経理DXによる経理業務の変革を解説!テレワークにおける課題の押印や印刷が必要な業務を改善

経理DXによる経理業務の変革を解説!テレワークにおける課題の押印や印刷が必要な業務を改善

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年、デジタルソリューションの概念が急速に普及し、様々な情報が有機的に結びついて、そこに関わる人々の働き方が大きく変化し始めています。

デジタルソリューションとは、Information and Communications Technology (ICT。情報通信技術)のことで、情報技術の進化によりもたらされ、その根幹にある「情報」はインターネットを経由してモノと結びつくことでInternet of Things(IOT)となり、あるいは多様な人々がネットワーク上で相互につながることで、コミュニケーションの在り方を変えてきました。

経理DXは情報技術の進化によりもたらされる

総務省によれば、ICTにより、労働投入量の効率化(労働の効率化)、付加価値額増加(コストダウンや収益機会の発見)の両面において労働生産性の向上に貢献すること、ICTによって課題の解決や生産性の向上方策が期待できるとしています。

ここで、労働の効率化が目指すこととして、人材不足の解消、世界的にくらべ高い日本の人件費に関して、適正な労働投入量を図ることで労働生産性を1.1倍に、業務プロセスの効率化で生産性が2.5倍の効果になる点が注目されます。

また、テレワークの普及により、会社のルール未整備等が課題ではあるものの、従業員にとってワーク・ライフ・バランスの向上が考えられる等の期待が高まっています。

(出典) 総務省 「平成30年版 情報通信白書のポイント」

経理DXの目的は非効率の改善化

現時点の経理DX(経理業務に影響をもたらすデジタルソリューション)は多岐に渡っており、会計システムの高度化、特定業務に関するソフトウェアの効率的な利用(特にクラウドサービスの活用)から、異なるシステムをAPIで接続することで情報の連携性を高める等があります。

ですが、どのような情報技術や仕組みを利用するにしても、人が関わっている以上、何らかの非効率が相変わらず生じているはずです。

例えば、従来は営業担当者が請求書と決裁書面を経理に回付することをやめて、経費システムに営業担当が直接データを入力するようにしたことで、情報の連携性は高まったものの、請求書等のエビデンスは都度経理に送付している、のような並行作業の存在です。

テレワークを実施している企業であっても、毎月末付近には出社してこの並行作業を余儀なく対応しているケースは少なくなく、個々の担当者の押印やその上位者の再鑑のためだけに出社する場面も見られています。

このような環境を改善し、経理担当者の負担を軽減することができることが、経理DXの第一歩といえるでしょう。

経理DXの目的は非効率の改善化

経理DXの高度化対応

そして、大量のデジタルデータを蓄積・収集・分析することに主眼を置いたディープラーニングによって、人工知能(Artificial  Intelligence)は目覚ましく進化し、人が長い間受け継いできた経験よりも優位に立とうとしています。

人工知能の強みは、ルーティンワークや複雑な判断を要しない単純作業に対して最も発揮します。大量のデータを短時間で確実に処理することができるからです。

具体的な事例としては、大量の不規則な個人の経費精算について人工知能が適宜勘定科目を割り当てて自動仕訳を生成する機能があります。

個人毎の精算内容は異なっていても、人の活動には一定のパターンがありますので、過去データの積み上げによって、仕訳処理がより正確になっていきます。

また、「AI監査」と呼ばれる自動チェック・エラー発見機能の活用により、異常値の発見、例外処理の適正性判断等が適切に実施されることで、経理業務の水準向上も期待できるようになります。

毎月の定期的な請求処理・入金消込・債権管理等においても、まさにこの人工知能が対応しやすい業務といえるでしょう。

電子帳簿保存法改善による国の後押しで経理DX化が加速する

このような社会的なデジタル化の普及に伴い、令和3年度の税制改正において、国税庁は経理業務の電子化をより一層進めることで、生産性の向上と記帳水準の向上を図るために、電子帳簿保存法の改正等を行いました。

この改正法令は令和4年1月1日に施行され、帳簿書類を電子的に保存する際の手続き等について、抜本的な見直しがなされることにより、利便性の向上とさらなる制度の普及が期待されています。

(出典)国税庁 「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿保存法の改正により、経理書類の電子化が加速する

改正前までは、請求書、見積書、精算書等、多様な経理書類を電子化することについて、適用を受けるために細かな制約がありました。

これまでは、電子データについてタイムスタンプ(電子データの実在性を日時等によって証明する情報技術)を最短で3営業日以内としていましたが、改正により、「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」となりました。

これにより、書類を電子化するために出社するわずらわしさから解放されるとともに、ある程度の量をまとめて対応できるようになり、業務の効率性が改善されます。

さらに、電子データをスキャン後、その電子データを訂正または削除を行う場合において、一定の入力期間内に、これらの事実やその内容を確認することができる条件を満たしたクラウドサービスを利用する場合には、タイムスタンプの付与に代えることができるようになりました。

すなわち、クラウドサービスを活用して電子データを保存・管理・作成する場合には、タイムスタンプを付すという制約から解放されるとともに、サービスの利用により業務の即時対応、利便性、情報の共有性も同時に達成できるようになるわけです。

なお、日常業務には影響がありませんが、税務上の書類につき電子データを電磁的記録により保存するために、税務署長へ事前に申請をして、その承認を受ける必要がある(事前承認制度)について、改正により撤廃となったことも意味があるといえるでしょう。

経理DXによりテレワークにおいて課題だった請求業務などの押印や印刷が必要な業務を改善する

特に経理にとって、非効率的になっている業務の一つが、関係者間での書類のやりとり(例えば請求書の検印・確認印や、稟議書など)でしょう。

例えば請求書の発行業務の場合、 取引先に請求書を発行するまでに社内でかなりの工数を費やしており、請求締めに間に合わせるために月末付近の残業を余儀なくされている経理部門は少なくありません。

さらに上場企業などでは内部統制の観点から、複数の担当者による相互確認が求められており、その作業工数が著しく増加していることも、経理担当者を悩ませています。

この請求データが全て電子データで管理されるようになれば、社内関係者が電子データをチェックし、すべての承認が終えたら速やかに請求データを取引先に送付することができるようになれば、担当者がテレワークで自宅にいても、わざわざ請求書を発行するために出社する必要はありませんし、担当者が急に休みとなっても他の方が代わりにシステム操作して対応できるため、不測の事態にも備えることができます。

また、システムを利用した電子押印や、印刷の代わりに電子データによることは、一定の手順に従った作業になることから、内部統制の構築と維持にも有効です。

クラウドサービスを利用していれば、遠隔での対応も可能になるため、場所を選ばずに作業することができるメリットも享受できるようになるでしょう。

まとめ

経理DXにより、経理関係者は多くの雑務から解放されて、業務の省力化と効率化を進めていくことが期待されます。

経理業務の全てがDX化になることはまだ先の話かもしれませんが、請求書の発行や入金管理等、できる部分から一歩一歩進めていくことで、業務効率化の成功体験を積み上げていくことが大切です。

社内でDXのための予算を一度に確保することが難しい場合でも、このような成功モデルを構築し続けることで、経営層からの設備投資についてコンセンサスを得られるようになるでしょう。

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