見積書とは?基本の作り方を解説!例で学ぶ掲載項目と作成のルール

見積書とは?基本の作り方を解説!例で学ぶ掲載項目と作成のルール

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

見積書とは、契約前に取り交わされる文書で、提供する商品やサービスの金額、数量、工程、期間などの内容をあらかじめ受注側が取引相手(発注側)に提示するものです。この見積書は、お客様への最初の提案であり、契約に結び付けるための大切な書類です。

この記事では見積書について改めてその役割やルールを確認、解説します。見積書を味方につけて、円滑なビジネスへの道を開きましょう。

見積書とは?

見積書とは、取引開始前すなわち契約前に取り交わされる文書であり、提供する商品やサービスの金額、数量、工程、期間等といった取引内容をあらかじめ受注側が取引相手(発注側)に提示するものをいいます。

見積書の例

発注者はこの見積書の内容を確認して、発注するかどうかの判断や価格交渉をすることになります。そして互いに見積書の内容に合意できれば契約締結という流れになります。

定価のある商品はもちろん、カメラマンやデザイナー、スタイリストなどのクリエイティブな職業や個別対応が基本となるソフトウェア開発など、顧客に合わせた商品やサービスを提供する職種にとっては、商品やサービス内容、金額を記載した見積書は、顧客への最初の提案書ともなるため、非常に重要な文書といえます。

なぜ見積書を発行するの?見積書の役割について

顧客への最初の提案である見積書ですが、実は見積書の発行は絶対にしなければならないわけではありません。定価のある商品やサービス、例えば店頭に値札をつけて陳列してある商品や、美容院などのようにメニューが価格とともに表示してあるサービスの場合には見積書を発行することはまれでしょう。

では、どのような場合に見積書が必要になるのでしょう?

次からは見積書の役割から、見積書を発行する必要性についてみていきましょう。

見積書の役割① 取引開始のきっかけになる

例えば1台数千万円する機材の複数台の仕入れ、事務所の大規模なリフォーム、ホームページのデザインや制作など、金額の大きい取引や頻繁には行わない取引、個別対応の必要があり定価がない取引、これらの取引を行う際には発注側も受注側も契約締結には慎重になります。

特に発注を考えている時には、希望する商品やサービスの金額や工程、期間についての情報、すなわち受注側から発行された見積書をもとに契約を締結するかどうかを判断します。

発注側は、同時に複数の業者に見積書を提出させる相見積もり(ビジネスの場では、相見積もりを略して「あいみつ」という)を行うことがあります。各社の見積書を比較、検討して、より希望の条件に合致した契約を結ぶための行為ですが、まずはここで見積書を発注側に提出し、検討対象としてもらうことが取引スタートの第一歩となるのです。

相見積もりを取らない場合でも、自社の商品やサービスをアピールする機会として見積書を相手方に渡すことで、商品やサービスを具体的に相手にアピールすることができます。

具体的な金額や数量、工程、期間等を知らせることで、取引のスタートラインに立てるのです。

見積書の役割② 契約に関するトラブルを未然に防ぐ

見積書の果たす役割として大切なのが、契約締結後のトラブルを未然に防ぐことです。

見積書を発行することで、支払い金額や取引条件を書類で明確にすることができ、契約締結後に「思っていた金額と違う」「発注したのはその数量ではない」「もっと納期が早いはずでは」といったトラブルが発生するのを防ぐことができます。

スピード重視のビジネスの世界でもわざわざ見積書のやり取りをするのは、こういったトラブル防止に見積書が大いに役立つからです。

見積書の役割③ 金額や数量、工程などの変更を正確に把握できる

見積書の役割②で見たように、見積書には金額や数量、工程に関するトラブルを防ぐ役割があります。

ただし、契約後に不測の事態や追加変更等があった場合には、見積書の金額や納期と実際の金額や納期が異なることもありえます。そのように途中で契約内容や支払い金額が変更になった場合、はじめに渡した見積書と請求書の金額が異なるのはトラブルの原因となります。そういった場合にも、見積書を再度発行して顧客に渡すことで、契約変更をお互いに共有することができます。

見積書の発行が行われるのは金額の大きな取引であることも多いので、こういった状況の変化は逐一、文書として取引先と共有しておくことが大切です。

見積書と請求書はどう違う?

