前払費用が必要な理由は?前受収益・未払費用・未収収益との違いも解説!

前払費用が必要な理由は?前受収益・未払費用・未収収益との違いも解説!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんは、前払費用とは何かと聞かれてすぐに答えることができるでしょうか。答えられる方はかなり経理に習熟していると言えるでしょう。前払費用は経理の実務を行う際に、非常にわかりにくい勘定科目です。しかし、適正な利益を計算するためには、不可欠なものでもあります。

そこで、以下では前払費用が何のために必要なのか、具体的な管理方法を含めてわかりやすく説明していきます。

前払費用は何のために必要?

前払費用は、その名称に「費用」が入っているため、費用科目と思われがちですが、実は「資産」科目となります。なぜ資産科目として前払費用が必要なのでしょうか?それは、現金・預金を支払ったタイミングと実際に費用計上するタイミングが異なる場合があるからです。

具体例を考えてみましょう。

例えば、自社の事務所を賃借しているケースについて考えてみます。その支払条件として毎年、3月中に翌月4月から1年分の賃借料を一括して振込みすることになっているとします。

この場合の仕訳は以下のとおりです。なお、1年分の賃借料は12,000円としています。

<3月の仕訳>

前払費用 12,000円 / 預金 12,000円

上記のように、3月の時点では預金の支出はあるものの、実際の賃借期間は4月以降であることから費用はまだ発生していません。そのため、資産科目としての前払費用を使って仕訳をしています。

さらに、翌月以降の仕訳は以下のとおりとなります。

<4月の仕訳>

支払賃借料 1,000円 / 前払費用 1,000円

※前払費用の残高:11,000円

<5月の仕訳>

支払賃借料 1,000円 / 前払費用 1,000円

※前払費用の残高:10,000円

  :

<翌年3月の仕訳>

支払賃借料 1,000円 / 前払費用 1,000円

※前払費用の残高:0円

上記のように、3月に計上した前払費用を毎月、支払賃借料に振替えすることによって費用計上しています。つまり、4月以降は預金の支出がないものの、前払費用という勘定科目を使用することによって、賃借期間にわたって費用が計上することができるのです。

このように、前払費用は現金・預金の支払いのタイミングと費用計上のタイミングとのズレを補正する大切な役割を果たしていると言えます。

前払費用と似ている勘定科目:前受収益未払費用未収収益

前払費用が必要な理由は?前受収益・未払費用・未収収益との違いも解説!

前節の例で、前払費用が必要とされる理由についてわかっていただけたと思います。前払費用について理解できれば、似た科目である前受収益未払費用未収収益についても簡単に理解することができます。

また、前払費用とこれらの勘定科目の違いについて知っておくことで前払費用についての理解もさらに深まるでしょう。

前払費用を含めたこれらの4項目は、経過勘定項目と呼ばれています。これらの項目がなぜ必要なのかというと、前節でご説明した通り、現金・預金の受取り・支払いと収益・費用の計上のタイミングを補正するためです。

例えば前節では、事務所の賃借料として前払費用の仕訳を紹介しましたが、これに対して前受収益という勘定科目は、ちょうど反対の立場である貸付側で生じることとなります。具体的な仕訳は以下のとおりです。

なお、自社が事務所の貸付をしているケースで、その支払条件として毎年、3月中に翌月4月から1年分の賃貸料を一括して振込みしてもらうことになっているとします。また、1年分の賃借料は12,000円とします。

<3月の仕訳>

預金 12,000円 / 前受収益 12,000円

上記のように、3月の時点では預金の振込みはあるものの、貸付期間は4月以降であることから収益はまだ発生していません。そのため、負債科目としての前受収益を使って仕訳をしています。

さらに、4月以降の仕訳は以下のとおりとなります。

<4月の仕訳>

前受収益 1,000円 / 受取賃貸料 1,000円

※前払収益の残高:11,000円

<5月の仕訳>

前受収益 1,000円 / 受取賃貸料 1,000円

※前受収益の残高:10,000円

  :

