サブスクリプションビジネス事業者が直面する業務上の課題とは?自動化で解決しよう

サブスクリプションビジネス事業者が直面する業務上の課題とは?自動化で解決しよう

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、サブスクリプションビジネスが注目を集めています。「最近サブスクリプションビジネスを始めた」「今後自社のサービスへの導入を検討したい」といった事業者も少なくないと思います。というのも「サブスク」は消費者と事業者の双方にとって多くのメリットがあるからです。

ところが、実際にサブスクの導入を検討しても、従来の売り切り型の販売モデルとは相違点が多く導入を躊躇したり、既に導入していても課題を抱えて業績が頭打ちになっているケースも多いです。

この記事ではサブスクリプションビジネス事業者、あるいは今後導入を検討している事業者に向けてサブスク導入後の課題と解決策を解説します。

この記事を読めば、サブスク導入後に生じるであろう課題をあらかじめ知ることができます。課題を理解することでシステム化に向けた施策をいち早く講じることができるはずです。

サブスクリプションビジネスのメリットとデメリット

サブスクリプションビジネス事業者とは、定額継続課金を基本とするサービスを提供する事業者を意味します。IT分野で多くみられるサービス形態です。代表的な例はアマゾンプライムやYouTubeプレミアム、Netflixがあげられます。ソフトウェアサービスではOffice 365やAdobe Creative Cloudは日常よく見かけるところです。ソフトウェアを買い切りという形ではなく、ライセンス使用に対する定額料金の支払いという形でサービスの提供を行っているのです。

キリンやトヨタといった伝統的な日系企業も新たにサービスをサブスクリプション化させており、新しい流れといえるでしょう。そして、この流れは今後非IT分野の企業に拡大していくことが予想されます。

サブスクリプションのメリットとして定額継続課金であるため売り上げの見通しを立てやすいという点があります。事業者にとっては経営の安定につながるのです。

一方、デメリットとしては顧客の増加に伴って事務処理が煩雑となる点があります。サービスを拡大すればするほど事務量の増加速度も加速していくのです。請求書発行や顧客管理、 前受金管理は顧客の増加に比例して複雑となります。

サブスクリプションビジネスにおける業務上の課題とは?

サブスクリプションビジネスの課題とは?

事務処理量の増大に伴って業務上の課題が発生します。利用者対応に手間がかかるため請求管理や売上計上などの前受金管理が追いつかなくなる可能性があるのです。以下では具体的に課題を列挙します。

課題①「請求内容の確定」

サブスクリプションビジネスでは請求内容の確定で問題が生じがちです。理由はサブスクの料金体系は概して複雑だからです。例えば、オプションサービスであったり、無料使用期間の有無などです。

また、顧客ごとに請求内容も少しずつ変わってきます。これは顧客ごとにカスタマイズされたサービスを提供できる点では利点といえるのですが、事務処理という点では煩雑化を招く要因といえます。

しかも、クライアントの要望によっては料金プランの変更も頻繁に発生します。元々の料金体系が複雑なうえにプラン変更も生じがちであることは事務処理を一層複雑にします。

課題②「請求書発行の手間」

請求書の発行も業務上大きな負担となります。請求書を発行して封入した後、郵送するという一連の流れは多大な時間と労力を要します。しかも、これらの作業を毎月、一定のタイミングで行わなければならないのです。

請求書の発行にはとにかく正確さが求められます。万一、誤った請求をしてしまうと会社の社会的な信用に関わるからです。請求管理は正確にできて当たり前です。このため人による作業に頼っているとミスが起きるリスクを常に抱えることになるのです。

課題③「売上計上に関わる会計処理」

サブスクサービスでは代金をまとめて先払いする場合も多いです。ここでの仕訳は前受金とされ、役務提供のタイミングに応じて売上が計上されます。

ところが、クライアントが増えてくると売上を計上するタイミングを間違えてしまうことも起こります。人が目視で作業しているような場合はなおさらミスが出やすいでしょう。

特に、入金消し込みで入金情報を経理担当者がひとつひとつ確認しているような場合には振込名義人や金額のちょっとした間違いから消し込みを見落とすようなミスにつながりかねません。

課題の解決に向けた施策とは?

上記の問題を解決してくれるのがサブスクリプション管理システムの導入です。システムの導入によって業務の多くを自動化できます。システム化は多くの事業者にとって経営上の有効な選択肢と言えるでしょう。

(1)システム化のメリットとは?

上述したようにサブスクリプションにおける請求管理は業務上大きな負担となります。顧客数が増えて現場の作業量が増えるとミスの危険性も増大します。

そこで、システムの導入によって属人的な作業からの脱却を目指すのです。システム化のメリットとは人的ミスを減らして事務処理の正確性を担保することといえます。

また、システム化すれば請求データをそのまま締め処理に使えます。既に入力しているデータを活用すれば請求業務全体を自動化できるのです。

しかも、データの作成から請求金額の計算までシステム上で行うことでオペレーションも効率化できます。この結果、請求業務全体に関わる労力が大幅にカットされます。システム化は人手不足の解消をもたらすのです。

(2)サブスクリプション管理システムにはどのような機能があるか?

① 請求管理機能

契約内容に応じて必要なタイミングで請求金額の確定を自動的に行います。サービス独自の料金体系を設定でき、定額+従量課金のような複雑な請求モデルにも対応します。契約プランを管理してクライアントごとの更新やキャンセル、プランのアップグレードとダウングレードも把握できるのです。 

請求書発行についても、オンライン上で請求書を発行・送付する機能が備わっています。システム上で請求書を自動発行すれば毎月所定のタイミングで正確に請求書を送付できるのです。

② 売上管理機能

金融機関と連携してデータ管理を行う機能があります。サブスクリプションでは継続的な課金が基本となるため銀行振込やクレジットカード決済が多くなります。決済情報を連携して管理すれば、支払日や入金実績を正確に把握できます。

システムによっては入金データを定期的に取得し、自動的に消し込む機能も付いています。このような機能まで付属すると会計処理の手間を大幅に省くことができます。

まとめ

サブスクリプションビジネスは多くのメリットを持ったビジネスモデルです。請求処理や会計処理も従来の売り切りタイプから継続課金タイプに切り替えなければなりません。

手間のかかる作業とも思えますが、実際はサブスクリプション管理ソフトを利用することで手軽にサブスクサービスを展開できるようになるのです。既存のソフトを利用すればツール上で全ての設定が完結しますし、システムを一から構築する必要もありません。

システムを導入することで業務課題の解決につながるでしょう。他にも無駄な稼働や人件費を抑制する効果もあります。管理ソフトの導入は有効な経営上の選択肢といえます。今後のサービス展開への選択肢としてこの記事の内容が参考になれば幸いです。

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