見積書が取引前に発行する条件提示の文書であるのに対し、請求書は取引完了後に発行する確定金額を請求するための文書です。両者の違いを詳しくみていきましょう。

発行時期の違い~取引開始前?取引開始後?

見積書は顧客への提案でもあり、トラブル防止のためにも契約締結前に受注側が発注側に対して発行する文書です。

見積書は契約締結の交渉を進める中で何度も発行しなおすこともあります。まずは受注側が希望の金額、期間等を見積書に出し、発注側がそれに対して希望を提案し、受注側がそれを受けて見積書を再度作成する、そういった作業を通してお互いに納得する契約内容を模索することもできます。これらはすべて取引前、契約締結前だからこそ柔軟に対応できるといえるでしょう。

一方の請求書は、取引完了後に発行する文書です。そのため、そこに記載されている金額、数量等は取引の結果確定したものであり、請求書を何度も発行することはありません。

受け取る側の立場の違い~発注者は顧客か、見込み客か

見積書は取引開始前に発行される文書となるため、見積書が発行された時点ではまだ受け取る側は「顧客」ではなく「見込み客」という立場にあります。そのため、見積書を受け取ったからといって、見積書を発行した業者に発注する義務はなく、取引は始まってはいません。

一方、請求書は取引完了後に発行される文書であり、請求書を受け取る受注者は正式な顧客(契約相手)ということになります。

強制力の違い~記載されている金額を支払う義務がある?

見積書に記載されている金額、数量、工程、期間等はあくまで取引前の見積もりであるため、その数字は確定しているものではなく、強制力もありません。見積書の金額等に納得できなければ発注しなければいいのです。

一方、請求書は取引の完了後に発行する文書であるため、請求書に記載されている数字はすべて確定しているものであり、発注者には請求書に記載されている金額を期日までに支払う義務が生じます。

見積書の作成ルールと書き方の例

次に、見積書を作成する際のルールや書き方をみていきましょう。

とはいえ、見積書は取引開始前の文書であり、権利義務を確定する文書ではないため、法的に決められた作成ルールはありません。

しかしトラブル防止や取引先との今後の信頼関係の構築の観点から、記載した方がいい内容を紹介します。

見積書の例ー解説版
  1. 見積書の通し番号
    社内の管理のためにも通し番号をつけましょう。この番号は相手先との交渉の際の内容確認にも役立ちます。
  2. 発行年月日
  3. 納期
    納期は金額に次いでトラブルのもととなる項目です。相手先に正確に確認してもらうためにも見積書に記載しましょう。
  4. タイトル「御見積書」
    請求書や納品書とは違うという意味も込めて、大きい字で目立つように記載しましょう。
  5. 宛名
    相手方の会社名を記載します。担当者が分かっている場合は担当者の部署名、氏名を記載することもあります。
  6. 差出人名
    見積書を発行する差出人の会社名を記載します。この際に、見積書の内容についてすぐに問い合わせができるよう、会社の所在地や電話番号、担当者名も記載しましょう。
  7. 見積もり合計金額
    ⑭の合計金額をこちらに記載します。いくら支払うのかを相手先に明確に提示するため、大きくはっきりと目立つように工夫しましょう。
  8. 項目(内容)
    項目欄には提供する商品の名称やサービスの内容を記載します。この内容は取引先にわかるよう具体的に記載しましょう。
  9. 単価
    商品やサービス1単位当たりの金額を記載します。
  10. 数量
    商品の場合は数量を記載します。サービスなどで具体的な数量がカウントできないものであれば空欄、もしくは数量欄に「1式」と記載して差し支えありません。
  11. 項目の合計金額
    項目ごとの合計金額(単価×数量の金額)を記載します。
  12. 小計
    小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。
  13. 消費税額
    10%、もしくは軽減税率8%といった消費税率も忘れず記載しましょう。
  14. 合計金額
    すべての項目を集計した消費税込みの合計金額を記載します。
  15. 備考欄
    上記に記載されていない項目は備考欄に記載します。相手先とのトラブルならないためにも、振込手数料の負担をどうするか、この見積書の有効期限はいつまでか等も必要に応じて記載しましょう。

