エクセルで請求書番号を自動で採番する方法を解説!請求書発行システムならもっと簡単に

エクセルで請求書番号を自動で採番する方法を解説!請求書発行システムならもっと簡単に

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

副業やフリーランスで起業した方は、エクセルで請求書を作成していることが多いのではないでしょうか。これから起業する方にとっても、PCとエクセルさえあればお手軽に始めることができます。まずはスモールスタートで始めてみるとよいでしょう。

さて、皆さんが作成している請求書には、請求書番号を記載しているでしょうか?「記載してないよ」、「なぜ記載しないといけないの?」という方もいるのではないでしょうか。請求書番号を採番する目的、エクセルの請求書で効率よくデータを管理する方法について解説します。

また、売上が増え、取引先や請求件数が増えると、事務作業の増加によるミスが発生する可能性が高まります。作業時間の削減やさらなる効率アップを図る方法として、最後に請求書発行システムについても紹介します。

エクセルで請求書を作成する方法

エクセルを使用すると、目的に応じて自由に様式を作成することができます。もれや重複なく、請求書番号を自動で採番し、請求書を作成する方法について解説します。

「請求データ」シートと「請求書」シートを作成

まず、エクセルファイルの構成として、「請求データ」シートと「請求書」シートを作成します。請求書を作成するにあたり必要なデータはすべて「請求データ」シートに集約します。

個別の「請求書」シートは、「請求データ」シートから参照することにより作成します。入力を「請求データ」シートに集約することで、効率よく作業を行うことができます。

請求書番号を採番する理由

ここで、請求書番号とは何か、請求書番号を採番する理由について解説します。

請求書番号とは、社内での情報のやりとりや、取引先との内容確認を効率よくおこなうために連番で発行し、請求書に記載する番号のことをいいます。

請求書番号を記載することで、「〇月の××の請求書の件で、」といったあいまいなやりとりが不要になります。請求書番号を伝えるだけでスムーズに話を始めることができます。

また、請求書番号に、作成日、請求先(会社名、住所、連絡先等)、支払期限、販売情報(品名、数量、単価、金額等)を持たせることで、請求内容を一元管理することができます。請求書と関係が深い、見積書や納品書と請求書番号で紐づけることも可能です。

取引先や請求件数が多い場合に導入することをおすすめします。

「請求データ」シートを作成する方法

では、「請求データ」シートの具体的な内容を説明します。図1:作成イメージと合わせてご確認ください。

一番左の請求書番号をキーに、請求書作成に必要な内容を一覧表として集約しています。

この一覧表より、請求書番号00001は、22年1月31日に担当者〇〇さんが、□□株式会社にPC、モニター、キーボードを販売しています。また、支払期限は22年2月28日で、請求書は発行済、入金確認も完了していることがわかります。

ここでは、請求書番号を00001からの連番としていますが、「取引先+連番」や「取引先+日付」等、採番ルールを設定することで、請求書番号それ自体に意味を持たせることできます。

請求データに含める項目は、使用者である皆さんで自由に決めることができます。

 図1:作成イメージ

 図1:作成イメージ

請求データから請求書を作成する方法

続いて、「請求書」シートの作成です。完成イメージは以下の図2:「請求書」シートになります。

この「請求書」シートは、前に作成した「請求データ」シートをエクセル関数で参照することにより、セルH2に請求書番号を入力するだけで、簡単に作成することができます。

「VLOOKUP」関数、「IFERROR」関数の使い方

「請求書」シートの作成で使用する主な関数は、VLOOKUP関数とIFERROR関数の2つです。

ここで、2つの関数について、簡単に説明します。

VLOOKUP関数は、任意の検索値を、選択した範囲内から検索し、その検索値と同じ行にある列番号の値を返す関数です。

構文は、「VLOOKUP(検索値、検索値を含む範囲、返す値を含む範囲内の列番号、検索の型)」となります。検索の型は、近似値を検索するか、完全一致を検索するかで、1/TRUEまたは0/FALSEを入力します。

IFERROR 関数は、数式の結果がエラーの場合は指定した値を返し、それ以外の場合はその数式の結果を返します。構文は、「IFERROR(値, エラーの場合の値)」となります。

