オンライン請求書の印鑑はどうすればいい?電子印鑑の導入で押印業務をDXしよう!

オンライン請求書の印鑑はどうすればいい?電子印鑑の導入で押印業務をDXしよう!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

リモートワークが急速に普及する中、経理担当者が抱える課題の一つに、請求書の押印業務が挙げられます。紙での出力と捺印の業務のため、在宅勤務したくてもやむを得ず出社しなければならないという声が多く聞かれます。

この記事では、今さら聞けないハンコの意義・使い方をご紹介すると共に、押印業務をデジタル化する方法について詳しく解説します。

そもそも請求書に印鑑は必要?!

そもそも、請求書にハンコを押すことは義務付けられているのでしょうか?

実は、法律的には、請求書を送らなかったとしても、請求そのものに関しては成立するものとされています。また、請求書に印鑑を押すことも、法律的に義務づけられているわけではないのです。

ただし、請求書は、トラブルの回避と、税務調査などが入ったときに取引があったことを証明するために役立ちます。

また、現状ではビジネスマナーとして請求書に印鑑を押すことが慣例となっています。請求書の印鑑は請求書の発行元を証明する手段になります。請求書を受け取る側にとっても、押印されていることで文書の信頼度が高まり、スムーズな処理を進められる場合が多いようです。

なお、偽造の抑止にも請求書への押印が有効な場合があります。捺印されている請求書を偽造するのは、印鑑のない請求書を偽造するよりも難しくなります。印鑑のイメージを複製するのは、文書複製に比べると技術的なハードルが高くなるからです。

日本は印鑑文化が根強く、印鑑のない請求書は受け付けない会社も存在します。法律的には問題がなくても、ビジネス上の慣習として、請求書の印鑑が必要であると言えるでしょう。

請求書にはどんな印鑑を押せばよい?

法人が持つ印鑑には大きく3種類の印鑑があります。

実印②認印③銀行印

実印は法務局で印鑑登録されている印鑑で、一社につき1つという原則があります。重要な取引や契約の際に用いられる印鑑です。法務局に登録されていることから、自社の印であることが公的に証明でき、法的効力を持ちます。大きめの丸印で作成される企業が多いです。

認印は、公的なものではありませんが、発行者が確認や承認を行った証明となります。角印で作られることが多く、「社印」と呼ばれたりします。

このほかに、多くの法人において、銀行口座開設時に金融機関へ届け出る「銀行印」があります。

請求書の押印は法律的に義務付けられているものではないため、どんな印鑑を押すかも定められていません。ただ、慣習として「認印」に分類される角印を押す企業が多いようです。

実印や銀行印を請求書に押印しても問題はありませんが、重要な印鑑を日常的に用いることは、印鑑の摩耗を早めたり、紛失リスクが高まったりするため、請求書には角印を押すのが一般的です。

請求書の印鑑・押し方

会社情報(社名・住所・電話番号など)が記載されている箇所に押印するのが一般的です。印鑑の一部が社名に重なるように押印される場合が多いようです。社名と印鑑がセットになっているという意味に加え、請求書が改ざんされていない証明になります。

訂正印は使っても良い?

一般的な書類では記入ミスがあった場合、二重線を引き、その上から訂正印を押しますが、請求書の場合は再発行が望ましいです。

請求書はお得意先様に代金を請求するための書類であるため、ミスがあったことが分かる状態で送付するのは失礼にあたります。

また請求書を発行する場合には、代表者の承認などを取っている場合もあるため、安易に訂正するべきではありません。信用の問題にも繋がってくるので、ミスがあった場合は改めて正しい内容で再発行しましょう。

やむを得ず訂正印を使用する場合は、一般的な使用法通り、二重線を引いたうえで訂正印を押して修正をします。

電子化するには

請求書の信頼性を維持しながら、デジタル化に対応するには、電子印鑑の導入がおすすめです。ここからは電子印鑑の概要と導入方法をご紹介します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコンで使用できる印鑑のことです。電子印鑑を使用することで、紙に押印するのと同様に、WordやExcel、PDFなどの電子データに印影を残すことが可能になります。

電子印鑑は、大きく二つに分類されます。1つ目は印影を画像に変換しただけのものです。2つ目は「電子署名」とよばれる印影に使用者などの識別情報を含んでいるものです。

電子署名には電子証明書が付与されています。押印したのが本人であることを証明し、文書が改ざんされていないことを証明するには、電子署名が望ましいと言えます。

参照:電子署名法の概要について

電子印鑑を導入するには

電子印鑑を導入する方法

電子印鑑の導入を検討する場合、まず取引先が電子印鑑の使用を認めているかを確認しましょう。電子帳簿保存法の改正などを受け、電子化を進めている企業は増加していますが、未だに電子印鑑の使用自体を認めていない企業もあります。

まずは電子文書でのやり取りが認められているのか、オンライン請求書に対応してもらえるのかを確認しましょう。認められる場合は、次に取引先の求めるセキュリティレベルなどを確認しましょう。

画像で印影が確認できればよいのか?それとも識別情報を含めた電子印鑑が必要か?など、取引先の希望する要件に見合った電子印鑑を作成するようにしましょう。

電子印鑑を作成するには、いくつかの方法があります。

(1) 印影をスキャナーで取り込む

電子印鑑を導入する最も簡単な方法は、印影をスキャンして画像にする方法です。実際の紙に押印した印鑑の画像を読み込み、画像データとして保存しておき、必要な書類に貼り付けます。

この方法では、一度画像データを作ってしまえば、実際に紙ベースで使用している印影をパソコンでワードファイルやエクセルファイルなどに貼り付けることができます。

ただし、単なる画像の貼り付けとなるため、複製されるリスクがあります。誰でも他人の印影を貼り付けることが可能になってしまうからです。この方法を用いる場合は、社内ルールや内部統制上、問題がないかよく確認してから使うようにしましょう。

(2) フリーソフトや図形挿入機能を使用する

フリーソフトやオンラインツールを使用する方法もあります。文字やデザインなどを選んで印影を作成できるソフトやツールがインターネットで簡単に入手可能です。またExcelやWordなどの図形挿入機能を使って、印鑑の画像を登録するという方法もあります。

ただし、これらの方法もまた、簡単に印影の複製が可能です。一定のパターンから文字やデザインなどを選ぶため、簡単に同一の印影が作れてしまうのです。さほど重要ではない書類に使用を限定するなど、運用方法の検討が必要になります。

(3) 電子印鑑サービスを利用する

印影に識別情報を含んだ電子印鑑を作れるサービスを利用する方法があります。このような電子印鑑サービスでは、誰がいつどこで押したかなどのデータを付与することができ、通常の印鑑以上のセキュリティと信頼性を持つことができます。

印鑑表示に対応している請求書自動発行システムを使おう

捺印業務が課題となる企業においては、請求業務そのもの電子化が進んでいない場合が多いかもしれません。紙ベースで業務を行っているために、アナログの紙と印鑑が必要になってしまうのです。

その場合は、請求業務そのものを電子化するシステムの導入を検討してみましょう。印鑑表示に対応している請求書発行サービスなどを活用すれば、請求業務を自動化することができ、押印のために出社する必要はなくなります。

電子帳簿保存法が改正されるなど、ペーパーレス化をはじめとするDX(デジタルトランスフォーメーション)の重要性は日に日に高まっています。請求書の印鑑の電子化をきっかけに、請求業務全般のデジタル化に取り組んでみることをおすすめします。

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