<翌年3月の仕訳>

前受収益 1,000円 / 受取賃貸料 1,000円

※前受収益の残高:0円

上記のように、3月に計上した前受収益を毎月、受取賃貸料に振替することによって収益計上しています。つまり、4月以降は振込みによる収入がないものの、前受収益という勘定科目を使用することによって貸付期間にわたって収益を計上することができるのです。未払費用と未収収益についても基本的な考え方は同じです。

また、「前払金」も前払費用と混同しやすい勘定科目です。他にも前受金、未払金・未収金という勘定科目がありますが、それぞれ前受収益・未払費用・未収収益と非常に紛らわしいものと言えるでしょう。

これらの違いは、前払費用等の経過勘定項目が、「継続して行われる」役務提供を対象としているのに対して、前払金等は物品の販売や単発で行われるサービスを対象とするものであることです。前者は損益を正しく計上するために理論的に計上されるものであるのに対し、後者は単に取引代金が未決済であることにより発生するものであると言えます。

例えば具体例を挙げると、前者の経過勘定項目の対象となる取引には、不動産の賃借に伴う賃借料のほか、金銭の借入に伴って発生する支払利息、保険に加入している場合の支払保険料が挙げられます。また、これらはいずれも継続して行われる取引であると言えます。

これに対して、後者の未決済取引には、文房具等の物品を購入したが支払が完了していない場合や、クリーニング代金が未決済であった場合等が該当することとなります。

前払費用の管理

前節で、前払費用が継続的な役務提供を対象としていることについて説明しました。また、このような取引の具体例として不動産の賃借や金銭の借入、保険を挙げました。

その他にも近年増加している取引として、サブスクと呼ばれているサービスがあります。サブスクというのはサブスクリプションのことで、料金を支払うことでサービスを一定期間に渡って利用することができる契約のことを言います。身近な例で言えば、定期購読をする場合やクラウドサービスを利用してシステムを使用する場合等が挙げられるでしょう。

このように、私達が継続的なサービスの提供を受ける機会は確実に増えてきています。それは、言い換えれば前払費用の対象となる取引が増加してきていることを意味します。したがって、前払費用は今後益々、重要となっていくでしょう。

その一方で、前払費用はその管理が少し難しいことも事実です。なぜなら、前払費用を計上する際には請求書等、外部とやりとりする書類がありますが、その後、費用に振替していく時には基本的に自社内で管理していくこととなるからです。

以下では、具体例を用いて前払費用の管理について考えてみましょう。

まず、前払費用の対象とならない単発の取引について見てみます。

例えば、事務用品等の消耗品を購入した場合には、購入後に請求書が送付されてくることとなります。その際には当然、購入した金額が請求されてくることとなりますので、その請求額を費用計上すればよいこととなります。

これに対して、前払費用の対象となる継続的な役務提供の場合はどうでしょうか。

例えば、保険料を支払う場合について見てみます。請求書が送付されてきて、1年分の保険料を前払いするとします。勘定科目は消耗品の購入の場合には、消耗品費として直接、費用計上しましたが、今回の例では前払費用として資産計上することとなります。また、この段階では費用計上が完了していませんので、保険期間に渡って毎月、費用計上していくこととなります。

実際に翌月以降、費用計上する際には何か証票書類となるものはあるでしょうか?請求書は既に受領済であるため、自社で管理している前払費用の管理表だけが頼りとなります。このように外部から請求書が送付されてくるわけではないため、計上洩れや金額誤りがないように、しっかりと管理していく必要があるのです。

