サブスクリプションの請求書郵送を自動化しよう!

請求書を紙で送る慣習が強く残る企業間取引では、まだまだ請求書を手で封入し郵送している企業が多いのではないでしょうか。今回は、サブスクリプション/SaaS事業における請求書の郵送自動化をご紹介します。

サブスクリプションの請求書郵送業務フローの改善

なぜ請求書が大事なの?

毎月毎月、発行する請求書。なぜこんなに手間と時間をかけて請求書を作成しているのだろうか… と思ったことは一度や二度ではないはず。なぜ請求書は必要なのでしょうか?

企業は、顧客へのサービス提供の対価としてお金を受け取るために、顧客に請求書を発行します。顧客も企業にお金を支払う根拠として請求書を利用しています。

サブスクリプション/SaaS事業では、定額課金や従量課金、定額と従量を組み合わせた課金などがある上に、月額オプションの追加などで、顧客ごとに請求金額が異なることが往々にしてあります。そのため、請求書は、企業にとってもその企業の顧客にとっても、どのようなサービスをどのような対価で取引したかが記録されたとても大事な証憑書類になります。

どうやって請求書を送るの?

顧客に請求書を送付する方法としては、郵送とメールがあります。

最近では、請求書をメールで送る企業も増えてきていますが、BtoBの企業間取引では、まだまだ紙で請求書を送る慣習が残っています。

合理的に考えると、メールで請求書を送れば良いと思われがちですが、請求書の発行で一番大事なことは、「振込手続きをする顧客の経理担当者の手元に請求書が届いた状態にする」ことです。つまり、請求書が途中で無くなってしまっては困るのです。

請求書をメールで送った場合には、顧客の担当者が請求書のメールを見逃してしまったり、他のメールに埋もれて忘れてしまったり、経理担当者にメールを転送し忘れたりすることがあるため、紙による請求書の郵送を望む企業が多くいます。また、顧客が請求書を紙で管理していて、顧客側が請求書の原本を欲しがるために請求書を郵送するという理由もあります。

サブスクリプションでは請求書を毎月郵送する

サブスクリプション/SaaS事業では、一定期間で継続的にサービスを顧客に提供していきます。そのため、サービスを提供している間は、顧客に請求書を繰り返し郵送することになります。

請求書を作成してから郵送するまでの手順を書き出してみますと、意外と多くの作業をこなさないといけないことが分かります。しかも、毎月毎月、同じ顧客に同じような請求書を発行していく作業を繰り返す必要があります。

1. 請求書作成

サービス提供の対価として請求書を作成します。新規顧客への請求の場合には、新しく請求書を作成することになりますが、既存顧客への請求の場合には、前回発行した請求書をコピーして作成したりします。

2. 請求書の品目と金額の確認

定額課金や従量課金、定額と従量を組み合わせた課金などがありますので、顧客との契約条件に沿った品目や金額になっているかを確認します。追加発注があった場合には、その品目と金額が加算されているかを確認する必要があります。

3. 請求書の印刷

プリンタを利用して、請求書を手動で印刷します。

4. 封筒と切手の購入

郵送したい請求書の枚数分の封筒と切手を、郵便局などで事前に購入します。少し多めに購入した場合、在庫管理をする必要があります。

5. 請求書宛名のラベル印刷

プリンタを利用して、請求書の宛名をラベル印刷します。

6. 請求書封入と宛名ラベル貼り

請求書の宛名と宛名ラベルが同じ顧客になっているかを確認した上で、宛名ラベルを封筒に貼り、請求書を封筒に入れます。

7. 郵便局への持ち込み

封入済みの請求書を郵便局に持ち込み、郵送手続きをします。

サブスクリプションの請求書郵送に時間が奪われる

請求書はだれが発行しているのでしょうか?経理担当者が請求書を発行している場合もありますが、多くの企業では、顧客とやり取りしている営業担当者が請求書を発行しています。顧客に請求書を送らない限り、顧客からの入金はありませんので、請求書の発行が重要であることは営業担当者も良く分かっていますが、営業担当者としては、請求書発行よりも、新規顧客の課題解決や提案に時間を使いたいのが本音ではないでしょうか。

サブスクリプション/SaaS事業では、新規の契約を獲得した分だけ、毎月の請求書の発行枚数が増えていくという特性があります。そのため、事業がスケールして拡大路線になっていると、毎月毎月、営業担当者が請求業務にかかる手間と時間が膨大になっていくという大きな課題がでてきます。

請求書の枚数が増えていきますと、具体的には以下のような手間と時間がかかってきます。

  • 請求書の印刷に時間がかかる
  • 請求書の内容確認に時間がかかる
  • 封入とラベル貼りに手間と時間がかかる
  • 封筒や切手の購入と在庫管理の手間が増える

そのため、請求書の増加に耐えうる請求書郵送の業務フローが構築されていないと、封筒の準備から請求書の印刷、封入、郵送まで、現場の負担は増えるいっぽうです。

サブスクリプションの請求書郵送を改善しよう

請求書の枚数が少なければみんなで手分けして請求書を発行することができます。しかし、普段、請求書の発行が不慣れな方ですと、ミスをするリスクが高まります。また、請求書の枚数が増えることで、結局、人手が不足するという人数の限界があります。手伝いする方も普段の仕事をする時間が減ってしまうため、残業しなければならなくなったりで、どこかにしわ寄せがでてしまいます。これでは本末転倒と言わざるを得ません。

そのため、請求書の枚数が増えても、時間や手間を増やさずに、毎月の請求書の郵送が滞りなく終わる業務フローを構築する必要があります。その解決策として、郵送の自動化があります。

KIMERAがサブスクリプションの請求書郵送を解決!

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KIMERAを利用いただくと、請求書の郵送を自動化できます。請求書の印刷や封入作業を行うことなく、請求書をワンクリックで一括で郵送します。封筒や切手を購入する必要もありませんし、在庫管理も不要になります。請求書の枚数が大幅に増えても、請求書発行にかかる時間や手間を抑えられます。

将来的には、請求書をメールで受け取る慣習を顧客側が受け入れるようになっていくかと思います。その際には、請求書PDFを添付したメールや、請求書へのリンクが記載されたメールを送る業務フローが主流となりまして、業務改善がより進んだ世界が実現します。


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