事業の拡大に伴う経理部門のリソース不足に備えるためには?手作業の削減して効率化する方法

事業の拡大に伴う経理部門のリソース不足に備えるためには?手作業の削減して効率化する方法

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業の事業拡大に伴い、「経理のリソースが足りない!」とお悩みの経営者や経理担当者の方は多くいるかと思われます。リソース不足になる原因はさまざまありますが、なかでも大きな理由になるのが「手作業の多さ」です。そのため、企業の事業規模に見合った経理業務をしていくためには、「手作業の削減」が必須になってきます。

この記事では、サブスクリプションビジネスの経理の視点から、リソース不足になりやすい経理業務や、事業拡大に備える方法を紹介していきます。

事業拡大で経理はリソース不足に!

なぜ経理はリソース不足になるのか?

「経営が軌道に乗ってきた」、「売上が前期比で大幅に伸びた」、「新規事業が好調」などのいいニュースは、株主や経営者、従業員にとって喜ばしいことです。

業績を伸ばそうとして、営業部門の強化などで事業拡大を図ることは企業の成長につながりますが、「経理部門」のリソースは不足しがちになります。

上場準備企業などの経営者・人事担当者に対して行った、経理に関するある調査では、83%の企業で経理の業務負担が増えているという回答がありました。

参考:【上場前後に必要性高まる経理人材活用の実態とは】経理人材の採用、半数以上が「育成時間」に課題あり

これは、拡大する事業に対して、業務の効率化が追い付いていないことや、経理のリソース強化が後回しにされており、事業規模に合った経理業務の環境が構築できていないことなどが原因と考えられます。以下では、リソース不足でどのようなリスクが発生するか紹介します。

リソース不足で発生するリスク

経理のリソースが不足すると、以下のようなリスクが発生します。

経営の舵取りが難しくなる

経理の業務は、入出金の管理や伝票を起票するだけではありません。月次決算や年次決算がリソース不足で滞ると、タイムリーな経営判断ができなくなったり、決算書作成・税務申告に遅れが出たりするなど、経営の舵取りが難しくなるリスクがあります。

月次決算は、その月の損益や財務状況を素早く把握し、経営判断に役立てることを目的としています。とくに、サブスクリプションビジネスではスピード感を持って行わなければなりません。また、年次決算が遅れは税務申告の遅れにもつながります。場合によっては、青色申告の取消までされてしまう可能性があり、自社の信頼性が落ちることにもつながるでしょう。

ミスや不正が発生しやすくなる

経理のリソースが不足すると、スタッフは「最低限やらなければいけないこと」に注力するようになります。すると、細かなミスを防ぐためのチェックがおろそかになり、見逃しもしやすくなります。

粉飾や横領など、故意に不正が行われてしまうとイメージダウンにつながり、企業の存続にかかわる致命的な傷になる恐れがあります。

経理部署の労働環境悪化

経理部署のリソースが不足すると、そのしわ寄せは従業員に及びます。月末や年度末は残業時間が膨大になり、労働環境は悪化するでしょう。最悪の場合、経理スタッフの退職ということにもつながりかねません。

経理は専門性が高い職種です。経験豊富な従業員に抜けられてしまうと、ただでさえ不足している経理部署のリソースがさらに減ることになります。

次の項目では、経理のなかでどのような業務がリソース不足になりがちなのか確認していきます。

リソース不足になりがちな経理業務

さまざまな業務を行っている経理部門ですが、具体的にはどの業務でリソースが不足するのでしょうか。サブスクリプションビジネスの経理にスポットをあてて紹介していきます。

事業拡大でリソース不足になりがちな経理業務

請求書に関する業務

請求書は、売上を計上するために必要な書類となります。そのため、事業規模が拡大すると発行しなければならない数が増えていきます。

請求書の数が少ないうちは、経理スタッフなどの手作業でまかなえると思われますが、数百件、数千件と増えた場合、人力での対応は不可能になります。そのため、経理業務のなかでもリソース不足になりがちなのです。

