請求書の電子化で確認すべき3つのポイント

請求書の電子化で確認すべき3つのポイント

請求書を紙で送る慣習が強く残る企業間取引では、まだまだ請求書を手で封入し郵送している企業が多いのではないでしょうか。そのような中、電子帳簿保存法が繰り返し改正されたことで、PDFファイルの請求書をメールで送る請求書の電子化が、徐々に広まってきています。

e-文書法と電子帳簿保存法とは

e-文書法は、これまで法律で紙での保存を義務付けられていた書類(契約書、帳簿、議事録など)を、電子データとして保存することを許可するための法律です。2005年に施行され、複数の関係省庁が管轄しています。

電子帳簿保存法は、e-文書法によって電子データとしての保存が許可された書類のうち、国税関係帳簿書類についての法律です。1998年に施行され、国税庁が管轄しています。

施行当初の電子帳簿保存法は適用条件が厳しかったために普及が進みませんでしたが、以下のように改正を繰り返すことで、実務で利用しやすくなりました。

電子帳簿保存法の改正で請求書の電子化が促進

この電子帳簿保存法のなかで、電子化での保存が認められた書類として請求書があります。特定の要件を満たすことで、請求書を電子的に取り扱えるようになりました。

これまでの紙による請求書の発行

請求書を作成し、紙に印刷してから郵送するまでの手順を書き出してみますと、意外と多くの作業をこなしていることが分かります。

  1. 請求書作成
  2. 請求書の品目と金額の確認
  3. 請求書の印刷
  4. 封筒と切手の購入
  5. 請求書宛名のラベル印刷
  6. 請求書封入と宛名ラベル貼り
  7. 郵便局への持ち込み

また、紙による請求書の発行では、切手代や紙代、印刷代、封筒代などの費用がかかります。たとえば、請求書を300枚郵送した場合には、28,284円の費用がかかる計算になります。


単価件数小計
切手代84円/枚300枚25,200円
請求書の紙代0.7円/枚300枚210円
請求書の封筒代6.58円/枚300枚1,974円
請求書の印刷代3円/枚300枚900円
合計28,284円

サブスクリプション/SaaS事業では、一定期間で継続的にサービスを顧客に提供していくため、サービスを提供している間は、顧客に請求書を繰り返し郵送することになります。請求書の枚数が増えると、請求書の発行の手間とコストが大幅に増えていきます。

請求書を電子化してペーパーレスを実現

これまでの紙の請求書を発行するのではなく、請求書をPDFファイルに変換して、メールに添付して送付すると、ペーパーレスを実現できます。

請求書の電子化によるペーパーレスの実現

請求書を電子化した場合、「郵送のコスト削減(切手代や紙代、印刷代、封筒代など)」、「紙の請求書のファイリング&保管が不要」、「請求書の受領までの時間短縮」というメリットがあります。

請求書を電子化するメリット

ただし、メールの宛先を間違えたり、迷惑メールとして判定されてメールが不達になったりすることで、メールが相手に届かない可能性があることには注意しましょう。メールが相手に届いていても、経理担当者に転送し忘れることで、メール不達と同じ状況になることにもあります。

請求書を電子化に切り替えるときのポイント

これまで紙の請求書を郵送していて、今後は請求書の電子化に切り替えるときには、 次の3つのポイントを確認しましょう。

請求書を電子化するときの3つのポイント

ポイント1 事前通知

顧客にPDFファイルの請求書をメールで送る旨を事前に伝えましょう。PDFファイルの請求書の受領を拒否する顧客は少なからずいますので、どうしても紙の請求書を送ってほしい顧客には、いままで通り、請求書を郵送することになります。

ポイント2 移行期間

顧客の受け入れ準備も考慮すると、移行期間を設けましょう。移行準備期間は紙の請求書とメールを同時に送り、移行準備期間後はメールだけにすると、よりソフトランディングで移行できます。

ポイント3 メール疎通確認

PDFを添付した請求書のメールが、迷惑メールと判定されるなどで届かないことがありますので、メールが正しく届くことを確認しましょう。移行準備期間中に請求書のメールが届いているかも確認しておくことをお薦めします。

サブスクリプションの請求書を電子化したときの注意点

サブスクリプション/SaaS事業では、顧客は増え続ける傾向にあるので、請求書の枚数も増えていきます。そのため、請求書を電子化した後も、次の仕組みを構築しておくことが大事です。

  1. 定期的な請求書を作成する仕組み
  2. 大量の請求書をPDFに変換する仕組み
  3. PDFにした大量の請求書をメール送付する仕組み
  4. 紙とPDFの請求書を送付するフローが混在した仕組み

まとめ

e-文書法と電子帳簿保存法によって、PDFファイルの請求書をメールで送る請求書の電子化が普及してきています。

請求書を電子化すると、請求書の印刷や封入作業が不要になり、請求書発行にかかる時間や手間を抑えられる大きなメリットがあります。そのため、PDFの請求書の受領を断る顧客もまだまだいますが、請求書をメールで受け取る慣習を顧客側が受け入れるようになっていくかと思います。

サブスクリプション/SaaS事業では、請求書を電子化に切り替えた後も、大量の請求書を効率的にメール送付する仕組みを構築しておくことが大事です。

将来的には、請求書PDFを添付したメールや、請求書へのリンクが記載されたメールを送る業務フローが主流となることで、業務改善がより進んだ世界が実現します。

参考資料

首相官邸:e-文書法の施行について
国税庁:電子帳簿保存法関係
e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定

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