改正電子帳簿保存法の対応でやってしまいがちなうっかり対応ミスとは?

改正電子帳簿保存法の対応でやってしまいがちなうっかり対応ミスとは?

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認める法律です。

1998年に制定されて以降、デジタル化やペーパーレス化が段階的に進んできました。

また、近年ではコロナ禍でのリモートワークの増加やDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進などにより、さらに積極的な電子化への取り組みが求められています。

このような背景もあり、令和3年度税制改正において、電子帳簿保存法の抜本的な改正が行われ、2022年1月より施行されています。

改正内容をひと言で表すと「アメとムチ」です。

まず、税務署長への事前承認制度の廃止やスキャナ保存に関する要件が大幅に緩和されたことが「アメ」の内容です。

続いて、「ムチ」としては、電子取引データの紙出力による書面保管の廃止、不正が発覚した場合のペナルティが強化されています。導入のハードルが下がった一方で、新たな対応が求められる改正であるため注意が必要です。

では、電子帳簿保存法の具体的な改正内容と注意すべきポイントについて解説していきます。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認める法律です。

現在、電子帳簿保存法では、以下3種類の電子保存が認められており、それぞれに適用される帳簿・書類について以下の表にまとめています。

電子帳簿保存法で認められる3種類の電子保存

(1)電子帳簿等保存:電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
(2)スキャナ保存 :紙で受領・作成した書類を画像データで保存
(3)電子取引 :電子的に授受した取引情報をデータのまま保存

対象国税関係帳簿国税関係書類電子取引
決算関係書類取引関係書類
自社発行相手から受領
仕訳帳
総勘定元帳
補助元帳 等
貸借対照表
損益計算書
棚卸表 等
見積書
契約書
請求書 等
見積書
契約書
請求書 等
EDI、メール、クラウド等で取引した 見積書、契約書 請求書 等
申請方法帳簿・書類の申請スキャナの申請申請不要
保存方法電子帳簿等保存スキャナ保存電子取引保存
改正内容要件緩和義務化
ペナルティ強化

令和3年度税制改正のポイント「アメとムチ」

改正前の電子帳簿保存法では、電子データの保存を開始する3か月前までに税務署長への申請が必要でした。

また、利用するシステムの説明書や事務手続きの概要を記載した資料の作成・提出が要件となっていました。

この申請の手間や時間のロスを要因に導入が進んでいないこともあり、今回大幅な見直しが行われました。

では、主な改正ポイントを説明します。

(1)電子帳簿等保存

①税務署長による事前承認制度の廃止

これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電子データで保存する場合は、原則3か月前までに税務署長への申請・承認が必要でしたが、事業者の事務負担軽減のため、事前承認が廃止されています。

②優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置

改正前と同等の電子帳簿の保存要件を満たし、本措置の適用を受けるための届出書を税務署長に提出している国税関係帳簿は、「優良な電子帳簿」と認められます。「優良な電子帳簿」に関し申告もれがあった場合には、その申告もれに課される過少申告加算税が5%軽減されます。

③最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電子データによる保存が可能

正規の簿記の原則(一般的には複式簿記)に従って記録されており、システム関係書類や操作マニュアルの備え付け等、最低限の要件を満たした電子帳簿についても、電子データによる保存が可能です。

(2)スキャナ保存

①税務署長による事前承認制度の廃止(電子帳簿等保存と同様)

②タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和

ア.スキャナ保存は、「受領者の自署」と「3日以内のタイムスタンプ付与」が必要でしたが、期間が最長で約2か月以内にまで緩和されています。
イ.データの訂正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない、入力期間内にデータを保存したことが確認できるシステムを使用している場合、タイムスタンプは不要とされています。
ウ.検索要件が、「取引日」、「金額」、「取引先」の3つに削減されています。

また、税務署からのデータダウンロードの求めに応じる場合は、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定する機能の確保は不要です。

③適正事務処理要件の廃止

相互けん制、定期検査、再発防止策の社内規程整備等の適正事務処理要件が廃止されています。

④スキャナ保存された電子データに不正があった場合の重加算税の加重措置

スキャナ保存された電子データに隠蔽または仮装があった場合、申告もれに課される重加算税が通常の35%からさらに10%が加重されます。

(3)電子取引

①タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和

前項(2)スキャナ保存の②と同趣旨の改正が行われたほか、小規模事業者について、税務署からのデータダウンロードの求めに応じる場合は、検索要件の全てが不要とされています。

②電子取引データの紙保存の廃止

ア.電子取引データの紙出力による書面保管が廃止されています。ただし、電子データを書面で保管し、税務調査等で提示・提出できるようにしている場合、23年12月31日までの書面保管が認められています。
イ.電子取引のデータ保存に隠蔽または仮装があった場合、申告もれに課される重加算税が通常の35%からさらに10%が加重されます。

長くなってしまいましたが、主要な改正ポイントは以上です。

改正内容において注意すべきポイント

これまで、電子帳簿保存法の概要および令和3年度税制改正のポイントを整理してきました。

導入に向けたハードルが大幅に下がった一方で、「電子取引データの紙保存の廃止」や「不正があった場合の重加算税の加重措置」については、注意が必要です。

電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引それぞれにおいて注意すべきポイントは以下のとおりです。

電子帳簿等保存◆新規で電子保存を行う場合は、過少申告加算税の軽減措置や青色申告特別控除(65万円)の適用を受ける年度の法定申告期限までに、税務署長へ届出書を提出すること
◆従来から、税務署長の承認を受け、電子保存を行っていたとしても、過少申告加算税の軽減措置を受ける場合には、届出書を提出すること
スキャナ保存◆データの訂正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない、入力期間内にデータを保存したことが確認できるシステムを使用していること
◆「取引日」、「金額」、「取引先」の3つを検索要件として設定できること
◆税務署からの求めに応じ、データをダウンロードできること
電子取引◆「取引日」、「金額」、「取引先」の3つを検索要件として設定できること
◆税務署からの求めに応じ、データをダウンロードできること(検索要件が不要になります)

これらのポイントをクリアするための方法として、電子帳簿保存法に対応するシステムを導入することがあげられます。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、導入に向けて取り組む企業が増えています。

大幅緩和の一方で、緩和によって生じるリスクについては、あらかじめ対応方法を検討しておく必要があります。

自前でシステムを準備するのもよいですが、電子帳簿保存法の改正にも対応するシステムを導入することで問題なく対応することができます。

今後、さらなるデジタル化の進展が予想されます。今のうちに導入を検討してはいかがでしょうか。

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