前受管理が発生する請求方法とは?前受管理の重要性と効率的に管理する方法を解説

前受管理が発生する請求方法とは?前受管理の重要性と効率的に管理する方法を解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプション事業の会計処理は支払期間により大別されます。この記事ではサブスクリプション会計の基礎知識と勘定科目について解説していきます。

前受管理が発生する請求方法とは?

前受金管理が発生する条件は、商取引の契約を締結し、一定の期間における財やサービスなど役務の提供を受ける前に請求した金額をもらった場合です。

請求方法としては、契約期間に基づき事前に請求する商取引ですから、役務を提供される前に事前に一括請求して、もらった金額を前受金として資金管理を行うことになります。

前受管理が発生する請求方法とは?

年間分を事前に一括請求して前受金処理をする

前受金の管理処理は、クライアントとの取引において事前に一括請求をしておいて、資金をもらい経理上において責任を持って管理する重要な方法です。

特に最近注目されている料金を先に支払ってもらうことにより、一定のサービスを提供するサブスクリプション事業において、役務の提供を事前に一括請求した場合、事業者はもらった資金を前受金として管理処理をする必要があります。

商取引は事前に契約書を締結する必要はありますが、大企業の常識はまだ中小企業の常識となっていないため、前受金管理が財務的に必要なる中小企業は契約内容を改める必要があります。

財務上、負債勘定科目として計上する前受金は、事前に簡略化された請求書で、契約違反にならない上で請求し、資金を予めもらって管理することになりますが、預かり金に近い性格はあるものの借金ではないため、義務として契約履行においてすべて売上として獲得できる資金になります。

1.簿記会計上の処理について

サブスクリプション事業における会計処理は。契約内容と期間に応じ、「支払手数料」「通信費」「広告費」「「福利厚生費」「雑費」「リース料」の勘定科目を使用します。

負債勘定である「前受金」で処理する場合、契約期間が1年以内・または1年超という内容で代金を一括受領した場合に使用する勘定科目です。商取引は代金を支払った側ともらった側で成立しましから、契約で一括して前払いしたクライアントは「前払費用」として資産勘定に金額を計上します。

前受金は負債勘定であり、売掛金は資産勘定です。

①前受金は先に資金をもらっているが、まだ商品やサービスなど役務の提供を受けていない場合に使用する勘定科目です。

簿記上の仕訳は前受金が発生した時、「手付金または現預金/前受金」となります。

商品の引き渡しを完了した時、「前受金/売上」となります。

②売掛金は先に商品を引き渡してサービスや役務の提供を行っているが、まだ資金をもらっていない場合に使用する勘定科目です。

簿記上の仕訳は商品を先にもらった時、「売掛金/売上」となります。

商品代金の入金があった時、「現預金/売掛金」となります。

なお、「売掛金/前受金」という間違った仕訳は、勘定科目の意味合いから仕訳として成立しないため注意が必要です。

2.先に一括請求して前受金管理をする場合

事前に代金を一括受領した会計上の資金管理ですから責任力はついてきます。

予定された役務の提供を完了することで、前受金を定期的に売上に計上しなければならなくなります。

①「銀行預金/前受金」が事前に一括して代金をもらっていますから、先に代金全額を会計上に計上します。

②「前受金/売上」が毎月役務の提供が完了されたと確認したら、帳簿に仕訳して、次第に負債勘定なる前受金を毎月減らしていく会計チェックが必要になります。

財やサービスなど役務が提供されて初めて売上収益となりますから、確認されなければ売上は立たず、前受金は減らなくなってしまいます。

商品の提供なら納品書などの伝票で確認できますが、サービスなどの役務の提供は伝票がなかったら、経理担当者はいつも現場確認しなければならなくなりますが、契約書に基づいていますから前受金管理に合った契約内容を事前に締結しておく必要があります。

前受管理の重要性

新収益認識基準が、2021年4月の事業年度より、大企業は強制適用、中小企業は任意適用となりました。

新収益認識基準は、財やサービスなど役務を提供する契約の基づき、「履行義務を充足した時」に収益を認識する基準とされ、グローバルスタンダード基準から新たにルール化されました。

サブスクリプションサービスを利用ユーザーは個人に限らず、企業にも広がっていますから、これまでなかった会計処理の形態に混乱する経理担当者も多いと考えられます。

新収益認識基準とは?

