こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
営業職は商談が主な仕事ですが、これに付随する多くの業務が存在します。例えば外回りをする営業スタッフに代わって、スケジュール管理やメール対応を行ったり、アポイントや取引先との打ち合わせなどです。他にも見積書や請求書の発行もあり、これらをまとめて営業アシスタント業務といいます。
成績の良い営業担当者は常に時間に追われています。だからこそ営業アシスタント業務を効率化したいものです。
しかし、何もわからずに実施しても思わぬ失敗をしてしまう恐れがあります。そこで、この記事では営業アシスタント業務を外部委託するときに検討すべきことを解説します。これを読めば自社にとって最適な方法が見えてくるでしょう。
目次
営業アシスタント業務を外部委託する目的とは？
営業は自社の商品を販売する点で会社の利益に直結する部門です。だからこそ、少しでも多くの営業機会を確保するために業務の効率化が不可欠といえます。 ところが、営業では商談というコア業務に付随する業務が大きなウエイトを占めるのが現実です。
例えば、営業マンが注文を取った後、 商品を手配してクライアントに納品するという一連の業務は営業では不可欠のフローです。ここでは常に正確さが要求されます。「注文が入ったけれど、在庫がない」というトラブルは絶対に避けなければなりません。受発注業務は営業全てに共通し、しかも正確さの求められます。だからこそ、専門業者に外部委託して自社の営業担当者はコア業務に集中するべきです。
営業アシスタント業務を外部委託する方法とそのメリット・デメリットとは？
業務の外注といっても様々な方法があり、各々にメリットとデメリットがあります。実際に外部委託を検討する際には各々のメリット・デメリットを理解して、自社にとってベストの選択をしたいものです。
（１）オンラインアシスタント
Web上で企業や個人の業務サポートを行うサービスです。バーチャルアシスタントとも呼ばれ、会計記帳や給与計算などの事務作業はもちろんリスティング広告やSNSの運用など幅広い業務に対応します。
メリット①：コスト削減
発注から作業の完了まで全てインターネット上で完結するためコストを抑えられます。業務の依頼も、繁忙期だけであったり必要なタイミングで必要なだけにできます。結果的に人件費の削減になります。
メリット②：人材の質が高い
オンラインアシスタントサービスは様々な専門知識をもったスタッフを多く抱えており、各スタッフの適性に合った専門研修を行っています。このためスタッフも一定の専門性を備えています。そして、ディレクターがクライアントの要望に対応して最適なスタッフを選定します。結果として人材の質が担保されて、依頼された業務にも十分応える成果をあげられるのです。
デメリット①：コミュニケーションがオンラインに限定
オンラインアシスタントの場合、業務上のやり取りは全てWeb上で行われます。対面でのコミュニケーションを欠くため誤解が生じやすいです。表情や身振りを交えない言語のみのやり取りは間違いが生じがちで、場合によってはストレスを感じることもあります。
デメリット②：インターネット環境の整備が必要
高速インターネット回線と一定スペック以上のパソコンの導入が必須です。理由は、オンラインでのコミュニケーションをスムーズに行う必要があるからです。
チャットワーク・Slack・ZOOMなどのツールも必須となります。この点でもインターネットの高速化が必要です。新たなツールを導入すると運用ルールの整備や社員への研修も行わなければなりません。これらは業務上の負担であり、デメリットといえます。
（２）クラウドソーシング
クラウドソーシングサイトに登録したワーカーに対して業務を委託するサービスです。多数のワーカーが登録しており、営業アシスタントも依頼可能です。
メリット①：依頼できる業務の幅が広い
クラウドソーシングは、依頼に対応できる人材数が圧倒的に多いです。例えば登録者数では、クラウドワークスが443万人、ランサーズが110万人となっています。このように圧倒的な人的スケールを誇っており、対応できる業務も幅広いのが特徴です。自社の置かれた状況に適合する人材が眠っている可能性も高いでしょう。
