企業間取引の流れを復習!帳票発行から決済までをわかりやすく解説

企業間取引の流れを復習!帳票発行から決済までをわかりやすく解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

企業では、日々、様々な取引が行われています。取引の種類は業界によっても異なりますが、どの企業でも商品やサービスの販売をとおして、売上を獲得している点では共通です。

したがって、どの企業でも企業の中を覗いてみれば、同じような流れで業務を行っていると言えます。しかし、いざ自分が働いている会社の業務全体をイメージしてみようとすると意外と難しいのではないでしょうか。自分が担当している業務に関しては詳しくても、それ以外の業務となると自分の前後の工程について少しイメージできる程度で、さらにその先の工程まではわからないものです。

このように、私達は一度、特定の部署に配属されて仕事を始めると、商取引の一部だけに携わることが多く、なかなか全体像をイメージすることができません。しかし、営業活動から始まって代金を回収するまでの企業取引の流れをひととおり把握しておくことで、自分の業務が商取引の中でどのような役割を果たしているのかを明確にすることができます。また、自分の業務の前後の工程でどのような業務が行われているのかを知ることで、後ろの工程の人が仕事をしやすいように配慮したりすることもできるようになるでしょう。

また、企業間取引では、後々問題が起きないよう、請求書や領収書等、商取引の各段階で帳票を取り交わして履歴を残しています。これらの帳票はいずれも大切な役割を果たしており、重要なものですが、業務を繰り返し行うなかでその重要性が忘れられがちなものでもあります。

これらの帳票についても、一連の取引の流れの中での位置づけを知ることで、その役割と重要性を再確認することができるでしょう。

そこで、以下では企業間取引の流れについて帳票の種類や役割も交えながら、丁寧に解説していきます。また、解説の後半では一連の商取引の最後の段階である代金決済について、特にくわしく見ていきましょう。

営業活動:見積書

自社の商品やサービスを顧客に販売するためには、営業活動が不可欠です。より多くの人に自社の商品を知ってもらうために商談会のようなイベントを催すこともあるでしょうし、相手企業に直接足を運んで、営業を行うこともあるでしょう。そして顧客が自社の商品やサービスに興味をもってくれた場合、「見積書」を提示することになります。

わざわざ見積書という書面が必要とされる理由は、相手先の企業では商品やサービスの購入にあたって、概算金額が必要となることが多いためです。実際、皆さんの会社でも会社の備品等を購入する場合には、見積書が必要となることが多いでしょう。備品の購入等を社内で決裁する際には金額の情報が必要となり、その資料として見積書が必要となるのです。

見積書が相手先の社内決裁で使用されることを考えれば、先方担当者が上司に説明しやすい様式で見積書を提示してあげることが大切であると言えます。例えば、相手先が勘定科目別に予算を設定しているのであれば見積書の内訳を勘定科目ごとに並び替えした様式とする等、相手先の要望に合わせて、カスタマイズしてあげると喜ばれるでしょう。

また、見積書は自社にとって売上につながる重要なものですから、相手側から申し出があれば速やかに提出することが必要となります。さらに、相手側から内容の変更を求められた場合にもすぐに対応できることが必要です。

しかし、見積書は営業担当者がすぐに発行できるものではありません。提案内容と金額について職場の上司等の決裁を受ける必要がありますので、時間と手間がかかります。

この点、見積書の発行については、近年ではオンラインで作成することができるクラウドサービスがあります。クラウドサービスを利用すれば、相手側との商談中に見積書を作成することが可能ですので、会社に戻って見積書を作成する手間を省くことができます。是非、利用を検討してみると良いでしょう。

契約の締結:契約書・注文書・注文請書

営業活動によって相手先と取引内容について合意することができれば、商品·サービスの販売について契約を締結することとなります。契約は口頭でも成立しますが、企業間取引であれば通常、書面の取り交わしを行うこととなります。書面の名称は「契約書」であることもありますが、商品の売買であれば、例えば商品の買い手が「注文書」を発行し、商品の売り手が「注文請書」を発行するというように帳票のやりとりによって、契約が成立することもあるでしょう。