また、請求書の印刷や封入、発送の工程も時間がかかります。毎月決められた発送日に間に合わせるために、休日出勤しているというケースもよくあります。

とくに、サブスクリプションビジネスは継続的な契約で収益を得ているため、一般的な業種と比べると請求書の数も多くなる傾向にあります。さらに、請求金額や契約期間が顧客によって異なるため、請求書を作成する際に最新の契約書と請求内容を見比べる必要もあり、作業が煩雑になるでしょう。

仕訳業務

仕訳業務は、会社によって細かな手順は異なりますが、伝票の内容や精算書を参照しながら、会計ソフトに仕訳を入力するのが一般的と思われます。当然ながら、事業規模が拡大すると仕訳の数も増えるため、経理のリソース不足になりがちな箇所です。

前受金の管理業務

サービスや商品の提供を行う前に、代金の一部もしくは全部を受け取った場合、「前受金」という負債科目を計上する必要があります。

サブスクリプションビジネスでは、顧客から一定期間のサービス代金を前もって受け取ることがポピュラーなため、前受金を計上する機会は多いでしょう。また、課金形態やプランが多岐にわたるため、経理処理が複雑になります。そのため、前受金の件数が増えるほど経理スタッフの負担が増えることになります。

なお、前受金は、いわゆる「内金」や「手付金」で、受け取った段階ではサービスや商品の提供は行っていません。売上の計上は、サービスや商品の提供が完了した時点で行います。具体的には、以下の仕訳例のような形で計上されます。

仕訳例1:来月から、A社に月額5,000円のサブスクリプションサービスを6か月間提供する。代金は契約時点で全額受け取った。

借方貸方
科目金額科目金額
現金預金30,000前受金30,000

※5,000円×6か月=30,000円

仕訳例1の段階では、代金を前もって受け取ったという状況であるため、売上は計上しません。売上は、下記仕訳例2のように、サービスの提供が完了した時点で行います。

仕訳例2:A社と6か月間契約しているサブスクリプションサービスのうち、1か月分の提供が完了した。

借方貸方
科目金額科目金額
前受金5,000売上5,000

※30,000円÷6か月=5,000円

上記の仕訳例2では、1か月分のサービス提供が完了したため、その期間に対応する売上を計上しています。このように前受金は、月数が経過するごとに取り崩しして、月次で売上を計上する必要があるのです。

さて、前述したとおり、サブスクリプションビジネスでは顧客ごとにプランや課金形態が異なるため、一律の金額で前受金を取り崩しするわけにはいきません。さらに、後述する入金消込業務も並行して処理しなければならないのです。そのため、サブスクリプションの事業が拡大すると、経理部門のリソースが不足してきます。

入金消込業務

入金消込業務は、顧客から入金された代金(銀行の入金記録)と、請求書データを照らし合わせて、前受金などの残高を取り崩していく作業です。

一般的には、入金記録と請求情報を目視で突き合わせして、内容が合致していれば前受金から売上に振り替える仕訳を計上します。

シンプルな作業に見えますが、サブスクリプションビジネスでは1つの入金記録が1つの請求情報に紐づいているとは限りません。複数契約の代金がまとめて振り込まれるケースがあるためです。もし、入金額と請求額が合わない場合は、原因を突き止めるために契約の詳細を確認したり、顧客に問い合わせたりしなければなりません。

情報の突き合わせは、手作業で行う必要があります。そのため、事業規模が拡大したにもかかわらず経理部門が手薄だと、どうしても時間がかかるようになります。また、消込作業が終わらなければ月末の残高も確定できないため、月次決算が遅れる原因にもなります。

月次決算業務

経理のリソースが不足すると、経営の舵取りのために必要な月次決算が遅れる可能性があります。遅れの理由にはさまざまありますが、単純に集計に時間がかかることや、消込・請求業務の滞り、営業部署からの業績報告の遅延などが考えられます。

このように、リソース不足を原因とする経理業務の滞りが月次決算の遅れにつながるため、スピード感のある経営判断ができなくなるのです。

「手作業の削減」で事業拡大に備えよう

前の項目では、リソース不足になりがちな経理業務を紹介しましたが、それらの業務には共通点があります。それは、「手作業の工程が大きいウェイトを占めている」ということです。そのため、事業拡大によるリソース不足に備えるためには、「手作業の削減」や「業務の自動化」が重要となります。

