電子保存できる証憑書類の種類と保存期間は?メールと郵送におけるそれぞれの違いも解説!

電子保存できる証憑書類の種類と保存期間は?メールと郵送におけるそれぞれの違いも解説!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

テレワークの普及などにより、経理業務においても電子化が推進されています。「電子帳簿保存法」の改正もあり、対応に追われている企業も多いのではないでしょうか。

そのような状況のなか、「電子保存できるのはどの証憑書類?」「郵送で受け取った場合はどうする?」とお悩みの経理担当者もいらっしゃるかと思います。今回は、経理担当者の皆さまに向けて、証憑書類の電子保存について解説します。

証憑書類とは?

「証憑(しょうひょう)書類」とは、取引の「証拠」になる書類のことをいいます。企業は、事業をすすめていくなかで、たくさんの取引を行います。売買契約や商品の仕入・売上、従業員への給与支払いなど、多岐にわたるのです。

仮に、すべての取引が口約束であったとすれば、取引内容が把握できず、正確な会計処理も難しくなるでしょう。そのため、取引の内容が記してある証憑書類は、きちんと保存しておく必要があります。

証憑書類には大きく分類して4種類あり、「仕入にかかわる書類」「売上にかかわる書類」「人事にかかわる書類」「その他事業運営に必要な書類」に分けられます。以下の表では、証憑書類の種類と具体例をまとめたので、確認しておきましょう。

証憑書類の種類と具体例

証憑書類の種類と具体例
仕入にかかわる書類契約書、発注書、納品書、レシート など
売上にかかわる書類契約書、請求書、領収書、納品書の控え など
人事にかかわる書類従業員に支払った給与の明細、タイムカード など
その他事業運営に必要な書類預金通帳、クレジットカードの明細、賃貸借契約書 など
証憑書類の種類と具体例

証憑書類をきちんと管理していないと税務調査の際に指摘され、場合によっては加算税などを徴収されることがあります。また、取引先と交わした書類を紛失してしまった場合は、取引相手にルーズな印象を与えてしまうでしょう。さらに、書類の管理がずさんであると、不正な取引が起こりやすくなる可能性も高まります。

そのため、証憑書類はきっちりと保存・管理し、企業の信頼を落とさないようにする必要があります。

証憑書類の保存期間は?

証憑書類は、取引の内容を証明する証拠書類であることはすでに説明しました。会計上も、証憑書類を参照して経理をしますが、その年度の決算が終了したらすぐに破棄してよいというわけではありません。ここでは、証憑書類の保存期間について解説していきます。

書類によって保存期間が異なる

証憑書類は、種類によって保存しなければならない期間が異なります。法人税法や消費税法などの税法にかかわる書類は7年、貸借対照表や損益計算書などの計算書類、会計帳簿は会社法上で10年、会計監査報告書は5年保存する必要があります。

主な証憑書類の保存期間は、以下のとおりとなります。

主な証憑書類の保存期間

根拠法令書類名保存期間
法人税法帳簿類(総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など)7年
法人税法書類(貸借対照表、損益計算書、契約書、領収書など)7年
消費税法取引先等の必要事項を記載した帳簿7年
消費税法仕入税額控除をするための書類、請求書等7年
会社法計算書類(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書など)10年
会社法会計帳簿(総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など)10年
会社法会計監査報告書5年
主な証憑書類の保存期間

さて、上記の表からわかるとおり、法人税法上の「帳簿類」と「書類」、会社法上の「計算書類」と「会計帳簿」は、保存の対象となる書類が重複しています。そのため、会社法に従って証憑書類を保存すると、おのずと法人税法上の要件も満たすこととなります。

なお、決算書をはじめとした重要性の高い書類は実務上、永久保存とするケースも多いため、自社の規定に従った処理をするようにしましょう。

保存期間経過前に破棄したら?

誤って、保存期間が経過する前に書類を破棄してしまっていたら、どうなるのでしょうか?

