電子帳簿保存法にまずは自力で対応する方法!システムで対応するメリットは?

電子帳簿保存法にまずは自力で対応する方法!システムで対応するメリットは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

令和4年1月の改正で電子帳簿保存法が大きく変わり、「電子取引」のデータ保存が義務化されました。

この改正に対応するためには、電子データの管理方法を検討しなければならず、「システム導入で対応するか」、システムなどを使わずに「自力で対応するか」を悩んでいる事業者の方も多いかと思われます。

そこで、今回の記事では、電子帳簿保存法のあらましを説明したうえで、自力で対応する方法やシステムで対応するメリットについて紹介していきます。

電子帳簿保存法のあらまし

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法(以下、「電帳法」)は、「国税関係帳簿」や「国税関係書類」、「電子取引」にかかわる書類について、電子データで保存することを認める法律です。

電子データで保存できる書類には、以下の例があげられます。

国税関係帳簿仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳など
国税関係書類貸借対照表、損益計算書、請求書、見積書など
電子取引(※)請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など

※電子取引とは、EDI(電子データ交換)、インターネット、電子メール(添付ファイル含む)などで行う取引をいいます。

また、電帳法上では、電子データの保存を大きく3つに区分しており、

①電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存)
②スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
③電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)

となっています。

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

さて、電帳法は、これまで何度も改正されており、令和4年1月にも改正された法律が施行となっています。今回とくに大きく変わった点が「電子取引の電子データ保存義務化」です。

改正点:電子取引のデータ保存が義務化

いわゆるEDI取引やインターネット、電子メールを介した取引で受け取った書類(領収書や請求書などのPDFデータ等)は、改正前は出力して紙での保存が可能でした。しかし、改正後は電子データの状態で保存が義務化されました。

すべての事業者が義務化の対象となるため、事業規模に関係なく、電子データを適切に保存できるように対応しなければなりません。

宥恕措置で令和5年12月31日までは紙保存が可能に

改正で電子取引のデータ保存は義務化されましたが、保存するための環境構築が困難な事業者が多数いたことから、令和4年度税制改正において、「宥恕(ゆうじょ)措置」が講じられることとなりました。

宥恕措置は、「やむを得ない事情がある場合には、引き続き書面を出力しての保存が可能になる」もので、事実上、「電子取引データの保存義務化が延長される」ことになります。なお、宥恕措置の期間は令和5年12月31日までです。

電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止(令和3年度税制改正)に関する宥恕措置について : 財務省 (mof.go.jp)

この措置はあくまで「猶予」のため、電子取引をデータで保存するための環境は、やはり整備しなければなりません。

電帳法の対応には手間やコストがかかるため、「面倒だな」と思われる事業者の方も少なくないと思われますが、上手に電帳法を活用することで、業務の効率化にもつなげられます。次の項目では、電帳法のメリットとデメリットを紹介します。

電帳法のメリット・デメリット

メリット1:業務の効率化

紙で書類を保存している場合、ファイリングして書庫などに置いておきます。過去の領収書や請求書を見たい際は、多くの書類のなかから目的の書類を探し出さなければなりません。すんなり見つかればいいのですが、手間取ってしまうと本来行うべき作業が遅れ、経理業務の効率が落ちてしまいます。

電帳法では、データで書類が保存されるため、キーワード検索などで容易に目的の書類を探しだせます。ファイリングをするための時間も不要となるため、経理担当者の業務効率化につながるでしょう。また、書類を保管するためのスペースも少なくできるため、新たに書庫を借りたり、キャビネットを買ったりすることもなくなります。

さらに、スマホやタブレットなどからアクセスできるようにすると、テレワークへの対応も可能になるでしょう。

メリット2:紙特有のリスク減、セキュリティ向上

紙で書類を保存していると、経年劣化で文字が読みづらくなったり、火事で焼失してしまったり、担当者がうっかり紛失したりするリスクがあります。また、書類を保管する場所のセキュリティが甘い場合、重要書類を悪意のある人に持ち出される可能性があります。

書類をデータ化して、サーバーやクラウド上に保存しておけば、経年劣化や火事で読めなくなってしまうリスクを回避できます。また、書類のアクセス権限を設定すれば、意図しない資料の持ち出しを防げるでしょう。

デメリット1:業務プロセスの見直しが必要

電帳法を適用して書類をデータで保存するためは、これまでの業務プロセスに新たな手順を加えなければなりません。業務手順を見直したあとは、従業員へ新たな業務プロセスを周知し、場合によっては研修を行う必要も出てくるでしょう。

デメリット2:導入コストがかかる

電帳法に対応するためには、一定以上の規模の企業では専用のシステムや端末などを導入する必要が出てくるでしょう。小規模な企業では、自力での対応方法がありますが、事業規模が大きくなればソフトウェアやシステムの導入を検討しなければならなくなります。

このように、業務が効率化したり、セキュリティが向上したりするなどのメリットがあります。一方、コストがかり、業務プロセスの見直しが必要なこともあるため尻込みしてしまう事業者も多いと思われます。

さて、電帳法に対応するための方法には、大きく2通りあります。「自力での対応」と「システムでの対応」です。どちらの方法で対応すればいいのでしょうか。次の項目では、電帳法に自力で対応する方法を紹介します。

