今こそ紙の請求書業務を見直そう!電子取引の始め方をわかりやすく解説

今こそ紙の請求書業務を見直そう!電子取引の始め方をわかりやすく解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんの会社では、請求書をどのように発行しているでしょうか?多くの会社では、請求書を紙に印刷した上で、取引先に郵送しているのではないかと思います。

その一方で近年では、電子帳簿保存法の改正等、書類の電子化の流れが加速してきていることも事実です。電子化に対応したシステムやサービスも様々なものが出てきています。

請求書を電子化するというと、少し難しい印象を受けますが、実は、全く難しいことはありません。それどころか請求書の電子化には様々なメリットがあるのです。

そこで以下では、電子取引の第一歩として、請求書の電子化についてわかりやすく解説していきます。

請求書を電子化することのメリット

請求書を電子化するのが世の中の流れであるといっても、それなりのメリットがなければ、紙の請求書から見直す意味がありません。

そこで、以下ではまず、請求書を電子化することによるメリットを具体的に解説していきます。

イメージしやすいよう、請求書の発行の流れに沿ってみていきましょう。

請求書に押印が不要

紙で請求書を発行している場合、印刷して金額をチェックした後、多くの会社では会社印を押なつしていると思います。会社印である以上、担当者自らが押なつするのではなく上長に確認を受ける等、一定の手続きを経て押なつしていることと思います。

このような手続きは、請求書の枚数が多くなってくると非常に時間がかかる作業となります。しかも、請求書の発行は毎月の定例的な作業となるため、継続的に発生する業務となります。

まず、請求書の電子化によって、このような作業が不要となります。

なぜなら、電子データである請求書に直接押印することはできないからです。請求書に印影が必要な場合には、請求書のフォーマットに印影の画像が入れた状態で請求書の電子データを作成することになります。

直接、押印しないことで不安に感じられる方もいらっしゃるかもしれませんが、そもそもなぜ社印を押なつしていたのかを改めて考えてみましょう。

取引先からすれば、社印が押なつされている請求書と押なつされていない請求書があった場合、確かに押なつされている方が信憑性が高いと感じることは間違いないでしょう。しかし、請求内容が正しいものであるかどうかは取引先でも確認できますから、社印は必須の要件ではありません。

また、社内手続きとしても、請求書に誤りがないことをチェックすることが本来の目的であり、社印を押なつすることが主たる目的ではありません。

したがって、社印を請求書発行の都度、押なつせず、最初から画像として請求書のフォーマットとして取り込んでしまったとしても、内容のチェックさえしっかりと行っていれば問題はないはずです。

したがって、請求書の電子化によって押なつの手間を省略できるメリットは大きいと言えるでしょう。

請求書の郵送が不要

紙で請求書を発行している場合、請求書に押印した後は、取引先ごとに郵送することとなります。郵送するためには、まず、封筒に宛名書きをしなければなりません。そして、その封筒に取引先を誤らないように注意しながら請求書を入れていくことになります。万一、違う取引先の請求書を入れてしまえば、請求内容が他社に漏洩してしまうことになり、会社の信用問題となりかねません。作業は慎重に行う必要があります。

封筒に請求書を入れ終わったら、切手を貼って投函します。この段階でも、切手を貼る手間や投函する手間がかかります。

このように、紙で請求書を発行している場合には、請求書の発送に様々な手間がかかることがわかります。

これに対して、請求書を電子化するとこれらの手間がほとんど不要となります。

まず、封筒に宛名書きをしたり、請求書を封筒に入れる作業が不要となります。代わりに電子メールに添付して取引先に送信するだけです。また、切手を貼って投函する作業も不要なので、郵送料もかかりません。

さらに、取引先にとってもメリットがあります。それは、請求書が郵送よりも早期に到着することです。取引先側でも月次の決算で費用を確定させるために、請求書の到着を待っている可能性があります。速やかに請求書を送付できることで、取引先の決算の早期化に貢献できる可能性があります。

保管場所が不要

請求書を電子化した場合のメリットとして、保管場所が不要となることも挙げられます。

請求書を発行した場合には、請求書の控えを保管しておく必要があります。もし、紙で請求書を発行している場合には、当然その控えも紙となりますので保存期間分の請求書の控えが書庫等に保管されることとなります。請求書は毎月発行されるものですし、特に売上が増加してきている場合には、その枚数が急激に増加することとなります。

これに対して、請求書を電子化している場合には、パソコンの中に保存しておくことができるため、書庫等に保管する必要がなくなります。

また、電子データで請求書を保存しておくことで、発行済の請求書を容易に確認することができるメリットもあります。紙の請求書であれば、目的の請求書を書庫で1枚ずつ探さなければなりませんが、電子データであれば検索機能によってすぐに目的の請求書を見つけることができます。

さらに、電子データであればバックアップが容易であるというメリットもあります。紙の請求書の場合、その保管場所が万が一、災害等で被災した場合には請求書の控えも消失してしまうリスクがあります。これに対して、電子データの請求書であればコピーすることも容易ですので、定期的に別の場所にバックアップを取っておく等の措置を講じることによって、災害への備えをしておくことができます。

紙の請求書を電子化するメリット

電子取引の始め方

上記で、電子取引のメリットについて解説してきました。ここからは、電子取引の具体的な始め方についてみていきましょう。

請求管理システムを導入する

電子取引をどのように始めるかは、自社で既に請求管理システムを導入しているかどうかによって異なります。導入していない場合には、まず請求管理システムの導入から始めるとよいでしょう。