法人税法では、青色申告の取り消しや欠損金の繰越控除が認められなくなる可能性があります。また、消費税法上では、仕入税額控除が否認され、納付する税金が増えてしまう恐れがあります。

また、会社法上においても、過料が課せられる場合があるため注意が必要です。証憑書類をうっかり破棄してしまわないように、管理はしっかりと行いましょう。

電子保存とは?

証憑書類を電子的に保存することを、「電子保存」といいます。紛失防止や印刷のためのコスト削減が図れるほか、テレワークの浸透により普及がすすんでいるのです。

経理や税務にかかわる書類は、「電子帳簿保存法(以下、電帳法)」という法律で保存方法が定められており、適用が義務化された取引もあります。以下では、電帳法の概要や保存対象となる書類の解説をしていきます。

電子帳簿保存法の概要

電帳法は、会計帳簿や決算書、領収書などの書類(国税関係帳簿、国税関係書類)、電子取引の内容を電子的に(データで)保存するための法律です。

経理のデジタル化や生産性の向上を目的として平成10年7月に施行され、これまで何度も改正されてきました。

電帳法では、どのような書類を電子データで保存できるかが規定されており、大別すると以下の表のとおり3つの区分に分けられます。

電帳法の区分

①電子帳簿等保存電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
②スキャナ保存紙で受領・作成した書類を画像データで保存
③電子取引電子的に授受した取引情報をデータで保存
電帳法の区分

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

①電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、具体的にいえば会計ソフトなどで作成した帳簿や電子的に作成した国税関係書類などを、データのまま保存することをいいます。

②スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受け取ったり、自社で作成したりした書類を画像データでスキャンし、保存することをいいます。

③電子取引

取引情報(領収書や請求書などの証憑書類)を電子メールで受け取ったり、インターネット上からダウンロードしたりした際は、電子取引に該当します。

なお、令和4年1月の法改正において、電子取引で授受した電子データは必ず電子保存することになりました。詳しくは後述します。

また、電帳法で保存の対象となる証憑書類等は以下のとおりです。

書類等の種別書類等の名称電帳法上の区分
国税関係帳簿仕訳帳、総勘定元帳、補助簿 など①電子帳簿等保存
国税関係書類決算関係書類貸借対照表、損益計算書、試算表 など①電子帳簿等保存
取引関係書類契約書、請求書、領収書、注文書 など ※自己が発行した書類の場合は写し(控え)自己が発行した場合は①または② 相手から受領した場合は②
電子取引EDI取引、インターネット・電子メール・クラウド取引 など③電子取引

電子帳簿保存法の改正

電帳法は令和4年1月に改正されました。電子取引はデータで保存することが義務化されたほか、スムーズな導入・運用のため、一部要件が廃止・緩和されました。主な改正内容は以下のとおりです。

電帳法の主な改正内容

改正内容改正前改正後
電子取引における電子データ保存の義務化電子取引で授受した電子データを紙に出力して保存が可能電子取引で授受した電子データは必ず電子保存する
税務署長の事前承認制度の廃止適用の3か月前までに税務署へ届け出する税務署への届け出が不要
検索要件の緩和・取引年月日や勘定科目、金額のほか、主要な記録項目も検索条件として設定できること
・条件を組み合わせて検索ができること
検索条件は、取引年月日、取引金額、取引先のみ
タイムスタンプ要件の緩和タイムスタンプの付与は3営業日以内に行い、受領者の自署も必要タイムスタンプの付与は最長で約2か月とおおむね7営業日以内に行う
電帳法の主な改正内容

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

上記の主な改正点のうち、実務で最も影響が大きいのが「電子取引における電子データ保存の義務化」です。

電子取引は、すでに説明したとおり、メールで受信・送信した書類やインターネット上からダウンロードした取引情報のことをいいます。電帳法の改正前は紙で出力し、保存することが認められていましたが、改正後はデータでの保存が義務化されました。

