請求書との連携でより楽に!目視でのミスを減らす、消込自動化のすすめ

請求書との連携でより楽に!目視でのミスを減らす、消込自動化のすすめ

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

消込は、経理担当者にとって煩雑な業務です。銀行の入金情報と請求データを突合して合致していれば仕訳をするという、言葉にしてみれば単純な作業ですがその業務プロセスは複雑で、かつ、ミスの起こりやすいプレッシャーのかかる作業です。

消込業務でミスの原因や課題となるのは、目視で行う工程が多いことにあります。解決するためには、請求書と連携して、可能な限り作業を自動化することが必要となってくるのです。

今回は、経理担当者の皆さまへ向けて、目視でのミスを減らし、楽に消込ができる「請求書との連携」と「自動化」について解説していきます。

消込業務の概要

消込は、いわゆる「掛け売り」があった際に行う業務です。

後払いで商品やサービスを提供したとき、企業は「売掛金」を計上します(仕訳例1)。後日代金が入金されて、請求した金額と同じ額であれば売掛金を消去します(仕訳例2)。

仕訳例1:4月1日、当社の提供するサービスに申し込みがあり、A社と1か月の契約を結んだ。サービス利用料は1か月あたり10,000円であり、代金は契約期間満了後に受け取る。

借方貸方
勘定科目金額勘定科目金額
売掛金10,000売上10,000

仕訳例2:5月1日、例1の契約期間が満了したため、代金が預金口座に振り込まれた。

借方貸方
勘定科目金額勘定科目金額
現金預金10,000売掛金10,000

売掛金は資産の部の勘定科目です。そのため、計上時(仕訳例1)は借方に仕訳し、代金が振り込まれたら(仕訳例2)貸方で消去します。

また、売掛金を計上したときは上記の仕訳をするとともに、回収状況を把握するため、以下のような「売掛金台帳」にも情報を転記することが一般的です。

売掛金台帳の例

請求書番号相手先金額売上日入金日
0001A社10,0002022/4/12022/5/1
・・・・・・・・・・・・・・・

仕訳例1が発生した4月1日に、売掛金台帳の請求書番号・相手先・金額・売上日を入力します。

代金が振り込まれたら仕訳例2の仕訳を行い、入金日の欄に日付を入力し、消込(代金回収)は完了となります。

なお、消込業務は取引の都度行うのではなく、1か月分をまとめて処理することが一般的です。そのため、件数が多ければ作業内容は煩雑になります。

とくに、サブスクリプションビジネスでは定期的に利用料金を受け取るため、経理業務のなかでも消込業務はウェイトが大きく、重要性も高いといえるでしょう。

次の項目では、消込業務でありがちな課題を紹介します。

消込業務の課題

消込業務は件数が多くなるほど煩雑になるということは、すでに説明したとおりです。経理担当者の間では「消込には課題が多い」とよくいわれていますが、どのような課題があるのでしょうか。

目視でのミス

多くの企業において、消込業務は人の手で行っています。自社の銀行口座の入金情報と、表計算ソフトなどで作成した請求リストを突合しますが、入力行がずれたり、請求額を見間違えたりするリスクがあります。

ミスに気付かないまま作業をすすめてしまうと、誤った請求書の作成や二重請求、請求漏れにつながるおそれもあるのです。ミスが発覚した際は、顧客に謝罪するなどの対応が必要になってくるほか、自社の信頼性にも影響を及ぼす可能性があります。

チェックなどに時間がかかる

消込業務はチェックに時間がかかる

一般的に、消込は月に一度のタイミングで締め、まとめて行います。そのため、複数の契約を結んでいる顧客が相手の場合、請求書の明細行が複数あるにもかかわらず、合算された金額が入金されることが見受けられます。このような場合に消込をする際は入金額を分解して、各契約の請求と合うか突合をする必要がでてくるのです。

