請求書発行システムの選び方とは?自社にあったシステムを選ぼう!

請求書発行システムの選び方とは?自社にあったシステムを選ぼう!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

経理担当者にとって、請求書発行に関する業務は毎月やってきます。請求書作成、印刷、封入作業など、ミスが許されない上に「時間」と「手間」も掛かる大変な作業ですよね。こうした一連の請求書発行に関する業務を「効率化」するためにオススメしたいのが、「請求書発行システム」です。

利用検討している方はもちろん、システムについて知らなかった方にも、「請求書発行システム」を導入するメリットから選び方についてお伝えしていきます。

【1】「請求書発行システム」って何?

締め日によっても変わってきますが、経理担当者にとって月末の大きな負担になるのが請求書発行の一連の作業ではないでしょうか。

自社で使用している販売管理データを元に請求書の作成、印刷、封筒への封入を行なって郵送。

多忙な上にミスが許されない状況の中、この請求書発行の作業を効率化してくれるのが、「請求書発行システム」です。

システム導入により「請求書の作成→送付(メール添付での送信、郵送代行)→入金の確認」などについて、作業時間や手間の大幅な削減を見込むことができるようになります。

【2】「請求書発行システム」導入のメリットとは?

これまで全て経理担当者一人一人で行なっていた作業をシステムに任せることで、月末の作業を大きく低減させることができるのが最大のメリット。

具体的なメリットとして、下記が挙げられます。

①請求書作成の効率化

必要項目の入力で、請求書の作成を簡単に、そしてスムーズに行うことができます。またシステムによってはCSVファイルのインポートで一括作成できるものもあるので、これができると毎月の業務を圧倒的に削減することができるようになるでしょう。

今まで手作業で行っていた請求書の印刷、封筒への封入作業なども不要になります。

②封筒の郵便局への持込が不要に

請求書の送付がメール添付でOKな取引先であれば、1クリックで送付することができます。しかし中には、紙の請求書をお願いされる場合も多々あるはず。手作業で行う場合はダブルチェックも必要でしょうし、どうしても人的コストや相当な時間がかかってしまいます。そんな時、大いに役立つのが「郵送代行」。作業の効率化はもちろんですが、それ以外に「空いた時間を、他の重要な業務に回すこ  とができる」という利点もあります。

③請求後の入金確認

請求作業の全てを人任せにしている場合、どんなに優秀な人でもミスは起きてしまうもの。システムに管理を任せることで、ミス防止にも役立ちます。

取引先の口座登録で入金確認の自動化ができると、経理担当者の負担を減らすことができるでしょう。

④請求書以外にも見積書の作成、売上集計

システムを利用することで、請求書発行に関連する他の作業も一元管理できるようになります。例えば見積書の作成もできるシステムであれば、経理担当だけではなく営業担当ともデータ共有をできるようになります。

また請求書から売上集計を自動で行えるようになることで、今後の入金についてある程度の見通しも可能になってきます。

⑤リモートワークへの対応

インターネット環境があればどこでも利用することができるので、リモートワークでも請求関連の仕事を行うことができるようになります。またコロナ禍で不確実な就業状況に対してだけではなく、働き方の多様性にも柔軟に対応できます。

【3】自社に合った「請求書発行システム」の選び方は?

なにより大切なのは、「自社に合った」システムを選ぶこと。

どんなに優秀なシステムであっても、それを日々の業務で運用できなければ、無駄な導入コストを発生させただけになってしまうからです。

ただ一口に「自社に合う」と聞いても判断するのは難しいので、請求書発行システムを選ぶ上で事前に行うべき「5つのチェックポイント」をお伝えしていきます。

①自社の販売管理システムと連携可能かどうか

連携できなくても導入はできますが、「効率化を図る」という導入目的を達成するまでに時間を要してしまうからです。

最低でも「CSVファイル」「PDF」などでデータのインポート・エクスポートができるかどうか、この点は必ず確認するようにしましょう。

②毎月行なっている「請求書発行数」のチェック

手作業でも負担なくできているのに、システムを導入する必要はありません。

システム導入の目的は「業務の効率化」なので、請求書の発行数が多ければ多いほど、  その効果を実感できるからです。1つの目安として、毎月100通以上を発行しているかどうか。まず「請求書発行数」のチェックを行なってみましょう。

③自社と同業種の導入実績

これは必須ではありませんが、同業他社で導入されているのであれば安心材料の1つに  なるのではないでしょうか。「自社の業界でも問題なく使えているんだな」と、導入実績は参考になることが多いです。

システム販売会社のHPで導入事例があれば確認してみたり、営業担当に直接聞くなどしてみましょう。

④料金体系

「自社に合った」システムで運用するには、コストがいくら掛かるのか。

初期費用が必要なのか、月額費用だけで利用できるのかなど、しっかり確認するようにしましょう。

導入実績も含めてですが、直接問い合わせをしてみて丁寧な対応をしてもらえるところはアフタサポートも充実している可能性が高いので、安心できますよね。

⑤郵送サービスの有無

「請求書発行システム」では、メール添付による送付を主としているところが多いです。

とはいえ、取引先の中には紙での請求書発行をお願いしてくるところも出てくるかもしれません。そのような場合に、郵送代行やFAX送信機能があれば対応してもらえます。もし「紙発行」のケースが多く考えられそうであれば、これらサービス・機能の有無について調べておけば後々困らなくてすみます。

先述のようにメリットは大きいので、まず5つのポイントで「自社に合うか」をチェックしてみましょう。

まとめ

導入のメリットと選び方のポイント

ここまで請求書発行システムの「導入メリット」「選び方のポイント」についてお伝えしてきました。

これまでの話を簡単にまとめます。

導入のメリット

  1. 請求書作成の効率化
  2. 封筒の郵便局への持込が不要に
  3. 請求後の入金確認
  4. 請求書以外にも見積書の作成、売上集計
  5. リモートワークへの対応

選び方のポイント

  1. 自社の販売管理システムと連携可能かどうか
  2. 毎月行なっている「請求書発行数」のチェック
  3. 自社と同業種の導入実績
  4. 料金体系
  5. 郵送サービスの有無

請求書業務の効率化を狙ったはずなのに、導入後に「アレ、こんな予定じゃなかった」となってしまっては費用はもちろん時間まで無駄になってしまいます。

そもそも導入が必要なのか?

もし必要であれば、「自社に合う」システムかどうかを確認するようにしましょう。

  • 自社が最も効率化したい業務に効果が出るシステムか?
  • 今は必要なくても、導入後に出てきそうな課題にも対応できそうか?

これらを事前にしっかりと確認した上で、ぜひ自社に合う「請求書発行システム」の導入を検討してみましょう。

作業の効率化を実現し、よりスムーズな経営を行っていける環境を整えられるはずです。

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