適用開始!電子帳簿保存法改正について電子帳簿保存とスキャナ保存の対象書類を中心に解説

適用開始!電子帳簿保存法改正について電子帳簿保存とスキャナ保存の対象書類を中心に解説

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

この法律は、1998年度の税制改正により初めて創設されましたが、その後もスキャナ保存制度の創設をはじめ、数度に渡る改正により利便性の向上が図られてきました。

特に、2022年から始まっている電子帳簿保存法の見直しでは、税務署長の事前承認制度を廃止するなどの抜本的な改正によって、さらに利用のハードルが下げられることとなりました。

しかし、この改正で最も実務への影響が大きかったのは電子取引のデータ保存の義務化でしょう。結果として、2年の猶予が設けられた形となりましたが、国が帳簿書類の電子化を後押しする姿勢が鮮明となり、企業の電子化への対応は待ったなしの状況になっているといえます。

このように直近の改正で注目が集まった電子取引ですが、実は電子帳簿保存法が対象としているのは電子取引だけではありません。

そこで、以下では電子取引の以外の保存方法である、電子帳簿保存とスキャナ保存について、その対象書類を中心として解説していきます。

これらを理解することによって電子帳簿保存法の全体がわかるようになります。

1. 電子帳簿保存法の構成

具体的な解説に入る前に、電子帳簿保存法の構成について大まかに知っておきましょう。

まず、電子帳簿保存法が規定する保存方法は以下のとおり3つあります。

(1) 電子帳簿保存
(2) スキャナ保存
(3) 電子取引の保存

また、上記の保存方法が対象とする帳簿書類は以下の3つに区分されます。

① 国税関係帳簿
② 国税関係書類
③ 電子取引の取引情報

上記のうち、「(3) 電子取引の保存」が対象としている帳簿書類は「③ 電子取引の取引情報」ですので、特に説明は不要と思います。

しかし、「(1) 電子帳簿保存」と「(2) スキャナ保存」が対象とする帳簿書類は「① 国税関係帳簿」と「② 国税関係書類」にまたがる部分もあり、少し複雑となりますので、以下で詳しく説明していきます。

2. 電子帳簿保存の対象書類

まず、電子帳簿保存の対象書類について解説していきます。

電子帳簿保存が対象としている書類は「1. ① 国税関係帳簿」および、「1. ② 国税関係書類」における決算関係書類となります。

ここで国税関係帳簿とは、具体的には、仕訳帳・総勘定元帳のほか、現金出納帳・売上帳・仕入帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産台帳等のことをいいます。

また、国税関係書類における決算関係書類とは、具体的には、貸借対照表、損益計算書、棚卸表等のことです。

したがって、電子帳簿保存とは、これらの対象書類をパソコン等を使用して電子データとして作成している場合に、電子データのまま保存することが認められるというものです。

逆に言えば、これらの対象書類を手書きによって作成している場合は電子帳簿保存の対象とはならず、従来どおり紙による保存が必要となります。

電子帳簿保存を行う場合、従来は事前に税務署長の承認が必要とされており、これがハードルとなって中小規模の事業者利用が進んでいない状況となっていました。

しかし、2022年からは事前承認が不要となり、事業者が利用しやすい制度となっています。

また、電子帳簿保存には、修正申告や更正があった場合に加算税の軽減措置が適用される「優良な電子帳簿」というしくみがあります。

優良な電子帳簿として認められるためには、国税関係帳簿のすべてについて以下の要件を満たした電子データで保存を行い、さらにあらかじめその旨の届け出をする必要があります。

  • 訂正・削除履歴の確保
  • 相互関連性の確保
  • 検索機能の確保

これらの要件を満たした帳簿は高い証明度を得られるものとして優遇措置が適用されているのです。

電子帳簿保存の対象書類

3. スキャナ保存の対象書類

次に、スキャナ保存の対象書類について解説していきます。

「1.② 国税関係帳簿」のうち、先に述べた決算関係書類以外の取引関係書類がスキャナ保存の対象書類となります。

具体的には、請求書・注文書・契約書・見積書・領収書等の書類であり、他社から受領した書類のほか、自社で作成した書類の控えも含まれます。

ここで注意していただきたいのは、これらの書類を電子データでやりとりしている場合は、スキャナ保存の対象外であるということです。

例えば、電子データで請求書等を授受している場合は、「1. (3)電子取引の保存」により保存される「1. ③電子取引の取引情報」となります。

スキャナ保存というのは、要するに紙の書類をスキャナで読み込んで保存する方法です。

この場合、書面である原本との同一性が担保される必要があることから、電子データとしての保存には一定の要件を満たす必要があります。

要件のうち主なものは以下のとおりとなります。

  1. 入力期間の制限(書類の受領又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力すること)
  2. 一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
  3. タイムスタンプの付与
  4. ヴァージョン管理(訂正又は削除の事実及び内容を確認できること)
  5. 入力者情報の確認

取引関係書類の電子化の促進を図るために、2022年からは以下の改正によって要件が緩和され、事務負担が軽減されることとなりました。

  • 税務署長の事前承認が不要となった
  • タイムスタンプの付与期間について「3日以内の付与」から「約2月以内の付与」に緩和された
  • 受領者がスキャンする場合の書類への自書が不要となった

ここでタイムスタンプとは、その電子データがある時刻において確実に存在していたことを証明する電子的な証明書のことをいいます。タイムスタンプを付与することにより、特定の日時にそのデータが存在していたことや、その日時以降において改ざんされていないことを証明することができます。

また、近年のコンピュータのネットワーク化を考慮して、データの保存場所に関しては、クラウドサービスの利用が認められています。

さらに、国税関係書類のうち注文書・見積書等、資金や物の流れに直結・連動しない書類については一定の要件を満たすことによって過去に受領等した書類についても遡ってスキャナ保存することができます。

4. まとめ

以上、2022年から始まっている電子帳簿保存法の見直しについて電子帳簿保存とスキャナ保存の対象書類を中心に解説してきました。

国税庁は令和3年6月に「税務行政のデジタル・トランスフォーメーション」を公表しており、デジタル庁の主導の下で行政のデジタル・トランスフォーメーションを進めていくと述べています。また、具体的な構想として納税者の利便性の向上と課税・徴収の効率化・高度化を柱としつつ、「あらゆる税務手続が税務署に行かずにできる社会」を目指しています。

したがって、電子帳簿保存法の見直しもこのような取組みの一環であると言えます。

電子帳簿保存法を利用する企業が増加するということは、従来の紙の請求書や領収書が電子データに置き換わっていくことを意味します。

しかし、電子データでの保存には、上記で解説したように、一定の要件をクリアすることが必要となり、システム的な対応が必要とされます。

したがって、経理の現場だけで対応していくというのは困難な状況であり、クラウドサービス等の外部のサービスを積極的に活用して経理業務の合理化を進めていく必要があると言えるでしょう。

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