しっかり管理すると言っても、具体的にどうしたら良いのかわからないという方もいるかもしれません。そこで、以下では前払費用の管理方法について紹介していきます。

まず1つ目は、チェックリストの作成です。チェックリストの様式は自由ですが、請求書の有無にかかわらず行う仕訳としてリスト化しておきましょう。

また、皆さんの中には決算整理で行う仕訳について、既にチェックリストを作成している方もいらっしゃるかもしれません。その場合には、そのリストの中に前払費用の仕訳について追加しておくという方法もあるでしょう。前払費用のように請求と異なるタイミングで仕訳が必要となる項目は、日常仕訳というよりは決算整理仕訳に近い性格のものとなります。決算時には貸倒引当金・賞与引当金・減価償却費等の決算整理仕訳を行うこととなりますが、これらと同じ性質のものと考えることができます。

2つ目の方法は、前払費用の残高をチェックすることです。通常は前払費用の費用への振替え洩れがないかどうかを費用の内訳を見てチェックすることとなりますが、それと同時に前払費用の残高がその月に残っているべき金額となっているかどうかをチェックするのです。このことによって、損益計算書と貸借対照表の両面からチェックすることができます。

例えば、1年分の保険料を支払っている場合において、保険期間のうち3か月が経過したとします。その場合には、費用の面から見れば、3か月分の保険料が発生しているはずです。これに対して残りの保険期間は9か月となることから前払費用の残高は9か月分の保険料となっているはずです。もし、実際の残高がずれている場合には、費用の計上洩れ等、計上額に誤りがあることがわかります。

3つ目の方法は、販売管理システムのようなシステムを利用することです。システムには様々なものが提供されていますが、前払費用の管理を行うことができるものを利用することによって効率的に管理することができます。システムの良いところは、転記ミスや計算ミスのような不注意によるミスが起こりにくいことです。エクセル等で手管理している場合には、管理表に入力した金額と実際に仕訳した金額が一致していなかったり、エクセルに入力した計算式に誤りがあったりといったミスが起こりがちです。これに対してシステムで管理していれば、仕訳と前払費用の増減額の不一致が起こりませんし、前払費用の振替え洩れを防ぐため、振替え予定をあらかじめ入力しておくことができるものもあります。

このように、前払費用は計算上の金額となりますので実態が見えにくく、しっかりと管理していくことが大切です。特に2年分、3年分といった長期間にわたる費用を前払いする場合には、より慎重に管理していくことが求められるでしょう。

まとめ

以上、前払費用は何のために必要なのかについて、具体的に説明してきました。前払費用は現金・預金の支出のタイミングと費用計上のタイミングが異なる場合に、その補正を行うために必要とされる資産科目でした。このような科目は経過勘定項目と呼ばれていますが、適正な期間損益計算を行うためにとても大切な項目となります。

また、このように請求書等によらず計算上でのみ発生する項目というのは、貸倒引当金、賞与引当金のような引当金や減価償却等のような決算整理事項に近い性質のものであり、経理実務の中でもより理論的・会計学的な項目であると言えます。

しかし、計算上の項目であるということは同時に、継続的な残高の管理が難しいということを意味します。なぜなら、外部から費用計上の都度、請求書等が送付されてくるわけではないからです。

したがって、チェックリストの有効活用や、費用計上額と資産残高の両面から継続的にチェックすることによって、費用への振替洩れが発生しないよう注意する必要があります。

また、近年では、販売管理のシステムとして様々な機能を持ったものが提供されてきており、前払費用の残高管理ができるようなシステムを使用すれば、より効率的に業務を行うことができるようになります。

上記の管理の重要性については、前受費用以外の経過勘定項目にも共通して言えることです。例えば、前払費用が発生するような取引は、サービスを提供する側からすると前受収益が発生する取引となります。しかも、このようなサービスを事業として行っている場合には、多数の顧客との取引が発生することとなりますので、前受収益の管理も相当に煩雑となるでしょう。このような場合にはシステム等による効率化は必須であると言えます。

販売管理システムにはクラウド上で利用できるものも多く、自社でサーバーをもつ必要がないことから初期導入費用もほとんど必要ありません。無料の試用期間が設けられているものもありますので、導入する際には是非、利用してみると良いでしょう。

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