電帳法改正に自力で対応する方法

電帳法改正に自力で対応する方法

「なるべく低コストで対応したい」という考えで、システムなどは導入せずに自力で対応する場合、どうすればよいのでしょうか。ここでは、今回の電帳法改正で義務化となる「電子取引」の保存に焦点をあて、自力で対応するための方法を紹介します。

電子取引の保存要件

自力で対応する方法を紹介する前に、電子取引をデータで保存するための要件を確認しておきましょう。

電子取引をデータで保存するためには、以下の要件を満たして「真実性の確保」と「可視性の確保」をする必要があります。

電子取引の保存要件

真実性の確保以下の措置のいずれかを行うこと
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
② 取引情報の授受後、速やかに(またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
可視性の確保・保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること(※1)
・検索機能を確保すること

(※1:自社開発のプログラムを使用する場合のみ)

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

自力で対応する際、「真実性の確保」の要件を満たす際に現実的な方法は、「④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う」ことでしょう。

また、「可視性の確保」は、パソコンやディスプレイ、プリンタなどを備え付け、速やかに出力ができるようにしておき、検索機能を確保すれば要件を満たしていることになります。

それでは、上記の要件を満たすために、どのようなことをすればよいのでしょうか?

真実性の確保:事務処理規程の作成

システムやソフトウェアを導入せずに、低コストで「真実性の確保」の要件を満たすためには、事務処理規程を定めて運用していくべきでしょう。

事務処理規程のひな形は、国税庁のHP(下記)で公開されており、自社の現状にあわせて内容をカスタマイズできます。そのため、規程整備のためのコストもほぼかかりません。

参考:参考資料(各種規程等のサンプル)(国税庁)

ファイル名で管理 or 索引簿で管理

ソフトウェアやシステムを導入せずに「可視性の確保」の要件を満たすためには、2通りの方法があります。「ファイル名で管理する」方法と「索引簿で管理する」方法です。

それぞれ要件があるため、以下の項目で説明していきます。

可視性の確保:ファイル名で管理

ファイル名でデータを管理する場合、以下の手順を踏んで要件を満たします。なお、税務調査の際に税務職員からダウンロードを求められたときは、下記の手順で保存したデータを提出します。

  1. ファイル名で管理する場合、書類データのファイル名へ、以下のように規則性をもって内容を表示する。
    例:2022(令和4)年10月31日に株式会社Aから110,000円の請求書を受領した場合。
    ファイル名→「20221031_株式会社A_110000」
  2. 「取引先名」や「各月」など、任意のフォルダを作成し、そのなかに保存する。
  3. 「事務処理規程」を作成し、備え付ける。

参考:電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)

可視性の確保:索引簿で管理

データの保存はファイル名で管理する方法のほか、索引簿で管理することもできます。以下のように、各書類に連番を付与したデータを表計算ソフトなどで作成し、記載された内容は索引簿で管理を行います。

連番日付金額取引先備考
000120221031110,000株式会社A請求書
00022022111550,000B商事注文書
00032023010550,000B商事領収書
0004

システムで対応する場合

「多少コストがかかってもいいので、効率化を目指したい」と考えている場合、システムで対応することをおすすめします。システムによって機能の違いはありますが、電帳法の要件を満たしていることを前提にすると、以下の便利な機能が備えられています。

業務プロセスが確立されている

自力で対応する場合は、規程のほかにもデータ保存を適切にするためのマニュアルや、新たな業務フローを作成する必要があります。

システムを導入した場合も当然必要になりますが、システム内である程度、電子保存の業務プロセスが確立されています。そのため、電子保存導入時に従業員へかかる負担を軽減させられるでしょう。

データ管理体制の強化

前述のとおり、電帳法には規程の整備やファイル名、索引簿での検索で対応できるため、専用のシステムを導入せずに乗り切りたいと考えている事業者も多いかと思います。

個人事業主など、小規模のビジネスを行っている場合、自力で電子データの管理を行っても問題は少ないかもしれません。しかし、ある程度事業が成長し、従業員が増えてくると「保存忘れ」や「データの誤削除」をしてしまうリスクが増えてきます。

電帳法で保存する書類は、決算書の作成や税務申告にかかわる重要なものです。場合によっては追徴課税などが発生する可能性もあるため、慎重な管理が必要となります。「ヒューマンエラーでデータが消えてしまった」といった事態を防ぐためには、システムを導入することがおすすめです。

電子取引以外にも対応可能

この記事では、電帳法の3区分のうち、「電子取引」を中心に紹介してきました。今回の法改正で義務化されたのは電子取引のみですが、将来的には「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」も義務化される可能性もあります。

また、事業者の皆さまのなかには、「将来的には、電子帳簿等保存やスキャナ保存にも対応したい」と考えている方もいるかと思われます。

そのため、「まだシステムを導入するほどではない」といった状況でも、今から電子取引以外にも対応可能なシステムを導入しておくとよいかもしれません。

まとめ

この記事では、電帳法のあらましや、電子取引のデータ保存義務化に自力で対応する方法などを紹介しました。

義務化には、規程の整備やファイル名・索引簿で管理することで自力での対応もできますが、長期的な目線で考えると、システムを導入しての対応がおすすめです。とはいえ、導入コストも必要となりますので、それぞれの事業者で適切な対応方法を検討するべきです。今からしっかりと準備をしておき、義務化がスタートした後、あわてないようにしておきましょう。

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