経理部門の外部委託=「BPO」?経理業務を外部委託したくなったら検討すること

経理部門の外部委託=「BPO」?経理業務を外部委託したくなったら検討すること

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

昨今、人手不足や働き方改革の影響で、経理業務の外部委託を検討する企業が増えてきていますが、「経理業務を外注するのは不安・・・」、「業者の選び方がわからない」といった声が多く聞かれます。この記事では、経理業務を外部委託したくなったときに押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

経理部門の外部委託=「BPO」?

経理業務の外部委託を検討すると、「BPO」という言葉をよく耳にします。まずは、この「BPO」と単なる「外部委託」(アウトソーシング)との違いを押さえておきましょう。

BPOはビジネス・プロセス・アウトソーシング(Business Process Outsourcing)の略で、企業活動における業務プロセスの一部を一括して外部委託することを意味します。対象の業務について、業務フローの設計から実行までをまるごと外注する場合が多くなります。

そのため、BPOサービスを提供する企業は、優れた専門性を有するスタッフを有し、業務構築・業務改善のノウハウを売りにしています。経理部門のBPOを請け負う企業では、公認会計士や税理士をスタッフとしている場合も多いようです。

BPO」と「外部委託」との違い

BPOは、広い意味ではアウトソーシング(「外注」「外部委託」)の一種のため、通常の外部委託と同様に、「人手不足を補うために、外部のリソースを利用して業務を遂行すること」と捉えられます。

しかし、BPOの特徴は、業務の設計・業務フローの構築や実行までを請け負う点です。そのため委託先の企業には、従来のように業務を遂行してもらうだけでなく、既存の業務フローの改善や課題の分析など、生産性向上や効率化などのミッションを託すことが可能な場合があります。

つまりBPOは、自社業務の単純な外注というよりも、業務コンサルティングのような役割を持つことがあるのです。自社が今、必要としているのは単なる作業の遂行か、それとも業務の根本的な改善なのか?を把握したうえで、アウトソーシング、BPOを有効活用していきましょう。

アウトソーシング・BPOのメリット

従業員の労働時間削減

働き方改革が進められる中、労働時間の削減は多くの企業で急務となっています。外部委託の導入は労働時間削減の有効な手段のひとつです。

経理部門では、入金消込、支払処理だけではなく、経費精算や月次の締め作業のため、月末・月初に業務が集中します。外部委託を活用することで、繁忙期に集中的にマンパワーを補充し、毎月の従業員の業務量を平準化して、残業時間を削減することが可能になります。

人件費などのコスト削減にもつながる

残業時間の削減によって時間外手当を削減できるため、人件費の削減が期待できます。また、外部委託を行うことで派遣社員などの人員配置を最適化し、間接的に人件費の削減につながる場合もあります。

また、BPOで業務改善が行われると、自社で行っていたよりも効率よく業務が行えるようになる場合があります。外部委託先に支払う業務委託料以上の人件費削減効果があれば、アウトソーシングのメリットは大きいといえるでしょう。

経理担当者がコア業務に注力できる

毎月の支払処理や請求書作成作業などの定型業務を外部委託することにより、その分の時間と労力を、より戦略的でレベルの高い業務に振り分けることができます。

経理担当者が日々のペーパーワークに忙殺され、中核的な業務に割く時間がないという状況は特に中小企業の経理部門でよく見られます。

こういった場合、定型化している事務作業や日次業務を外注すれば、経理担当者は投資戦略の策定や予算管理などのコア業務に従事させることが可能になります。

業務プロセスの可視化

経理部門の業務は属人化しがちです。担当者が目の前の業務をこなすのに精一杯で、業務の進め方やノウハウなどを共有できない場合が多いようです。人員が限られているために、ノウハウや業務内容を共有する相手がいないケースもあります。

この場合は、外部委託をきっかけに業務プロセスの可視化を進めることができます。単純な作業の外注であっても、手順書の作成や作業指示が必要なため、否応なしに業務プロセスの可視化が必要になるからです。

また、BPOを活用すると、業務プロセスの可視化そのものを外注することも可能になります。BPOサービス提供会社に、マニュアル作成や業務フローの見直しを委託するという方法も検討してみましょう。

経理業務を外部委託する際の注意点

経理業務を外部委託する際の注意点

認識の相違で狙った効果が得られない

経理業務を外部委託する際には、何を、どこまで委託するのか、綿密にすり合わせしましょう。ここで食い違いがあると、「経理業務を全部引き受けます」と言われたのに、一部しかやってもらえない、というようなことが起こります。

また、今の業務の状況や課題についての伝達が不十分だと、現状を考慮しない杓子定規の処理が行われる原因になります。

期待する効果を得るためには、事前の綿密なコミュニケーションと、現場の経理担当者との連携が必要不可欠です。

例外処理を自社でやらざるを得ず、結果的に業務が効率化しない

例外的な対応や、定型外の業務をアウトソーシングする場合は、どこまで対応してもらえるのかを明確にしておきましょう。

「経理業務の例外処理に手間と時間を要するので外部委託したい」という場合、委託先で対応してもらえなければ外部委託する意味がなくなってしまいます。

どんな例外対応が発生し得るのか、どの範囲まで請け負ってほしいのか、という要望を明確に伝えることが重要です。

費用対効果を考慮しよう

コスト削減を目的としてアウトソーシングを行ったものの、かえってコストがかかり、自分たちでやったほうがコストを抑えることができたというケースもあります。

現状どれくらいのコストがかかっているのか、時間や人件費などを算出し、外部委託した際のコストと比較検討する必要があります。

BPOを活用する場合は、直接的・短期的なコスト削減だけではなく、長期的な効果をもたらす業務改善などを委託することになります。このような目に見えづらい効果や、長期的な効果をどのように見積もるのか?という視点も重要です。

なお、作業時間の削減や業務の可視化については、自動化できるシステムを導入するなどの代替案が有効な場合もあります。課題解決のために、視野を広く持ち、柔軟に検討を進めましょう。

BPOしたくなったら何をすれば?

経理業務について外部委託を行いたいと考える場合に必ず確認しておくべきポイントをご紹介します。

課題を明確にしよう

外部委託を行うことによって解決したいと思っている課題は何か?を明確にしましょう。

経理担当者の業務負荷が重すぎるので外部委託したい、という場合は、「どの業務に時間がかかっているのか」「どれくらい時間がかかっているのか」(「請求書発行業務に毎月40時間」など)を具体的に数値化してみましょう。

なにを求めるか?によって、外部委託する業者の選定や、許容できるコストのレベルも変わってきます。外部委託を検討する際には、まず最初に課題を明確にしておきましょう。

どこまで委託できるのかを確認

外部委託したい業務の範囲を確認することも大切です。例えば日次の仕訳作業だけを委託するのか、月次決算や年次決算までお願いしたいのかを検討する必要があります。

また、例外処理をどこまで対応してもらいたいか?という点も、必ず確認すべきポイントです。例えば入金処理を依頼するのなら、入金額に相違があった場合の対応は誰が行うでしょうか。顧客への連絡や確認まで委託することは可能でしょうか。

アウトソーシングしたい業務範囲はどこからどこまでなのか?どの業務を委託すれば業務効率化が可能なのか?などを明確にした上で、アウトソーシングを検討する必要があります。

まとめ

経理業務の外部委託を検討する場合は、まず外部委託によってかなえたいこと、解決したい課題をはっきりさせることが大切です。目的に応じて、外部委託か、BPOか、またはシステムの導入によるDX・自動化などの対応をとるのかを検討しましょう。

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