請求書はどうやって作成する?手書きのメリットVS請求書発行システムのメリット

請求書はどうやって作成する?手書きのメリットVS請求書発行システムのメリット

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さんの会社では、請求書を誰が発行していますか?担当者が手書きで発行しているでしょうか。それともシステムで自動発行しているでしょうか。

取引を始めて間もない等、取引規模がそれほど大きくない企業では、請求書を手書きで発行している場合が多いと思いますが、売上が増加し取引先が多くなってくるにつれて手書きでの対応が困難となってきます。ある程度、請求書の枚数が増えてきた段階で、システム導入の検討が必要となるでしょう。

そこで以下では、手書きと請求書発行システムのメリットを比較しながら、システム導入を検討する際のポイントについて解説していきます。

請求書を手書きで作成するメリット

1.システム利用料が発生しない

冒頭でも述べましたが、取引規模がそれほど大きくないうちは、請求書を手書きで作成することにもメリットがあります。それは、システムの購入費用や利用料が発生しないことです。

例えば、請求書ではなく見積書の発行システムであれば営業部門が利用するシステムであり、新たな売上につながるシステムとなりますので会社も積極的に導入するかもしれません。

しかし、請求書の発行システムとなると間接業務としての色合いが強く、新たな売上につながる業務ではありませんので、どちらかといえば会社として費用を節約したい業務であると言えます。

このような事情もあり、請求書発行システムの導入は優先順位が低くなる傾向があると思われます。

2.請求書を改ざんされにくい

また、請求書を手書きで発行していると改ざんされにくいというメリットもあります。

なぜなら、手書きで請求書を作成する場合には担当者ごとに筆跡が異なるからです。特に金額を修正したり、振込先の口座を変更したりすれば取引先が違和感をもつはずですので、通常は自社に確認の連絡が来るでしょう。そして、「請求書を発行する際には管理された社判を押なつする」というようなルールを設けていれば、さらに改ざんの可能性を減らすことができます。したがって、信頼性という意味で言えば、手書きの請求書に社判を押なつして発行するというのが、最も信頼性の高い請求書の発行方法であると言えます。

3.パソコンの故障等の影響を受けない

手書きの請求書はパソコンの故障やシステムの不具合による影響を受けないというメリットもあります。

システムの導入は様々なメリットがある反面、コンピューターウイルス等のセキュリティ上のリスクがあることも事実です。また、ハードウエアには物理的な寿命がありますので、いずれは必ず不具合が発生するものです。定期的に新しいパソコンに買い替えしている場合は別としても、ある日突然、保存していたデータが使用できなくなる可能性はゼロではありません。

手書きで請求書を作成している場合には、その前段階の見積りや売上等の情報も手書きで記録していると思われますので、業務全般についてパソコンの不具合等の影響を受けにくいと言えます。

請求書発行システムを導入するメリット

次に、請求書発行システムを導入するメリットについて紹介していきます。

1.請求業務が効率化される

システムを導入することの最大のメリットは業務効率化にあります。前段でも述べましたが、請求業務というのは会社の売上に直接つながる業務ではありませんので、費用を極力抑えたいというのが会社の本音です。本格的なシステムを導入する場合、従来は初期費用が必要となることがハードルとなってシステム化が見送られがちでしたが、現在はクラウドサービスのような定額制のサービスが普及してきていますので、初期費用をかけずに月々の利用料を支払うだけで本格的なシステムを利用することができます。特に請求業務のような反復継続的な仕事においては、システム導入による効果は大きく表れますので、システム利用料の支払い以上のメリットを享受することができるでしょう。

2.関連業務も効率化される

業務効率化の観点で言えば請求業務の効率化だけでなく、他の関連業務とのデータ連携によって請求以外の業務も効率化できることとなります。

例えば、見積業務を同時にシステム化することで、見積に使用したデータを請求書の作成に利用することができます。また、入金消込業務をシステム化することで、請求データを入金消込に利用することができます。

つまり、見積業務から代金の回収業務までの取引サイクル全体をシステム化することで、全社的に業務効率化を図ることができるのです。

3.電子帳簿保存法への対応

また、請求書発行システムを利用することで、法制度の変更等に自動で対応できるというメリットもあります。

近年、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入等、請求書をめぐる環境が著しく変化しているのをご存知でしょうか。

電子帳簿保存法というのは、法人税や所得税等の国税に関する帳簿書類の保存を電子データで行うことを認める法律です。直近では2022年1月に改正され、一定の猶予期間はあるものの、電子取引を行った場合の請求書等は電子データのまま保存することが義務づけられることとなりました。このように国が取引の電子化を推進している以上、徐々に電子データで取引を行う企業が増加していくことが予想されます。

したがって、我々も今後は取引先から請求書を電子データで発行するよう求められることがあるかもしれません。今まで請求書を紙に印刷して発行してきた我々にとって、請求書を電子データで発行するというのはとても違和感を感じるものです。しかし、クラウドサービスによる請求書発行システムであれば請求書の電子化についても対応可能となっています。

4.請求書を電子化することによるメリット

また、請求書の電子化によって、同時に様々なメリットを享受することもできます。

例えば、電子データとして保存することで、物理的に保管場所を確保する必要がなくなります。また、発行済の請求書を確認する必要がある場合も、電子データであれば簡単に検索することができます。

その他に、請求書を郵送ではなく電子メール等で送信できるというメリットもあります。この場合には、郵送料や投函にかかる手間を削減することができますし、取引先にとっても郵送と比較して速やかに請求書を受領することができるというメリットがあります。

5.インボイス制度への対応

2022年10月からはインボイス制度が導入されます。インボイス制度というのは、消費税の適格請求書等保存方式と呼ばれるものです。

インボイスというのは耳慣れない言葉ですが、要するに従来からやりとりしている「請求書」のことです。インボイス制度が始まると、この請求書に税務署から取得した登録番号の記載をすることが必要となります。

手書きで請求書を発行している場合には、このような様式変更を自社で行う必要がありますが、請求書発行システムを利用している場合には、自動で対応してくれますので安心です。

まとめ

手書きのメリット vs システムのメリット

以上、請求書の発行に関して、手書きと請求書発行システムのメリットを比較してきました。

手書きの請求書にもいくつかのメリットはありますが、やはり取引数が増加してきた場合には請求業務のシステム化によるメリットの方が大きいでしょう。

特に、近年のように請求書をめぐる環境が大きく変化している時期においては、法改正に自動で対応してくれるというメリットも非常に大きなものであると言えます。

また、システム導入にあたっては無料のお試し期間が設けられているものもありますので、是非、利用してみると良いでしょう。

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