預り金とは?仕訳の方法と立替金・前受金との違いを解説

預り金とは?仕訳の方法と立替金・前受金との違いを解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

預り金とは、自社の役員や従業員、外部の取引先などから預かっているお金のことです。

会社の経理担当や会計事務所に所属していると、会社の財政状態や経営成績を把握するため、日々の会社の売上や経費を入力します。「預り金」はその中のひとつの勘定科目です。

この記事では、預り金とはどういうものか、仕訳はどのようになるかについて解説します。

預り金とは?

預り金とは、自社の役員や従業員、外部の取引先などから預かっているお金のことを指します。

普段の生活で我々に馴染みがあるものとしては交通系ICカードを作る際に、交通会社へお金を預けておくケースが考えられます。

会社の経理で預り金という勘定科目を使用するケースが多くなるのは、役員や従業員に対する毎月の報酬や給料を支払う際に発生する源泉所得税、社会保険料、雇用保険料、住民税が、預り金として処理されるからです。

給料支払い時に会社側が、従業員の代わりに源泉所得税や社会保険料、住民税などを預かり、後日税務署や年金事務所、市区町村へ納めます。そのため、これらの科目を「預り金」として経理処理します。

預り金の仕訳方法は?

預り金を実際に使用する仕訳を解説します。

1. 給料支払時

例:給料50万円から源泉所得税3万円、社会保険料4万円を差し引いた金額を従業員へ支払った場合

給料手当 50万円源泉所得税預り金 3万円
社会保険料預り金 4万円
現金  43万円

2. 預り金の納付時

例:従業員から預かっていた源泉所得税3万円と社会保険料4万円を納付した場合

源泉所得税預り金 3万円現金  7万円
社会保険料預り金 4万円

以上が実務上、預り金を使用するケースとして最も多いパターンの仕訳です。

次の章では、この預り金が財務諸表のどこに表示されるのか解説します。

財務諸表の表示場所

財務諸表は貸借対照表や損益計算書などを言います。

貸借対照表は、資産、負債、流動資産から構成されており、損益計算書は、収益、費用、利益から構成されます。預かった金銭は後日支払わなければならない債務のため、預り金は負債勘定として分類されます。

預り金とは一時的に預かり、それぞれの納付期限が到来した際に各納付先へ後日支払うというものですので、負債としての正確を有しています。

そのため預り金は財務諸表における表示場所として、貸借対照表の負債の部へ表示します。

具体的には、短期的に返還されるもの(決算日の翌日から起算して1年以内に返済期日が到来するもの)の場合、負債の部の、「流動負債」へ表示されることが一般的です。

支払いを行う期日が1年を超えるものの場合は、貸借対照表の負債の部の「固定負債」へ表示することとなります。

預り金がマイナス残高になるケースはある?

預り金は会社が従業員などから預かる現金のため、基本的にはマイナスとなることはありません。しかし、まれに預り金がマイナス残高になるケースがあります。

預り金がマイナス残高になるケースとしてはさまざまな原因が考えられますが、その一つは年末調整です。

通常は毎月、従業員へ支払う給料に対する源泉所得税を天引きしておりますが、この毎月天引きしている金額はあくまでも概算額です。この額を概算ではなく、個人の状況に応じた正しい所得税にするための計算を年末調整という形で行います。

そして、年末調整によって正しい源泉所得税を計算した結果、それぞれの従業員へ天引きし過ぎていた源泉所得税を還付します。

ただし、税務署には毎月の概算額として源泉所得税を納付しているため、税務署に対して正しい額より多く源泉所得税を納付していることになることがあります。それが、貸借対照表の預り金残高がマイナス残高になってしまう原因です。

預り金がマイナス残高となってしまった場合、決算時このマイナス残高は修正が必要です。

一般的には預り金がマイナス残高となってしまった場合、未収入金や立替金などへマイナス残高を振り替えておく必要があります。この修正を行うことによって、決算書には預り金残高が0円となり、その分が未収入金や立替金勘定として表示されることになります。

これは源泉所得税分が後日、還付されることを意味しています。

預り金の納付時期は?

源泉所得税の納付時期は、毎月納付と半年に一度の納付の2パターンが挙げられます。この章では上記納付時期について解説するとともに、源泉所得税の計算方法についても解説していきたいと思います。

預り金の納付時期について、預り金は役員や従業員などの給料を支払う際に、社会保険料や住民税、源泉所得税が預り金として計上される勘定科目のため、基本的に支払った月の翌月が納付時期です。ただし、源泉所得税については、普通納付と特別納付が挙げられます。この源泉所得税に対する納付時期を解説する前に、まずはどのように源泉所得税が計算されるのか、解説していきます。

源泉所得税の計算方法

源泉所得税を差し引く所得には様々なものがあります。従業員の給料や賞与や退職金、個人事業主として活躍している税理士や弁護士や司法書士などの士業に対する報酬や、源泉徴収が必要とされる個人事業主に対する外注費が挙げられます。従業員の給料、賞与、退職金などに係る源泉所得税は、源泉徴収税額表というものがあり、支払い時にはこの表を基に源泉徴収する必要があります。この表は概算額の源泉所得税であり、年末調整や確定申告により最終的な正しい税額を精算します。

士業に対する報酬や外注費などは、一部例外がありますが、基本的には支払金額100万円までに対しては10.21%の税率を乗じた金額が源泉所得税となります。100万円を超える金額に対しては、20.42%の税率を乗じた金額が源泉所得税となります。