サブスクリプション事業はIT化の進展により、継続的にサービスを受けられる事業として急速に拡がっていますから、会計処理のルールを改める必要が生じました。

新基準は国際会計基準に準拠し新たなルールとして設定され、従来の出荷基準や検収基準とは異なっており注意を要します。

従来型の商取引では、商品の出荷や納品時に売上(収益)に計上していましたが、企業会計原則上の「収益を実現したとする基準」があいまいだったため新しく改められ、収益計上時期は主に検収基準になりました。

激変する経済社会の中で、投資家の資金を呼び込むための経済政策の意向として改められたと考えられますが、グローバル企業とされる大企業は強制適用されています。政策上、中小企業は経営体力が脆弱と見なされますから、任意適用となっています。

新収益認識基準では「履行義務を充足した時」に売上(収益)を認識する基準です。

1.前受金は契約負債勘定に変わる

新収益認識基準を適用すると、従来型の簿記上の勘定科目を新しい科目に変更しなければならなくなりました。

「契約資産」「契約負債」という勘定科目が新しく設定され、科目変更をします。

「契約資産」とは履行義務が完了してから支払われる債権とされます。

「契約負債」とは企業の義務に対し、顧客から対価を受け取る、または受け取る期限が到来しているものとされます。

従来型の「前受金」は「契約負債」に変わり、例として「現預金/契約負債」の仕訳になります。

新しい基準により商品取引や役務の提供には、従来型の商慣習に委ねていたら間違いを起こす危険性があり、商品ごとの契約の基づく売上管理が詳しく要求されることになっています。

2.中小企業や経理担当者の現状

中小企業は任意適用だから関係ないと思いがちでしょうが、大企業と取引している企業の場合、売上(収益)の計上時期が認識とズレますから、株主に対し企業業績を気にする大企業とは異なる中小企業とはいえ財務業績に影響を与えることは必然です。

中小企業の経営力は株主数の規模に応じて異なりますが、大企業ほど大規模な株主資本が働きませんが、企業ですから財務業績は金融機関の融資に密接に関係します。融資は企業決算書を分析して審査しますから、収益基準のズレで財務諸表実績が変わる場合が考えられ、融資にひびく怖れがあります。

資金繰り困難は、実質的に経営をダイレクトに圧迫しますから、会計基準の認識のズレが原因で経営を困難にさせたくないという心理が働いて当然です。

同時に、経理担当者としては、「サービスを提供した契約の履行義務成立時期」や、「義務が充足」されたタイミングのズレにどのようにして会計処理に反映させればいいか悩むところです。

経理担当者は実質的に独断で判断すべきではなく、責任負担は経営責任になりますから、経営責任に基づいた会計方針を自社で決めておく必要があります。

新収益認識基準の適用によって、「売上など計上時期」「仕訳」「勘定科目」が変わりましたから、自社に関係する専門家などの知識を借りると懸命なる判断につながると思われます。特に前受金の管理は新基準によって複雑になってきましたから、なおさら重要になってきます。

効率的に管理する方法

新収益型認識基準など新しい基準が導入されるなど、経理業務の環境は煩雑になり、効率性と正確性は、ますます重要性を増しています。

手作業の請求業務は時間がかかりますから、経理システム等の導入によって難局を超えていくしかありません。

経理担当者は経営の要を務める

経理担当者は経営の要である心臓部になるセクションとして業務を遂行しますから、新収益認識基準の会計認識の差異は人力で行うなら手間がかかり、非効率になっている場合が多いです。

中小企業を中心としてエクセルを使用している会社はまだ多く、人力における入力型の作業ですからどうしても面倒で時間がかかってしまいます。

さらに、経理担当者は事業母体において事務方の心臓部に位置していますから、どうしても現場作業には遠い存在であり、財やサービスの提供における役務の提供が完了したかどうかなど、いちいち確認するには業務効率上について無理がかかります。

業務効率化を図るための請求書発行・顧客管理・経理関係システムは既に開発されています。

業務効率化を目的とするなら、会計システムに対するコスト負担はかかりますが、結果として労働力の時間の有用性を効率化させ、企業全体の業務改善につながります。

企業経営は業務効率化において、デジタル技術を活用し積極的に投資することが必要となっています。事務系の投資は、事業規模の大きさにもよりますが大規模な設備投資にならないため、システム導入することで業務を簡略化、簡素化させ労働生産性を高めることは可能です。

前受金管理の効率化は、新収益認識基準が導入されたことにより、商品別売上・顧客別売上などセグメント情報が詳細にする必要があるため、顧客別取引先企業との契約内容を詳細に改め、商取引を善処すべく職場の労働生産性と業務の効率化を図ることが求められます。

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