完成イメージを確認しながら行うほうがわかりやすいと思いますので、説明は以上にします。

「請求書」シートを作成する方法

では、「請求書」シートの具体的な作成方法を説明します。図2:「請求書」シートと図3:「請求データ」シートとあわせてご確認ください。

①請求書番号 :セルH2に作成する請求書番号「00001」を入力します。
②日付 :セルH3に関数=VLOOKUP($H$2,請求データ!$A:$N,4,FALSE)を入力します。

検索値である請求書番号00001を「請求データ」シートのA列からN列より検索し、4列目の日付を完全一致で返すことを示しています。結果として、22年1月31日が表示されます。

以下の③~⑤は、参照する列番号(赤字箇所)を変更するだけで作成できます。

③請求先 :=VLOOKUP($H$2,請求データ!$A:$N,6,FALSE) ⇒ □□株式会社
④担当者 :=VLOOKUP($H$2,請求データ!$A:$N,5,FALSE) ⇒ 〇〇
⑤お支払い期限 :=VLOOKUP($H$2,請求データ!$A:$N,12,FALSE) ⇒ 22年2月28日

続いて、請求明細の入力方法についてです。

こちらは、IFERROR関数とVLOOKUP関数を組み合わせて使用します。明細No.1の入力を例に説明します。

⑥品番:セルC12に関数=IFERROR(VLOOKUP($H$2&$B12,請求データ!$B:$N,6,FALSE),"")を入力します。

請求書番号00001(A列)と明細番号1(C列)を組み合わせた検索値000011(B列)を、「請求データ」シートのB列からN列より検索し、6列目の品番を完全一致で返し、もしこの結果が検索できない場合は、空白を返すという内容を示しています。結果として、品番101が表示されます。

以下の⑦~⑩についても、参照する列番号(青字箇所)を変更するだけで作成できます。

⑦品名:=IFERROR(VLOOKUP($H$2&$B12,請求データ!$B:$N,7,FALSE),"") ⇒ 101
⑧数量:=IFERROR(VLOOKUP($H$2&$B12,請求データ!$B:$N,8,FALSE),"") ⇒ 1
⑨単価:=IFERROR(VLOOKUP($H$2&$B12,請求データ!$B:$N,9,FALSE),"") ⇒ 100,000
⑩金額:=IFERROR(VLOOKUP($H$2&$B12,請求データ!$B:$N,10,FALSE),"")⇒ 100,000

※金額は、F列(数量)×G列(単価)の数式でも作成できます。

これで明細No.1が完成です。

次に、⑥~⑩の関数をコピーし、明細No.2~No.5の行に貼り付けます。

No.2~No.3は「請求データ」シートの明細が表示され、No.4~No.5は空白になります。明細No.4以降は、「請求データ」シートに検索対象がないため、空白を返していることがわかります。

以上で、請求書番号00001の請求書の完成です。別の取引先への請求書を作成する場合は、「請求書」シートをコピーして新しいシートを作成します。

請求書番号00002を入力すると、「請求データ」シートの〇×書店への請求データが自動的に反映されます。

図2:「請求書」シート

図2:「請求書」シート

図3:「請求データ」シート

図3:「請求データ」シート

請求書発行システムの導入を検討しよう

これまで、エクセルを活用した請求書作成について解説してきましたが、やはり取引先や請求件数が増えると、事務作業の増加や、手作業によるミスが発生するリスクが高まります。

その解決策の一つとして、請求書発行システムを紹介します。請求書発行システムは、これまでエクセルで行っていた手作業を自動化することができます。

見積書や納品書との一元管理、請求書の印刷・郵送、取引先からの入金管理等、請求業務の効率化を実現できます。

また、月別、取引先別、商品別等の売上金額の集計や分析も簡単に行うことができます。

システム導入により削減できた時間を、システムの機能を活用した集計・分析に振り向け、さらなる事業成長につなげることも可能です。ぜひ、導入を検討してはいかがでしょうか。

まとめ

  • エクセルの請求書作成では、請求データに情報を集約することで、効率よく作成することができます。
  • 請求書番号は、取引先との情報共有や、請求データの一元管理に役立ちます。
  • 取引先や請求件数増加で事務作業が増えた場合の対策として、請求書発行システムの導入が考えられます。
  • 請求業務の効率化により削減できた時間を、さらなる事業成長に活用することが可能です。

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