ストックビジネスにおける手作業による請求の悩みと解決方法

ストックビジネスにおける手作業による請求の悩みと解決方法

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんは「ストックビジネス」という言葉を聞いたことがあるでしょうか?

ストックビジネスは従来から存在しているもので、顧客との取引を継続的に行うことによって安定的に収益を得るビジネスモデルのことを言います。

ストックビジネスの例としては、スマートフォン等の通信契約や、電気・ガス・水道のようなインフラに関する契約が挙げられますが、他にも近年増加してきているものにサブスクと呼ばれる定額サービスがあります。

そして、このようなストックビジネスに共通する大きな特徴が、同じ顧客に対して継続・反復的に請求が発生するということなのです。このことは、実務上、大きな負担となっており様々な悩みの種ともなっています。

そこで以下では、ストックビジネスにおける請求の悩みについて具体的な解決方法を紹介していきます。

ストックビジネスにおける請求の悩み

ストックビジネスでは、継続的に請求を行っていくこととなりますので、顧客が増えると請求書の発行枚数も膨大な数となっていきます。

例えば、請求書を1枚ずつ手書きして郵送している場合を考えてみましょう。

まず、請求書の作成ですが、継続的な取引であれば基本的な請求内容は毎月ほとんど変わらないと思われます。しかし、請求月の記載等、変更が必要となる部分もありますので、やはり手書きしなければなりません。

次に、作成した請求書を郵送するために、封筒の宛名書きと請求書の封入の作業が発生します。万一、請求書の封入誤りがあると請求情報が他の顧客に知られてしまうこととなりますので、慎重に行わなければなりません。

そして、ようやく投函することとなりますが、郵送の場合には取引先に到着するまである程度の時間がかかることとなります。取引先によっては、決算の都合等で事前にFAX等を依頼されることもあるかもしれません。

手作業のシステム化による解決

手作業の請求業務をシステム化した方がいい理由

このような悩みのほとんどは、請求管理システムを導入することで解決することができます。

例えば、請求行為は定型・反復的な面が多い上に正確さを要求される業務となりますが、システムを利用することで大きく効率化することができます。

次はシステム化することによるメリットについて、具体的に紹介していきます。

請求書を簡単に作成できる

システムでは、過去の請求をコピーして使用することができますので、毎月の請求書作成を簡単に行うことができます。作成済の請求書を利用することで、手書きによる記載ミスや請求書の作成モレを防ぐことにもつながります。

また、システムには請求書のひな型が用意されているため、請求書の様式に様式変更が必要な場合ついても悩むことがありません。法改正にも自動的に対応してくれます。

様式変更が必要な例として、例えば、2023年10月からインボイス制度が導入されることをご存知でしょうか?

これは、消費税の適格請求書等保存方式と呼ばれるものであり、請求書への影響を端的に言うと、インボイス制度導入後は請求書に新たに登録番号を記載する必要があります。本来、事業者が消費税を納付する際には受け取った請求書の消費税を控除することができるのですが、請求書にこの登録番号の記載がない場合にはその控除ができず、消費税の納付額が増加してしまうこととなるのです。

したがって、請求書に登録番号の記載があるかどうかは、取引の可否に影響するような大きな問題であると言えます。たとえ月単位の請求額が少額であったとしてもストックビジネスにおいては継続的な取引となりますので、月々の取引額が累計されていくことによって大きな影響が発生することとなります。

このように、法改正によって請求書の様式が変更となる場合にも、請求管理システムを利用していれば自動的に対応してくれることとなります。

電子化すれば郵送が不要に

郵送に係る様々な手間も、請求管理システムを導入することで解決することができます。

例えば、請求管理システムでは請求書を電子データで作成することが可能です。電子化された請求書は印刷して郵送しなくても、電子データのまま電子メールで取引先に送信することが可能です。

封筒の宛名書きや封入誤りの心配がなくなる上に、郵送料もかかりません。また、取引先に請求書をすぐに届けることができますので、相手側にとっても決算業務や支払業務を速やかに進めることができるというメリットがあります。

さらに請求書の電子化には、上記以外にも様々なメリットがあります。

まず、電子化によって請求書の控えの保管場所を節約することができます。請求書の控えは、売上の証票書類として必要であるほか、入金があった場合の消込にも使用するために保存が必要なものです。

請求書を紙で発行している場合には、毎月、大量の控えが発生することとなり保管スペースを圧迫することとなります。

これに対して、請求書を電子データで発行している場合には、請求書の控えも電子データで保存できますので、会社のサーバーやパソコン等に保存しておくことができます。請求書の内容を確認する必要がある場合にも紙を1枚ずつめくりながら確認する必要がなく、検索機能で瞬時に確認することが可能となります。

また、請求書の控えを紙で保存している場合には、万一、会社が災害等で被災した場合に消失してしまうリスクがあります。

このようなリスクに対しても、クラウド型の請求管理システムを利用していれば、請求データがクラウド上にも保存されることとなりますので、会社のパソコンが壊れてしまったとしてもデータが消失してしまう心配がありません。

このように、請求書の電子化については様々なメリットがありますが、法律上の問題がないのか不安に思われる方もいらっしゃるかもしれません。

これについては、結論から申し上げれば全く問題ありません。

実は、取引の電子化については、電子帳簿保存法という法律が制定されています。

この法律は、国税に関する帳簿書類の電子化を認める法律であり、この法律において電子データで発行した請求書の控えは電子データのまま保存することとされています。

他の業務の効率化にもつながる

このように、請求管理システムの導入によって請求に関する悩みの多くが解決することとなります。

しかし、システム導入によるメリットは他にもあります。

例えば、請求業務は単独の業務ではなく、入金消込業務や未収管理業務ともつながっています。請求管理をシステム化することに伴い、入金消込や未収管理もシステム化することによって、会社全体としての業務効率化を図ることができます。

具体的には、請求管理システムの請求データを入金消込システムに連携することによって、請求書の控えを印刷しなくてもシステム内で入金消込を行うことができるようになります。

また、入金消込をシステム化することによって未収管理もシステムで行うことができるようになります。システムによっては、滞留債権の発生状況を営業部門と共有できる機能を有しているものもあり、取引先への回収対応を速やかに行うことができるようになっています。

まとめ

以上、ストックビジネスにおける請求の悩みと解決方法について紹介しました。

近年では、クラウド型の請求管理システムが数多く提供されていますので、自社にあったものを選ぶことができます。また、無料の試用期間が設けられているものもありますので、是非、利用してみると良いでしょう。

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