見積書発行の注意点をおさえよう

見積書の発行はお客様への提案と契約締結後のトラブル防止が目的です。

それを踏まえて、見積書発行時の注意点をみていきましょう。

実現可能な条件を提示する

顧客へのアピールという観点から、つい無理のある金額や納期を記載してしまった場合、契約が締結できたとしても、納期をめぐってトラブルが発生したり、その取引が期待される利益を生み出さなかったりする危険性があります。特に相手方が同業他社に相見積もりを提出させている場合などは、その仕事を受注したいがために金額や納期を無理のある数字にしてしまうことも考えられるでしょう。しかし、無理のある納期や、期待された利益を生み出さない取引をするのは、結局のところ取引先や自社の関係部署に迷惑をかけてしまうことになりかねません。

取引先への誠実な対応という意味からも、見積書の金額や納期は実現可能な内容になるよう、社内の関係部署との連携も密にし、無理のない内容を記載しましょう。

商品やサービスの内容を分かりやすく記載する

見積書を発行する側は、自社の商品やサービス内容については熟知しているはずです。しかし見積書を受け取る相手方がその商品やサービスの内容を正確に理解しているとは限りません。契約内容についての認識の違いはその後のトラブルにつながります。相手に寄り添う気持ちを忘れず、自社の商品やサービスを客観的に相手に伝わるように記載することも見積書を作成する上での大切なポイントになります。

相手方がすぐに問い合わせできるよう配慮する

見積書を受け取る相手先は大切な「見込み客」です。「見込み客」に「顧客」になってもらうためには、「この会社に任せたい」「この会社とならいい結果が出せる」と思ってもらう必要があります。

担当者の交渉力と見積書1枚でそれが実現することもありますが、相手先の疑問を受け入れる雰囲気を伝えるためにも、見積書には相手の事情に応じて、会社や担当者の電話番号やメールアドレスを記載しておきましょう。

見積もりの有効期限を設定する

相手方の意思決定を促すためにも、利益計算を正確に行うためにも、見積書の有効期限は設定する方がいいでしょう。見積もりの有効期限は「発行後〇か月以内」や「○○年○月○日まで」と記載することで相手方に伝わります。業種によっては有効期限を厳格に定めない方がいい場合もあるので、有効期限は必要な場合に備考欄に記載するようにしましょう。

見積書のデータは可能な限り保存する

サービス業の場合、数年前に渡した見積書をもって仕事を依頼してくる顧客もいます。当時は事業が軌道に乗っておらず依頼できなかった高額なサービスを、軌道に乗った後に依頼しに来るような場合です。そのような場合にもすぐに商談に入れるよう、発行した見積書は可能な限り保存しておきましょう。

見積書はお客様への最初の提案書です。これからの関係を結ぶ可能性のあるものとして大切に整理保管しましょう。

見積書で顧客と誠実につながろう

今まで見てきたように、見積書は法律的に義務付けられた文書ではありません。書式も絶対的なものはなく、内容も柔軟に変更できます。だからこそ、見積書の数字を吟味し、相手に伝わりやすい見積書を作成することで見込み客である相手方に当社の商品やサービス、さらには社風や誠意まで表現することも可能なのです。

見積書は相手方への誠意ある提案書。そう思うと見積書の大切さがよくわかるのではないでしょうか?

さあ今日から、見積書を味方につけて円滑なビジネスへと踏み出していきましょう。

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