契約書等の書類や帳票は、両者が取引内容と金額について合意したことを証するものとなりますから、取り交わしの際には慎重に内容を確認する必要があります。商品の売買であれば、個数や単価等が見積書と相違ないかどうかを確認することが必要でしょう。

商品·サービスの販売:納品書・検収書

契約を締結したら、実際に商品やサービスの提供が行われることとなります。商品を納品する際には、一般的に売り手が買い手に対して「納品書」という帳票を発行して商品と一緒に引き渡します。

この「納品書」は買い手にとって大切な書類です。なぜなら、商品をいつ、何個受領したか等の情報が記載されているからです。特に商品代金を後払いとしている場合には、後日、請求書を受領することとなりますが、納品書と突合せをすることで請求書の金額の妥当性を検証することができます。また、決算書に費用として計上する際にも商品を購入したことを証するものとして、請求書とともに客観的な証票書類となります。

さらに、商品の販売を売り手の立場から見た場合、「納品書」の控えを保管しておくことで、自社で売上を計上するときに金額の妥当性をチェックすることができます。

また、商品を納品した際に買い手から「検収書」を受領することもあります。「検収書」は、買い手が商品を検品して注文通りの数量·内容であったことを確認したことを証する書類ですから、後日の揉め事を避けるためにも大切に保管しておくべきものとなります。

請求:請求書

商品の販売やサービスの提供が完了して相手先の検収を受けたら、相手先に「請求書」を発行します。

請求書の発行によって、相手先に取引代金を文字通り請求することとなります。先にも記載したとおり、請求書を受け取った側では納品書と突合せする等、請求金額の妥当性を確認した上で商品代金の支払いをすることとなります。

請求書には、通常、振込先の口座情報や支払期日も記載されていますから、契約書等を確認しなくても支払いに必要な情報は全て把握することができます。

また、先の納品書と同様に、請求書は買い手にとって、商品を購入したことを証する大切な書面となります。

ところで、請求書については、近年、電子化の流れが急速に進んできています。皆さんの会社でも請求書をメールで受領したり、サイトからダウンロードしたりして取得することが多くなってきているのではないでしょうか。

請求書の電子化については、様々なメリットがあります。

例えば、請求書を発行する側からすると、封筒の宛名書きや請求書の封入作業が不要となります。さらに、郵送料の節約もすることができます。また、請求書を受領する側からすると、郵送の場合よりも速やかに請求書を受領することができるというメリットがあります。このように、発行する側の受領する側の双方にメリットがあるため、今後も電子化の流れは進んでいくものと思われます。

しかし、その一方で、請求書を受領する側にとってはその受け入れに準備が必要となることも事実です。なぜなら、2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存することが義務付けられたからです。2年の猶予が設けられたものの、2年後には電子データとしての保存が必要となることに変わりありません。したがって、請求書の電子化を実施する場合には、必ず受け取る側の承諾が必要であるといえるでしょう。

企業間取引の流れと帳票の種類

代金の回収と決済方法

代金回収は一連の商取引の最終段階であり、販売代金の回収によってはじめて取引は完結することとなります。逆に言えば、代金の回収ができなければ、結局、販売代金が貸倒れ扱いとなってしまい、営業活動から始まった一連の活動が無駄になってしまうことを意味します。

ですから、先の請求書の発行は漏れなく速やかに行うことが重要ですし、その後の入金状況についても日々確認し、支払期日までに支払いがない場合には早期に相手先に確認をすることが大切です。

代金の決済方法には様々なものがありますので、その種類と役割について以下で一つずつ見ていきましょう。

1.振込

振込による支払いは、企業間取引の場合には最も一般的な方法であると言えます。この場合の最大のメリットは、オンラインによるやりとりが可能であることです。

例えば振込する側が、会計システムを使用して仕訳をしている場合、取引先の口座情報等をあらかじめ登録しておくことによって、銀行用のフォーマットで振込データを作成することができます。

