件ずつ処理しているため時間がかかっている。
  • 帳票システムから請求書を送っているが、エラーメールになっていることが分からない。
  • メール送信は成功しているけれども、迷惑メールフォルダに入ってしまっていて、メールを開いてもらえているかが分からない。

現行のメールによる請求書発行業務の流れ

この企業では、帳票作成システムを利用して、SaaSを利用する顧客に請求書を毎月作成しています。紙の請求書の発行を望む顧客は少ないため、ほとんどの顧客には、請求書をPDFファイルに変換して、メールに添付して送付することになります。

毎月発行する請求書の量としては、月額と年額の請求書を合わせて毎月100枚以上あるため、メール送付作業時間は1営業日くらいかかっています。請求書の請求項目があっているか、金額が合っているかを、一つずつ確認しながらメールしているため、現時点ですでに手間と時間がかかっている状況です。今後、請求書の枚数が増えていくことで、手作業による請求書発行が期限内に終わらない可能性ができています。

また、以下のような状況で、送付したメールが届いていないことがもあります。メールが届いていないことは、入金がない時点で判明することが多いですが、できれば入金時点よりも前に知りたいところですが、毎月の請求書の枚数が数百件あるため、1社ずつ電話で確認することは現実的ではありません。

  • 顧客の担当者が代わっていてメールが届かない
  • 迷惑メールフォルダに入ってしまっていた
  • 顧客側のメール容量いっぱいでエラーメールとなってしまった
請求書のメールが届いていないことがある

サブスクリプションの請求書発行業務の改善案

この企業の請求書発行フローでは、請求書の内容確認、および、請求書PDFのメール送付をひとつずつ行っているため、手作業の多さが課題となっていました。次のような方法で請求書発行業務を改善できれば良いのではないでしょうか。

  • メールの請求書発行フローを見直して作業効率アップ
  • 請求書のメール送付を自動化して抜本的に解決

メールの請求書発行フローを見直して作業効率アップ

請求書の枚数が多くなっても作業量がそれほど増えないように、次のような方法でフローを簡略化することで作業効率を改善していきましょう。

  • 前月と今月で金額などの差分がある請求書のみをチェックして作業効率アップする
  • 送信した請求書PDFのメールの開封確認ができるように、HTMLメール形式でメールを送る
  • 請求書メールの見逃し防止のために、支払期日の1週間前などに、今月の請求先リスト宛に請求書メールを一斉に再送する

請求書のメール送付を自動化して抜本的に解決

手作業で請求書をPDFにしてメールを送付するフローは、請求書の数が増えたときに請求書発行が追いつかなくなります。そうなる前に、自動化できる請求書発行のシステムを検討してみましょう

  • 請求書のPDF化とメール送付、メール開封確認、メール再送を自動化できるシステムを検討する

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