例として、企業が支払うことの多い税理士や社労士や弁護士などに対する報酬に係る源泉所得税について説明したいと思います。源泉所得税には復興特別所得税が含まれております。

例:支払金額が税抜金額300万円の場合

■支払金額100万円まで源泉所得税率 10.21%

100万円×10.21%=102,100円

■支払金額が100万円を超えている金額=200万円

200万円(300万円-100万円)×20.42%=408,400円

合計額 510,500円(102,100円+408,400円)
→報酬額から差し引く必要のある源泉所得税

このように誰に対して支払ったものに対するのかによって、源泉所得税は計算方法が異なってきます。

次は源泉所得税の納付時期について解説したいと思います。源泉所得税の納付時期については、通常のパターンと特別なパターンがあります。

源泉所得税の通常の納付時期

通常のパターンとは、役員や従業員に対して給料を支払った月の翌月10日までに、管轄税務署へ源泉所得税を納付する方法になります。この方法が一般的である為、会社の経理担当は、全従業員の源泉所得税を、専用の納付書へ記載するとともに、管轄税務署の窓口もしくは、最寄りの金融機関の窓口で納付することになります。

最近では、クレジットカードによるクレジット決済も認められている為、可能であればクレジット決済により源泉所得税を納付した方が、納付するために税務署や金融機関の窓口へ行く手間も省くことが出来るのでおすすめです。

源泉所得税の特例の納付時期

源泉所得税の特例の納付時期

源泉所得税を納付する方法として、普通納付の他に、特別納付である納期の特例という方法も挙げられます。この方法を選択するにはいくつか要件があります。納期の特例を選択する為の適用要件としては下記が挙げられます。

源泉所得税は、原則として毎月納付しなければなりません。しかし従業員が常に10人未満、つまり9人以下の場合には、年2回に分けて納付してもいいという特例の制度も用意されています。
この特例制度を利用した場合の納付時期は以下の表のとおりです。

対象支払い期間納付時期
1月〜6月7月10日
7月〜12月翌年1月20日

納期の特例が認められるのは以下の支払いに限られます。

  • 給与や退職手当について源泉徴収した所得税および復興特別所得税
  • 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、公認会計士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、測量し、建築士、不動産鑑定士、技術士、経理士、会計士補、起業診断員、測量士補、建築代理士、不動産鑑定士補、火災損害鑑定人もしくは自動車等損害鑑定人、または技術士補の業務に関する報酬・料金について源泉徴収をした所得税および復興特別所得税

これら以外の源泉所得税は、原則のとおり毎月納付する必要があります。例えば、原稿料や講演料などは毎月納付となります。

納期の特例の承認を受けるには、「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請」の手続きが必要です。給与支払事務所等の所在地の所轄税務署へ「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を提出してください。

参考:[手続名]源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請

この申請書を提出した場合、提出日の翌月に支給する給料から納期の特例による納付方法が適用されます。例えば、申請書を5月に提出した場合には6月に支給する給料に対する源泉所得税から適用されます。

なお、この納期の特例を適用できるのは従業員が常時10人未満である必要があるため、従業員が増加して、常時10人以上となった場合には、納期の特例の適用要件から外れてしまいます。その際には遅滞なく、「源泉所得税の納期の特例の要件に該当しなくなったことの届出書」を管轄税務署へ提出しましょう。

この納付の特例を適用すると、通常年12回も行わなければいけない納付が年2回で済むことになるため、経理担当者の事務負担が大きく軽減されます。さらに、納付回数も大幅に減る為、納付の遅れに伴う延滞税等のリスクも低くなります。

一方でデメリットも挙げられます。納期の特例を適用した場合、半年分の源泉所得税をまとめて納付することになるので、1回に納める金額が大きくなり、資金負担が重くなる可能性があります。よって、源泉所得税は従業員からの預り金として、納税の際には資金を十分に確保しておく必要があります。

立替金や前受金との違い

預り金と似たような科目に立替金や前受金があります。

現金が入金された場合には、商品の売上なのか、従業員から預かったものなのか、立て替えていたものの入金なのかなどさまざまな理由があります。その理由によって科目も異なります。

まず、預り金と立替金の違いは支払先への支払いが入金された後なのか前なのかにより、預り金か立替金か異なります。

預り金の場合には、役員や従業員が負担すべきものに対して会社が事前に現金を預かっている場合には、預り金を使用します。一方で、役員や従業員が負担すべきものを会社が現金を預かる前に支払っている場合には、支払い時には立替金という科目を使用します。その後、立替金の清算がされた時点で立替金を消す仕訳を計上します。

次に預り金と前受金の違いについて解説します。まず、預り金と前受金の違いは、売上に関係するかどうかになります。前受金は商品やサービスを提供する前に代金を事前にに受け取った場合に使用する科目になります。一方で、預り金は商品やサービスの提供には関係なく将来的に支払義務が到来する場合に使用する科目になります。

預り金と前受金の違いは、商品やサービスを提供した後、支払義務が来るのか、最終的に売上に振り替えるのかといった点が大きな違いになります。

実務で活用できる預り金の有効な管理方法

実務で活用できる預り金の有効な管理方法は、預り金科目の内容がわかるように補助科目を設定することです。

預り金といってもさまざまな意味や使い方があるため、内容がわかるようにしておくことで、実際の処理が楽になります。

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