また、振込を受ける側にとってもメリットがあります。オンラインで振込情報を取得することができますから、リアルタイムに入金状況を確認することができるのです。さらに、クラウドサービス等の会計システムでは、銀行からの入金情報をそのままシステムに取込みして、売掛金の消込に利用することも可能です。

このように、銀行口座への振込というのは、支払う側にとっても受取る側にとってもメリットのある支払方法となっています。

ただし、唯一、デメリットと考えられるのが銀行に対して振込手数料の支払いが発生することです。したがって、ここで振込手数料を買い手と売り手のどちらが負担するのかという問題が生じることになります。特に売り手が振込手数料を負担する場合には、振込手数料相当額が差引されて振込されることとなりますので、入金消込作業が複雑となります。

入金時に揉めることがないよう、振込手数料をどちらの負担にするかは、あらかじめ請求書等に記載することで明確にしておくことが望ましいでしょう。

2.現金·小切手

企業間取引において、現金によって決済されるケースはそれほど多くないかもしれませんが、取引先が小規模な会社である場合には、相手先に毎月現金を集金しに行くということもあるかもしれません。また、集金の際に現金ではなく小切手を受領することもありえます。特に多額の支払いがある場合には現金を数える手間や持ち運びのリスクを考えると小切手の方が有利であると言えます。小切手は銀行に提示することによっていつでも現金化することができますので、受け取った側の勘定科目としては現金として計上されることとなります。

ただし、小切手を受領する場合に注意すべき点もあります。それは振出日が将来の日付とされるケースがあることです。振出日は小切手を作成した日となりますので、本来、将来の日付となることはありません。しかし、小切手の作成日において、作成者の当座預金に残高が十分でない場合、銀行で小切手を現金化されてしまうと当座預金からの支払いができずに不渡りとなってしまうことになります。これを防ぐために当座預金に残高が確保できる将来の日付を記載して小切手を作成することがあるのです。

このような小切手を一般的に先日付小切手と呼びます。先日付小切手を受領した場合には、実質的に記載された日付まで現金化することができないため、勘定科目は現金ではなく受取手形を使用することとなります。

3.手形

取引先によっては、約束手形によって代金を支払いしてくる場合もあります。約束手形というのは、その振出人が受取人に対して支払期日に代金を支払うことを約束する有価証券です。約束手形を振り出す側からすると、支払期日まで支払いを延期できるという資金調達上のメリットがあります。

約束手形を受領した場合には、まず、売掛金勘定を受取手形勘定に振替します。その後、銀行に取立に出し、支払期日に実際に入金されたことが確認した上でさらに預金勘定に振替をすることとなります。

4.相殺

同一の取引先に対して、売掛金と買掛金の両方が計上されることもあります。具体的には、商品によって、売り手と買い手の立場が逆転するような場合です。このような場合には、売掛金と買掛金の相殺を行うことで売掛金と買掛金のどちらかを完全に消去することができ、現預金のやりとりを減らすことができます。

しかし、相殺はイレギュラーな処理ですから、支払いや入金処理も通常とは異なる処理が必要となります。例えば、買掛金を支払いする場合、通常は請求書の金額をそのまま支払いすれば良いのですが、相殺がある場合には相殺額だけ減額して支払いする必要があります。このような作業は間違いのもとにもなるため、敢えて相殺を行わないという選択もあります。

まとめ

以上、企業間取引を帳票の種類と役割を交えながらひととおり解説してきました。また、一連の商取引の最後の段階である代金回収については、その決済方法についても解説しました。

これらの業務は企業が活動していく以上、反復·継続して行われる業務であると言えます。とくに一連の業務の中で、請求書の発行業務と代金回収による入金消込業務については、取引先が増えてくると非常に煩雑な業務となってきます。

そこで、これらの業務を手作業で行っている場合には、システム化を検討してみると良いでしょう。クラウドサービスによる販売管理システム等を利用することで、請求書の発行や入金消込業務を大幅に効率化することができます。また、クラウドサービスであれば、導入にあたって、社内にサーバー等を設置する必要もありませんので、導入コストを抑えることができます。無料の試用期間が設けられているものもありますので、是非、利用してみると良いでしょう。

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