請求書の電子化をやさしく解説!請求書電子化の要件や発行者側・受領者側の注意点とは?

請求書の電子化をやさしく解説!請求書電子化の要件や発行者側・受領者側の注意点とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんの会社では、取引先から電子化された請求書を受領しているでしょうか?従来、請求書は紙でやりとりするのが普通でした。しかし、近年では少しずつ請求書の電子化が進んできています。

このような電子化の流れは請求書に限ったものではありません。会計処理の分野でもパソコンを利用した帳簿書類の作成が普及しつつあり、仕訳帳や総勘定元帳のような帳簿を始めとして、貸借対照表や損益計算書等の決算書類についても、手書きによる作成から電子データの作成へと移行してきています。

また、国としても取引の電子化を推進しており、国税関係帳簿書類について電子データによる保存が認められています。

国税関係帳簿書類の電子化については、具体的には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(以下、「電子帳簿保存法」と言います。)によって規定されています。

電子帳簿保存法は、当初、事前に税務署長の承認が必要である等、適用を受けるためのハードルが高い制度となっていましたが、数度の改正を経て、現在ではかなり利用しやすいものとなってきています。

特に2022年1月の改正によって、電子取引に関して電子データでの保存が義務化されることとなったことから、多くの企業がその影響を受けることとなりました。

このように、私達にとって取引の電子化は身近なものとなってきており、対応が避けられない問題です。

この記事では、多くの企業にとって課題になっていると思われる請求書の電子化について、法律上の取扱いを含めてやさしく解説していきます。

請求書を電子化するメリット

最初に、請求書を電子化することのメリットについて説明しておきましょう。請求書の電子化は、発行する側にとっても受領する側にとってもメリットがあります。

まず、発行する側における最大のメリットは、請求書の発行を効率化できることにあります。請求書を紙で発行する場合には、郵送用の封筒への封入作業や宛名書きの作業が必要となります。しかし、請求書を電子化すれば、電子データを電子メールに添付して取引先に送信するだけで良いのです。郵送料もかかりません。

また、受領する側におけるメリットとして、紙の場合よりも早期に請求書を受領できることが挙げられます。紙の請求書の場合には、発行者が発送してから受領するまでに郵送による時間がかかりますが、電子メールで受信する場合には、瞬時に受領することができるからです。

また、電子データで請求書を保存しておくことで、物理的なスペースが不要となります。保存期間分の請求書となると相当な量となりますので、そのスペースが不要となれば大きなメリットとなります。

さらに、電子データの請求書は検索しやすいというメリットもあります。請求書を確認する必要がでてきた場合、紙の請求書では、1枚ずつめくりながら請求書を探す必要がありますが、電子化された請求書であれば、パソコンの検索機能で簡単に目的の請求書をにたどり着くことができます。

このように、請求書の電子化には、様々なメリットがあると言えます。

請求書の電子化の種類

電子帳簿保存法の概要

冒頭にご紹介した電子帳簿保存法は、大別すると3つに区分することができます。

具体的には、「電子帳簿保存制度」、「スキャナ保存制度」、「電子取引制度」の3つです。

これらの制度のうち、「電子帳簿保存制度」というのは、自社でパソコンにより作成した帳簿を電子保存する場合に適用される制度です。例えば、仕訳帳や総勘定元帳を始めとして、固定資産台帳や売上帳等の帳簿を電子データで保存する場合に適用されます。

これに対して、「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」は商取引において作成する見積書・契約書・請求書等の書類を電子データで保存する場合に適用される制度となります。

前者の「電子帳簿保存制度」の対象が自社で作成する帳簿に限られているのに対し、後者の「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」では、自社で作成する書類だけでなく取引先から受領する書類も対象となる点が大きな特徴であると言えます。

「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」

それでは、「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」という2つの制度にはどのような違いがあるのでしょうか?

これらの制度は保存する電子データが、もともと紙で作成されたものなのか、それとも電子データで作成されたものなのかによって区別されていると言えます。どちらも、最終的に電子データで保存することには変わりありませんが、「スキャナ保存制度」は紙で受領した書類をスキャナで電子データに変換して保存する制度です。これに対して、「電子取引制度」は、書類を最初から電子データでやりとりしている場合に適用される制度となります。

請求書の電子

したがって、請求書の電子化に関して言えば、紙で請求書を受領して電子化して保存する場合には、「スキャナ保存制度」が適用されますし、電子データで請求書を受領して保存する場合には「電子取引制度」が適用されることとなります。

実は、この区分は非常に重要です。なぜなら、「スキャナ保存制度」が適用を受けるかどうかを任意に選択できる制度であるのに対し、「電子取引制度」は義務として強制的に適用されるものだからです。

つまり、紙で請求書を受領した場合は、その請求書を紙のまま保存するのか電子化して保存するのかを任意に選択することができます。これに対して、電子データで請求書を受領した場合には、電子取引制度に則った保存が必須となるのです。