メリット②：コスト削減
コスト削減効果があるのはオンラインアシスタントと同様です。ただ、クラウドソーシングの場合は個人と価格交渉できるためにオンラインアシスタントよりも柔軟に価格面でも対応できます。
業務遂行がうまくいけば、依頼したクラウドワーカーをそのまま自社に採用することも可能です。採用費用を間接的に削減する効果があります。これもクラウドソーシングが個人との直接契約であることからできることです。
デメリット①：ワーカーの質にばらつきがある
クラウドワーカーとしての登録者は非常に多いのですが、スキルの低い登録者が一定数存在するのも事実です。これは誰でも登録できるという手軽さから起きてしまう問題です。当たれば非常にコスパ良く利用できるものの、外れくじを引くとコストがそのまま無駄に終わるリスクもあります。
極端な例をあげると、依頼した業務がほとんどなされることなく委託相手と連絡がとれなくなるようなケースもないわけではないです。
デメリット②：個人情報保護へのリスク
個人との契約になるため個人情報の取り扱いについて、完全に管理するのは難しいのが現実です。たしかに秘密保持契約（NDA）を結ぶことはできます。しかし業務の進捗を全て把握するのは実際には困難です。
このため個人情報の管理はワーカーの良心に任せるしかないでしょう。場合によっては悪意あるワーカーが現れて、個人情報流出のリスクに直面する危険性は否定できません。
（３）人材派遣
人材派遣の特徴は、派遣されるスタッフが派遣先企業と雇用関係を結ばず、人材派遣会社と雇用契約を結んでいる点です。派遣先企業との関係性は業務上の指揮命令だけに限定されます。
メリット：社員と同様に勤務できる
派遣スタッフは現場に出向いて働きます。この点では社員とほぼ同様です。派遣先企業の直接的な指揮命令関係があり、組織的に業務に当たることができます。営業関係の業務も社員とほぼ変わらずにこなすことができるでしょう。
デメリット：社員並に就労環境の整備が必要
派遣労働者に対しても労働法の適用があり、企業にとって採用するためのコストは一定の負担となります。
もちろん社員を雇用するよりは安価ですが、それでも負担は大きいです。
しかも現在は待遇面でも社員と派遣労働者の格差を設けることは規制されています。今後は社員と派遣労働者の格差の撤廃への社会的要請も強くなるでしょう。
そうだとすれば人材派遣を利用するコスト面での負担は今後さらに増大することが見込まれます。
業務改善システムの活用とは？
営業はコア業務以外にも多くのノンコア業務を抱えています。営業担当者だけに全ての業務を任せていると必然的に長時間労働になってしまいます。だからといって営業アシスタントとして新たに人を雇い入れる余裕がないのも現実でしょう。営業アシスタント業務の外部委託は業務効率化のための有効な選択肢となります。
最後に指摘したいのが、外部委託の他にも業務改善システムの利用という選択肢もあることです。例えば提案書・見積書の作成や商談内容・進捗状況の共有はシステム化で対応できます。これまで人員を割いて手作業を行っていた業務をシステムに任せることで外部委託は必要なくなります。
メリットとしては外部委託に比べてさらに費用面が安いことです。従来通りの人員でこれまで通りの業務を行えます。デメリットとしてはシステムの利用方法を覚える必要があることです。
外部委託であれ、業務改善システムであれ、近年は様々な選択肢が用意されています。有効に活用すれば人件費を抑制しつつ、業務効率化を図ることができます。自社の状況を踏まえて最適な選択をしていかなければなりません。この記事がそのための参考になれば幸いです。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
請求書発行業務を80%削減する方法とは？
無料ではじめる請求管理
クロジカガイドブック
- 請求業務の課題と解決方法
- 理想的な請求業務フロー
- クロジカ請求管理の主な機能
- 請求業務を80%削減した導入事例
- 導入までの流れ