さらに、請求額と入金額が合わなかったり、そもそも入金がされてなかったりした場合は、顧客に問い合わせをしなければなりません。消込作業中に、このようなつまずきがあると、作業時間がかかってしまいます。

業務の属人化

消込業務は複雑な処理が必要です。そのため、作業に慣れたベテランのスタッフに任せきりになっていることも多くあります。このような「業務の属人化」はできるだけ避けるべきです。

「慣れているし、仕事が早いから」と、一部のスタッフに任せていると、長期休暇や異動、退職などで離脱した際の引継ぎが難しくなってしまいます。

消込業務で課題となるのが、主に上記で説明した内容です。なかでも、とくに問題になるのが「目視でのミス」です。次の項目では、目視で起こるミスに焦点をあてて解説していきます。

目視でのミスはなぜ起こる?

消込業務のプロセスには、入金額のチェックや売掛金台帳への入力、請求書から台帳への転記など、手作業が多くあります。

実務上は、プリントアウトした入金情報とディスプレイに表示されている請求データを見比べながら消込をするため、見間違いが発生します。また、消込業務は月末などの経理担当者が忙しい時期に集中することが多く、どうしてもミスが起こりがちになるのです。

ミスをするリスクは人の手が入ることで高まり、さらに作業工程のなかで何度もチェックをする必要がでてくるため、効率も悪くなります。

つまり、上記をいいかえれば「人の手が入らなければミスが減り、チェック回数を減らせれば効率もよくなる」と解釈することができます。煩雑な消込業務で実現するにはどうすればよいのでしょうか?

そこで次の項目では、ミスを抑制でき、かつ、効率的な消込の方法を紹介します。

請求書との連携+自動化でミス抑制!

消込業務の負担を減らすためにおすすめの方法は、「請求書との連携」と「自動化」です。具体的には、請求管理に特化したシステムを導入し、消込を含む請求関連業務の大部分を自動化させます。

従来の表計算ソフトを使った業務では、顧客情報や請求データ、売掛金台帳など、複数のファイルを使って作業していたことから、ミスのリスクが増えていました。

顧客情報の管理から請求書の作成、売上の計上、入金消込までを一元的に処理できるシステムであれば、請求書情報と売掛金データの連携ができ、チェックや手作業が不要になります。

また、サブスクリプションビジネスを営む企業にとってうれしい機能もあります。定期的な請求であれば、請求書が自動的に作成されるほか、発行フラグなども自動で割り振られるため、請求漏れを防げるのです。

消込は、過去の入金履歴と顧客データを紐づけられるため、多くを自動で処理できます。複数人で作業をする場合でもメモを残せるため、情報の共有が容易です。さらに、複数契約の料金が一括で振り込まれても、請求書の金額を自動計算して消込まで行うため、内容を突合するための時間を削減できます。

未回収の売掛金は一覧表示されるため、営業担当もシステムを使えるようにしておけば、意思疎通もスムーズなるでしょう。

システムには、業務の属人化を防ぐというメリットもあります。表計算ソフトでの管理は、自動化のために複雑な計算式やマクロが組まれることが多くあります。そのため、担当者だけが使用・メンテナンスできるという状況になりがちです。システムを使えば業務が標準化(マニュアル化)されるため、操作方法さえ把握すれば、人を選びません。

まとめ

消込は、経理担当者を悩ませる業務のひとつです。また、悩みの原因は、目視や手作業による業務負担の増加が多くを占めています。

請求データと連携でき、作業の大部分を自動化できるシステムを導入できれば、手作業が原因となるミス減らせるほかに作業時間も大幅に短縮できるでしょう。また、経理担当者が消込業務に縛られることもなくなるため、将来に向けた経営分析などに割けるリソースが創出できることも大きなメリットです。

消込業務に課題のある企業は、ミスを減らすことができ、効率的な経理業務の実現が期待できる「システム導入」を検討してみてはいかがでしょうか。

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