「うちは表計算ソフトで自動化しているから」という方もいらっしゃると思われます。確かに、表計算ソフトは誰でも扱うことができ、計算式やマクロを活用すればある程度の自動化が可能です。

しかし、扱うデータ量が増えると、ファイル自体が重くなり意図せずデータが消えてしまうリスクや、ファイルがブラックボックス化して業務の属人化が発生するリスクがあります。

表計算ソフトを使わずに手作業を削減するためには、「システムの導入」がおすすめです。次の項目では、システムを利用することで得られるメリットを紹介していきます。

システム導入で効率アップ

システムを導入すると、これまで手作業でしていた多くの経理業務を自動化・効率化できます。システムによって機能は異なりますが、ここでは、サブスクリプションビジネスに特化したシステムの特徴を踏まえて紹介していきます。

請求書

定期的に発行する必要のある請求書を作成してくれる機能があるシステムでは、事前に登録したデータをもとに自動的に請求書を発行します。

サブスクリプションビジネスでは、顧客によって請求する金額や期間が変わってきます。手作業であれば請求書を発行するたびに、最新の契約内容をチェックする必要がありますが、システムを使うと、顧客ごとに請求スケジュールを作成してくれるのです。

さらに、契約期間中にプランなどを変更した場合も、アラート機能があれば安心です。定期請求との差分を表示するため、ピックアップされた契約だけをチェックしておけば、毎月契約内容を確認する必要がありません。

売上計上・前受金管理

サブスクリプションビジネスの売上は、前受金を取り崩しして計上するケースが多くあります。顧客によって請求内容が違うため、手作業で売上計上や前受金管理をしようとすると、時間がかかってしまいます。

請求書の作成から前受金管理まで一元的に対応できるシステムを使えば、品目ごとに売上の計上月や期間を設定できるため、残高の把握が効率的になるでしょう。顧客ごとの前受金残高も自動で集計するため、表計算ソフトなどで別途管理する必要もありません。

入金消込

顧客情報の管理ができ、かつ、銀行の入金データのインポートが可能なシステムであれば、請求書との目視チェックが必要だった入金消込も、多くの件数を自動で処理できるようになるでしょう。

定期的に同額の請求を行う契約であれば、過去の振込名義と金額を突合して消し込むため、件数が多くなった場合も簡単に対応ができます。また、複数の請求書を合算した代金で入金された場合も、顧客ごとに請求の合計を算出し、自動で消してくれるため、「この入金額はどの請求書と合うんだろう?」と悩む時間を減らせるでしょう。

月次決算

月次決算の早期化にも役立つのがシステムです。サブスクリプションビジネスのKPI(重要業績評価指標)として欠かせないMRR(月次経常収益)は、事業の成長率をはかります。手作業では集計に時間がかかり、月次決算が遅れがちになりますが、システムを使えばリアルタイムに、素早く把握できるため、今後の見通しや対策を立てやすくなるでしょう。

まとめ

この記事では、事業拡大に伴う経理のリソース不足がなぜ発生するのかを紹介しました。経理スタッフの負担となる業務は「手作業」の工程が多く、自動化ができればスムーズに業務がすすめられるでしょう。

表計算ソフトでもある程度の自動化はできますが、長期的な目線で見ると、膨大なデータ量を取り扱うリスクや業務のブラックボックス化など課題になる点が多くあります。対して、経理に特化したシステムには、請求書発行や入金消込の大幅な自動化、月次決算の早期化など、大きなメリットがあります。

バックオフィスである経理は、実際に収益をあげる営業部門と比較すると、リソースの強化が後回しにされがちです。しかし、正確な財務諸表をつくることは企業の信頼性に直結し、数値の迅速な集計はスピード感のある意思決定につながります。事業拡大に際して、経理部門のリソース不足でお悩みの方は、ぜひシステム導入を検討してみてください。

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