なぜなら、手書きやエクセルで請求書を作成するよりも、簡単に電子化をすすめることができるからです。

例えば、手書きで請求書を作成している場合には、PDFのような電子データを作成するために、1枚ずつスキャナー等で読み込みをする必要があります。この場合、紙と電子データの両方の請求書が存在することになりますので、どちらを本書とするかという問題が生じますし、紙の請求書が残ることで電子化によるメリットを十分に享受することができません。

また、エクセルで請求書を作成している場合にも、PDFファイルへの変換が必要となります。この場合も1つの請求書に対して、エクセルファイルとPDFファイルの2種類のファイルが存在することとなり、間違いのもととなります。

これに対して、請求管理システムであれば、請求書を一元管理することができるため、上記のような問題は発生しません。また、取引先にメールを送信するところまで自動で行ってくれる機能を有しているシステムもあります。

このように、請求管理システムを導入することで、電子取引を始める準備がほとんど整うと言って良いでしょう。

また、近年の請求管理システムは、クラウドサービスとして提供されているものも多く、自社でサーバーを用意する必要がありません。つまり、初期費用をほとんどかけずにシステムを導入することができます。システムの導入が不安という方は、無料の試用期間があるシステムを試しに利用してみると良いでしょう。

請求管理システムを導入することによるメリット

また、請求管理システムを導入することで、電子化以外にも様々なメリットを享受することができます。

取引は、販売から代金回収までが一連の流れとなって続いており、請求書の発行も例外ではありません。取引先に商品を納品して売上を計上することで請求書を発行することができますし、請求書を発行することによって、取引先から販売代金を回収することができるのです。

手作業の場合には、売上計上、請求書発行、入金処理といった一連の流れは別々の業務として行われていることが多く、それぞれ重複する部分があることも事実です。

それに対して、請求管理システムではこれらの業務を一元管理することによって、業務間の重複を取り除き、効率化することができるのです。

例えば、売上の計上は1か月分をまとめて集計して仕訳していても、請求書の発行は取引先ごとに行わなければいけません。手作業の場合、集計する単位が異なることによって事務作業が煩雑となりますし、集計誤りが発生する可能性もあります。請求管理システムであれば、期間単位、請求単位での集計を自動で行うことができますので、売上計上の作業を省力化することができます。

また、入金処理についても手作業で行っている場合には、非常に煩雑な業務となります。特に、入金処理を複雑にしているのは、請求額と入金額が一致しないことがあることです。理由は様々ですが、主な理由を挙げると以下のとおりです。

  • 振込手数料を差引して支払ってきた場合
  • 未請求の分も前払いして支払ってきた場合
  • 複数の支店に発行した請求書を本店でまとめて支払ってきた場合

このような複雑な入金については、そもそもシステムで管理できるのか不安に思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、請求管理システムではきちんと管理できますので安心して利用することができます。

また、取引先からの入金を通帳で確認している場合には、銀行からオンラインで入金明細を取得するように変更することで、業務を効率化することができます。記帳をする手間が省けますし、請求管理システムには銀行から取得したデータをそのまま取込みする機能がありますので、入金額を誤ることもありません。

さらに、入金処理のあとには未回収の代金を把握して、代金を回収する業務があります。速やかに代金を回収するためには、早期に入金確認を行うことが必要ですので、記帳よりもオンラインによる確認の方が有利であると言えます。代金回収業務は取引先と接点がある営業部門で行うことが多いと思いますが、請求管理システムでは、経理部門と営業部門で情報連携をする機能を有しているものもありますので、代金回収業務の効率化を進めることができます。

取引先の了解を得る

請求書を電子化する準備が整ったら、いよいよ電子化された請求書を送付し始めることとなります。この時、重要なのが必ず取引先の了解を得るということです。実は、請求書の電子化は取引先に大きな影響を及ぼす可能性があります。なぜなら、2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、電子データで送付した請求書は電子データのまま保存することが義務化されたからです。この義務には2年間の猶予期間が設けられていますので、当面は紙に印刷して保存することも可能ですが、2年後には電子データでの保存が必須となります。

したがって、従来、紙での請求書しか受領していなかった取引先であれば、自社が電子データの請求書を送付することで、紙で保存する請求書と電子データで保存する請求書の2つのパターンに対応しなければならないこととなります。

このように書くと少しハードルが高いように思われますが、実際には多くの会社で既に電子データによる請求書を受領しているものと思われます。そうであれば、自社が請求書を電子化したからと言って、状況が変わるわけではありませんので、上記の問題は発生しないこととなります。

また、取引先に請求書の電子化を申し入れる際には、なんらかのメリットも伝えることができれば良いでしょう。例えば、電子化によって郵送にかかっていた時間を短縮できることとなりますので、請求書の送付時期を前倒しすること等が考えられます。

まとめ

以上、紙の請求書を見直して電子化することによって得られるメリットと、具体的な電子取引の始め方について解説してきました。

請求書を電子化することによって、請求書に1枚ずつ押印する手間や、郵送にかかる手間をなくすことができ、業務を効率化することができます。請求書の電子化と聞くと、少し難しい印象を受けがちですが、請求管理システムを利用すれば、電子取引を始めるためのハードルは非常に低く、意外と簡単に始められることがわかっていただけたと思います。

また、実際に、電子化した請求書を送付する際には、取引先の了解を得ることが大切です。電子化した請求書を受領するためには、取引先側でも準備が必要となる場合があります。取引先にも都合がありますから、難色を示された場合には無理を言わず、また時期をみて申し入れをしてみると良いでしょう。

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