この義務化は、企業の規模にかかわらず、すべての事業者に適用されます。そのため「自分の会社は小さいから関係ない」とはならないため、注意しましょう。

さて、法改正でデータ保存の要件が緩和されたとはいえ、電子取引の保存をスムーズに行うためには多くのハードルがあり、企業の経理担当者を悩ませています。

そのため、上記のデータ保存の義務化には、令和4年度税制改正大綱において、「宥恕(ゆうじょ)措置」と呼ばれる猶予期間が設けられました。以下では、宥恕措置について解説します。

紙での保存が許容される「宥恕措置」

電帳法が令和4年1月に改正され、電子取引に関する書類はデータでの保存が義務となりました。しかし、データ保存への対応が未完了な事業者が多く、制度の周知も十分でないという状況から、令和4年度税制改正大綱において「宥恕措置」という猶予期間が設定されました。期間は令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間です。

宥恕措置では、

・やむを得ない事情があり
・書類を出力し、提示・提出できる場合

は、紙での保存が許容されます。

ここでいう「やむを得ない事情」とは、「社内のワークフローが未整備」であることや「システム改修が間に合っていない」などが想定されるでしょう。宥恕措置を適用している場合、税務調査等で確認されることがあるため、回答をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。

この措置は、あくまで「宥恕」です。法律施行の「延期」ではありません。そのため、宥恕期間の終了間際になって「まだ対応ができていない!」とならないように、今から準備・対策をしておくべきです。

電子帳簿保存法における証憑書類の保存

電帳法を適用した場合においても、証憑書類の保存期間はこの記事の前半で説明したとおりの年数となります。

税法上、帳簿類や決算書類は7年の保存義務があるため、データで保存する際も同様の期間が必要となります。

電子保存はメールと郵送で違いがある?

証憑書類を電子保存する際、受け取りがメール(データ)と、郵送(紙)では保存方法が異なります。ここでは、それぞれの保存方法について紹介します。

メールで証憑書類を受け取った場合

メール(PDFなど)で証憑書類を受け取った場合、電帳法上では「電子取引」に該当します。そのため、受け取った書類はデータで保存しなければなりません。

データは、

・改ざん防止の措置をとる
・取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする
・ディスプレイ・プリンター等を備え付ける

などの要件を満たした状態で保存します。

参考:電子取引データの保存方法をご確認ください(国税庁)

郵送(紙)で証憑書類を受け取った場合

郵送(紙)でのみ証憑書類を受け取り、電帳法を適用してデータ保存する場合は、「スキャナ保存」をすることになります。

対象となる書類は、①取引先から受け取った書類、②自己が作成して取引相手に交付する書類の写しです。具体的には、契約書や見積書、注文書、領収書、請求書などが該当します。

また、スキャナ保存できる書類には「一般書類」と「重要書類」があります。一般書類は、見積書や注文書など、資金や物の流れに直結・連動しない書類を指し、重要書類とは、契約書や領収書、請求書といった、資金や物の流れに直結・連動する書類です。書類の種別によって保存要件が異なりますので、スキャナ保存を行う際は注意しましょう。

参考:はじめませんか、書類のスキャナ保存!(国税庁)

なお、証憑書類を紙で受け取り、データで保存しない場合、電帳法は適用されません。したがって、従来どおりファイリング等で保存しておけば問題ありません。

メールと郵送両方で証憑書類を受け取った場合

メール(電子データ)で証憑書類を受け取り、後日郵送で原本が送付されてきた場合は、紙を原本と見なします。そのため、電子取引に該当せず、電子データで保存する必要はありません。

まとめ

証憑書類は、企業を経営していくうえで漏れなく管理しなければなりません。この記事で紹介したように、根拠となる法令や書類の種類によって保存期間が異なるため、うっかり破棄してしまわないように注意が必要です。

証憑書類を電子データで保存する際は、電帳法が適用されるため、要件を満たした形で管理する必要があります。令和5年12月31日までは宥恕期間ですので、早めに準備をすすめておきましょう。

今後、帳票の電子化はさらに加速していくと予想されます。自社のリソースだけでは管理しきれない場合は、電帳法に対応したシステムを導入してみるのもおすすめです。

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