サブスクの売上管理はシステムで!契約数増加でも安心できる管理体制の構築とは?

サブスクの売上管理はシステムで!契約数増加でも安心できる管理体制の構築とは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプションビジネスには、テレワークの普及などに伴い多くの企業が参入してきています。継続的に収益を得られる事業として魅力的ですが、契約数が伸びるにつれて経理上の課題が出てきます。

独特な売上計上方法や、高頻度な請求書発行を原因として、頭を悩ませる経理担当者の方も多いのではないでしょうか。このような悩みは、システムを利用することで多くを解決できます。

今回は、サブスクリプションビジネスの売上管理業務で発生する課題を解説するほか、契約数が伸びるほど際立つ、システム管理のメリットを紹介していきます。

売上管理とは?

一般的に「売上管理」とは、顧客に商品やサービスを提供した際に行う仕訳や、売上目標の達成度合いを分析する業務のことをいいます。

経営成績に直結する売上は、企業にとって最も重要な数値といっても過言ではないでしょう。そのため、正確かつ迅速な処理が求められてきます。

また、売上管理に関連して、請求にかかわる業務があります。当然ながら、顧客に請求をしなければ売上は計上できないため、売上管理と同等の重要度を持っているのです。

近年急速に普及してきているサブスクリプションビジネスにおいても、売上管理は経理担当者の重要な業務のひとつです。しかし、事業が拡大するにつれて「管理が難しくなってきた」と感じることも増えるといいます。

売上管理が難しくなる理由には、以下のようなサブスクリプションビジネス特有の事情があるのです。

サブスクリプションビジネス特有の事情・課題とは?

サブスクリプションビジネスでは、他業界にはない特有の事情から、売上管理が難しくなります。ここでは、経理業務の課題を4つ紹介します。

サブスクリプションビジネス特有の事情・課題とは?

売上の計上方法が特殊

サブスクリプションビジネスでは、月額課金や都度課金で利用料を得て売上を計上します。とくに、月額課金では12か月などの長期間にわたる利用料を前もって受け取ることが多くあります。

会計のルールでは基本的に、前もって受け取った料金(前受金)は一時の売上とせず、月ごとに按分計上しなければなりません。たとえば、12か月分の利用料金120,000円を事前に受け取った場合、1か月分のサービス提供が完了した時点で、10,000円の売上を計上します。

また、サブスクリプションビジネスでは、複数のプランを用意していることが多く、集客のために割引プランなどを設定している場合、プラン内容によって売上金額が変化します。

上記のような理由から、サブスクリプションビジネスの売上計上は特殊であるといえるのです。

請求書の発行頻度が高い

サブスクリプションビジネスでは月額課金で利用料を得るケースが多くあります。そのため、顧客に対して毎月請求書を発行しなければなりません。

すべての顧客が同じ請求額であれば問題ないのですが、前述のとおり、割引プランなどによって顧客ごとに請求金額が異なることがあります。誤った金額で請求してしまうと、企業の信頼を損なうこととなりますので、担当者は慎重な作業が必要です。

そのため、請求書の発行頻度が高く、かつ、料金体系が複雑なサブスクリプションビジネスでは、請求に関連した業務が煩雑になります。

契約の変更が多い

サブスクリプションサービスでは、複数のプランを用意していることがほとんどです。契約期間中にプランが変更されることはよくありますが、計上する売上や請求金額を変えなければなりません。

そのため、売上の計上時や請求書の作成時は、顧客の契約内容が変わっていないかをチェックする必要があります。

顧客と直接接する営業担当者と情報共有ができていれば問題ないですが、情報に相違があった場合は顧客に迷惑をかけることになるでしょう。

入金消込に手間がかかる

入金消込は、自社の銀行口座に振り込まれた金額と請求金額が合致しているかを確認し、消去していく作業です。

当然ながら、顧客が増えると入金消込をする件数も増加していきます。入金額と請求額が異なった場合、原因を調べたり、顧客に聞き取りしたりするため、手間がかかります。

加えて、請求書データと消込用の台帳をそれぞれ管理している場合、入力もれや見間違いなどをはじめとした人為的なミスの発生は避けられないでしょう。

サブスクリプション業界特有の事情や課題は上記のとおりです。売上や請求管理を表計算ソフトでしていることも少なくありませんが、問題があります。

表計算ソフトは手軽に使えて導入コストもかかりません。しかし、契約数の増加などで管理するデータ量が増えるとソフトが重くなったり、計算式の複雑化による業務の属人化が発生したりする恐れがあります。そのため、長期的な目線で見ると、表計算ソフトでの管理はいずれ限界が訪れることが予想できます。

では、上記のようなサブスクリプションビジネス特有の課題は、どのようにクリアすればよいのでしょうか。課題解決のための鍵は、「システム利用」が握っています。

サブスクの売上管理は「サブスク管理システム」を利用することで契約数が伸びても安心

サブスクリプションビジネスでの売上管理は、契約数が伸びた際に前述のような課題が浮き彫りになります。売上管理をシステムで行うと、以下のようなメリットから多くの課題を解決できます。

自動集計で売上計上時期のミスを解消

すでに説明したように、サブスクリプションビジネスでは一定期間の利用料金をすべて受け取ったとしても、その全額を売上に計上することができません。サービスの提供が完了するごとに売上にしていく必要がありますが、手作業ではミスが起こりがちです。

システムを使えば、前受金などが自動で集計・按分され、月ごとの売上計上額も容易に把握できます。また、令和3年4月から適用が開始された「収益認識基準」にも対応しています。

請求書の自動作成

システムでは、顧客の契約期間を設定しておけば、定期的に発行する請求書が自動で作成されます。契約内容の変更などがあった場合はアラートが表示されるため、変更前の金額で請求してしまうというミスを防げます。

入金消込の自動化

契約変更があった際は例外となりますが、定額型のサブスクリプションビジネスでは基本的に、同額の請求を定期的に行います。

表計算ソフトを使った管理では、入金データと請求情報を1件ずつ照合しなければ消込できませんが、システムを使えばCSVデータをインポートすれば自動で入金消込がされるのです。

また、顧客情報などのデータと一元化できるシステムであれば、過去の振込情報と金額を紐づけできるため、入金消込をさらに簡略化できます。

月次売上の集計も迅速化

売上管理では、金額の正確な把握だけでなく、将来のために分析をすることが重要となります。サブスクリプションビジネスでは、MRR(月間経常収益)の早期集計が現状把握のために有用な指標となりますが、手作業で集計すると時間がかかります。

システムを使えば経営指標をリアルタイムで表示できますので、迅速な経営判断につなげられるでしょう。

まとめ

サブスクリプションビジネスの売上管理をはじめとした経理業務は、売上の計上や請求書の高頻度な発行、複雑な入金消込などで手間がかかります。

事業規模が小さいうちは人力でも処理できますが、契約数が伸びるほど経理担当者の負担が増え、ミスが発生するリスクも高くなります。表計算ソフトでの管理は手軽ですが、業務の簡略化には限度があり、いずれ限界が訪れるでしょう。

売上管理をはじめとした業務をシステムに任せることで、時間のかかる作業を短時間で終わらせられます。工程の大部分を自動化できるため、経理担当者も自社の意思決定などにかかわるクリエイティブな業務に注力できるようになります。

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