そこで以下では、各企業での対応が強制される電子取引制度について詳しく解説していきます。

電子化した請求書の保存

前節では、電子帳簿保存法の概要について解説しました。電子帳簿保存法の中でも「電子取引制度」は適用が義務化されているため、必ず対応しなければなりません。

実はこの制度が義務化されたのは比較的最近のことであり、2022年1月の電子帳簿保存法改正によって初めて適用されることとなりました。

この義務化の影響は非常に大きかったため、急遽、2年間の猶予が設けられることとなりました。しかし、あくまで猶予期間に過ぎませんので、2年の間にしっかりと体制を整えておく必要があります。

「電子取引制度」の内容

それでは、電子取引制度の具体的な内容について見ていきましょう。

電子取引制度では、所得税及び法人税に係る書類の保存義務者が電子取引を行った場合、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電子データを保存しなければならないこととされています。

ここで電子取引とは、取引情報(請求書、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等の情報)の授受を電子データで行う取引をいいます。

具体的には、いわゆるEDIやインターネット、電子メール等によって請求書等を授受する場合が該当すると言えるでしょう。

電子化した請求書の保存

請求書等の電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

例えば、電子メールの添付ファイルとして請求書をやりとりした場合には、その添付ファイルを保存しておく必要があります。

また、Web上で行った商品の購入に関する領収書がサイト上でのみ表示される場合には、その画面をPDFやスクリーンショットによって保存することが必要となります。

電子データの保存場所については、近年、クラウドサービスを利用して会計処理を行う企業が多くなってきていることもあり、クラウドサービス上で保存することも認められています。

請求書の電子化の要件

前節では、電子化された請求書の保存について説明してきました。

ここで、保存については単に電子化さえされていれば良いという点に注意が必要です。

電子取引制度においては、以下のとおり保存方法に関して大きく2つの要件が設けられています。

  • 改ざん防止のための措置をとる
  • 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

以下で1つずつ見ていきましょう。

改ざん防止のための措置をとる

取引先から受領した請求書については保存時に改ざんされる可能性もあります。そこで、改ざん防止のために、以下のいずれかの措置を行うこととされています。

  1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

上記の①と②は請求書にタイムスタンプを付す方法です。また、③は履歴が残るシステムで授受・保存を行う方法です。

①・②・③はいずれもシステム的な取扱いが必要となりますので、ハードルが高い方法となっています。これに対して④は改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るということですので、比較的取組みやすい内容となっています。

本稿の末尾に国税庁による事務処理規程のサンプルをご紹介しておりますので、参考としていただければと思います。

「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

電子取引データは、日付・金額・取引先の3つの項目で検索できることが要件となっています。また、検索に当たっては、日付や金額については範囲指定ができること、取引先名称を含めて2つ以上の項目で複合的に検索できることが必要です。

しかし、このような専用のシステムを準備できる企業はそれほど多くないと思われます。

そこで、専用システムを導入していなくても、索引簿を作成する方法や規則的なファイル名を設定する等の簡易な方法でも対応が可能となっています。

例えば、索引簿をエクセル等の表計算ソフトで作成することによって、エクセルの検索機能を使って検索できるようにしたり、ファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことでフォルダの検索機能を使って検索できるようにする方法も認められます。

参考として、ファイル名に規則性をもたせる場合の具体例を挙げておくと、例えば、2022年8月1日にA社から10,000円の請求があった場合、20220801_10000_A社のようなファイル名とすることが考えられます。

以上、電子取引制度の保存要件について説明してきました。

2023年12月31日までに行う電子取引については猶予期間中であるため、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば問題ありませんが、2024年からは保存要件に従って電子データの保存が行えるよう、準備しておくことが必要となります。

請求書電子化における発行者側・受領者側の注意点

それでは、請求書の電子化にあたって発行者側と受領者側でそれぞれどのようなことに気を付ければ良いでしょうか?

発行者側の注意点

発行者側が請求書を電子化する際に、最も重要なのは取引先の了解を得ることです。なぜなら、上記で述べてきたように、電子化された請求書には受け入れ側の準備が必要だからです。準備にはシステム環境を整えたり、ルールを整備したりと時間がかかります。

相手の了解が得られない場合には、当面は従来通りの紙により発行せざるを得ないでしょう。

受領者側の注意点

受領者側としては、電子化された請求書と紙ベースの請求書が混在する状況となることを前提として保存方法を考えることが必要となります。

しかし、全ての請求書を電子データとして一元的に管理できた方が、効率的であることは間違いありません。そこで、先のスキャナ保存制度についても検討する余地がでてきます。スキャナ保存制度を利用すれば、紙で受領した請求書も電子データとして保存できることとなるからです。

このように、受領者側としては、受領した請求書をどこまで電子保存するかということを考えることが必要となります。

請求書電子化の発行者側・受領者側の注意点

まとめ

以上、請求書の電子化について解説してきました。請求書の電子化については、紙での保存と比較して要件が厳しいという点で課題が残る制度であると言えます。しかし、義務化されている以上は避けて通ることができません。また、電子化には様々なメリットがあることも事実ですので、2年の猶予期間を利用して準備を整えておきましょう。

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