変わる請求業務!電子帳簿保存法とインボイス制度をまとめて解説

サブスクリプション請求自動化ソフトKIMERA(キメラ)

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、請求書をめぐる環境は目まぐるしく変化しています。

例えば、従来と比較して、請求管理システム等のクラウドサービスが数多く提供されるようになりました。これは、インターネットの通信速度の高速化やセイキュリティ技術の向上等によるところも大きいでしょう。

また、同時に電子帳簿保存法やインボイス制度等、請求書に関係する法律の改正も実施されています。その結果、我々一般企業も請求書への対応が不可避となってきています。

これらの変化はあまりに急な話であり対応が難しいようにも思われますが、制度改正について言えば、我々に伝わってくる情報が断片的で全体が見えにくくなってしまっている面もあるように思います。

そこで、以下では、電子帳簿保存法とインボイス制度の概要をまとめてやさしく解説していきます。

一読いただければ、現在の請求書をめぐる環境の全体像を把握していただけるはずです。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

この法律の目的を端的に言えば、従来、紙で保存していた帳簿書類を電子データで保存することを一定の要件の下で「特例」として認めるものということになります。

この電子帳簿保存法は最近でこそよく耳にするようになりましたが、従来は適用を受けるための手続きが煩雑であまり利用されてきませんでした。

そのため、数度に渡って改正が行われてきており、直近では、2022年1月に大きな改正が行われました。その結果として制度を利用するハードルが大きく下げられることとなったのです。

これらの改正の背景には、国として取引の電子化を加速していきたいという強い思いがあると思われます。

電子帳簿保存法は主として以下の3つの制度から構成されています。

電子帳簿保存法を構成する3つの制度

(1)国税関係帳簿書類の保存制度
(2)国税関係書類のスキャナ保存制度
(3)電子取引情報の保存制度

このうち、(1)と(2)は任意適用の制度、(3)は2024年からは強制適用の制度となっています。

以下で概要について順に説明していきます。

(1)国税関係帳簿書類の保存制度

この制度は、仕訳帳や総勘定元帳等の帳簿書類を対象としています。

企業がこれらの書類をパソコン等によって電子データとして作成・保存した場合には、紙で保存していなくても国税関係帳簿書類の保存として認められることとなります。

(2)国税関係書類のスキャナ保存制度

この制度は、請求書・領収書のほか、契約書・納品書・見積書・注文書等、取引相手から受け取った書類等を対象としています。

この場合、書面である原本との同一性が担保される必要があることから、一定の要件を満たしている場合のみ、書類の保存として認められることとなります。

一定の要件のうち主なものは以下のとおりとなります。

①入力期間の制限
②一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
③タイムスタンプの付与
④バージョン管理(訂正又は削除の事実及び内容を確認できること)
⑤入力者情報の確認

(3)電子取引情報の保存制度

電子取引とは、例えば請求書をPDFファイル等の電子データで受け取ることを言います。また、取引の対象は請求書に限らず、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類であっても電子取引に該当します。

電子帳簿保存法では、電子データで授受したこれらの書類を印刷して紙で保管することは保存として認めず、電子データのまま保存することを求めています。

また、電子取引情報の保存として認められるためには、一定の要件を満たさなければなりません。

主な要件は以下のとおりです。

①電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け

自社開発のプログラムを使用する場合に限る

②見読可能装置の備付け等

保存した電子データをディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力することができるようにしておく

③検索機能の確保

保存した電子データの検索をすることができる、次に掲げる要件を満たす機能を確保しておくことが必要

a.取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること
b.日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
c.二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

④次のいずれかの措置を行うこと

a.タイムスタンプが付された後の授受
b.授受後「最長約2月以内」にタイムスタンプを付す
c.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
d.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

インボイス制度

次に、インボイス制度について説明していきます。

2023年10月1日から消費税の仕入税額控除の方式として、インボイス制度が始まることとなります。

インボイスと聞くと、耳慣れない言葉であることもあり難しく感じられますが、基本的に現在の請求書のことだと思っていただいて間違いありません。

ただし、現在の請求書と1点異なるのが、請求書に登録番号の記載が必要となるということです。この登録番号は、税務署に申請することによって取得することができます。

その際に実は、消費税の納付していない免税事業者はこの登録番号を取得できないというのが、インボイス制度の大きな特徴であるといえます。

結果として、インボイス制度のもとでは、免税事業者から受け取った請求書はインボイスとして認められず、仕入控除できないということになるのです。

また、インボイスは次に掲げる必要事項が記載されていれば請求書だけに限りません。納品書、領収書、レシートなどもインボイスとなります。

さらに、定型の様式もないため、既存の書類を基礎として不足する記載事項を追記する方法で作成することもできます。

①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率対象取引については軽減税率対象である旨)
④税率ごとに区分して合計した税抜価額または税込価額及び適用税率
⑤税率ごとに区分した消費税額
⑥書類の受領者の氏名又は名称

以上の記載事項のうち、インボイス制度で新たに追加された点は以下のとおりです。

まず、1点目は①の「登録番号」です。請求書には適格請求書発行事業者の登録番号を記載する必要があります。

2点目は④の「適用税率」です。現在お使いの請求書で軽減税率の取扱いがない場合、敢えて税率の記載をしていないことも考えられますが、インボイスの要件を満たすためには「10%」と明記する必要があります。

そして3点目は⑤の「税率ごとに区分した消費税額」です。現在お使いの請求書が税込金額のみで記載されている場合は、税率ごとの税額を明記する必要があります。

まとめ

以上、電子帳簿保存法とインボイス制度の概要について説明しました。

今後は電子帳簿保存法の適用により本格的に取引の電子化を図る企業が増えてくるものと予想されます。その結果として、取引先である我々も請求書の電子化を求められる可能性があります。

請求書の電子化と聞くと、難しく感じられるかもしれませんが、近年はクラウドサービスにより使いやすい請求管理システムが提供されていますので、請求書の電子化についても簡単に行うことができます。

また、実は請求管理システムを導入すれば、インボイスの問題も同時に解決できることとなります。

なぜなら、登録番号の追加等の請求書の様式変更はシステム側で自動的に行ってくれるからです。

このように、請求管理システムは環境対応という側面でも非常に役立つシステムです。これを機会に是非、検討してみると良いでしょう。

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