「請求書の郵送とメール送付が大変…」今年こそ手作業から卒業しよう!

「請求書の郵送とメール送付が大変…」今年こそ手作業から卒業しよう!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

皆さまの会社では、請求書はどのようにして送付していますか?手作業で請求書を郵送していたり、メールで送付していたりする企業の経理担当者の方は、「手間がかかるなぁ」と思ったことがあるのではないでしょうか。

送付以外にも、請求書自体の作成や内容のチェックも手作業で行うために経理担当者の負担となるほか、時間もかかるため、スタッフの残業が増えるという悩みもあります。とくに、サブスクリプションビジネスでは請求内容が顧客によって異なるため、煩雑さがさらに増すでしょう。

この記事では、このような「請求書の手作業」から卒業するための方法を紹介します。

請求書とは

請求書は、サービスや商品を提供した対価の支払いを顧客に求める書類です。基本的に、請求書がなければ顧客から代金を受け取れないため、企業が収益を計上するためには必ず発行する必要があります。

とくに、サブスクリプションビジネスでは顧客が契約を続けている限り、定期的に請求をしなければなりません。さらに、顧客によって料金形態が異なることが多いため、管理は煩雑になるといえるでしょう。

請求にかかわる業務

請求業務は、請求書を発行するだけと思われがちですが、以下のように、発行の準備や郵送後にしなければならない作業があります。

請求内容の確認

請求書を作成する前に、顧客に対する請求内容や金額を確認します。

請求書の作成・送付

請求内容が確認できたら、請求書のフォーマットに入力をしていきます。送付は郵送やメールで行います。

入金の確認と消込

支払期日までに自社の銀行口座に入金されるかを確認し、入金が確認できたら、債権(売掛金など)を消込します。また、期日を過ぎても入金がされない場合は、督促をしなければなりません。

請求書にかかわる業務のお悩み

表計算ソフトや紙媒体で請求書を作成している企業では、以下のようなお悩みがあげられます。

請求書自体の作成に時間がかかる

請求書の作成は、表計算ソフトで行っていることが多いと思われます。自社の請求書フォーマットに顧客情報や請求内容をコピー&ペーストするほか、計算式を活用している企業が大半でしょう。

表計算ソフトで取引先ごとに1枚ずつ請求書をつくる場合は時間がかかるため、締め日後の限られた時間で作業をすることがだんだんと難しくなっていきます。

印刷・郵送などの手作業や内容のチェックが手間

印刷・郵送などの手作業や内容のチェックが手間

請求書の作成が完了した後は、印刷・封入・郵送をします。これらの工程は、もちろん手作業でしなければならないため、テレワークの普及がすすんできている現在でも、請求書を送るために出社しているという方も多いのではないでしょうか。

また、メールで送付する場合も顧客のアドレスと請求書のあて先が合っていることを確認する必要があるため、郵送ほどではないにせよ時間がかかります。

さらに、請求書の内容は、ダブルチェックしてミスを防ぐようにしている企業も多いと思われますが、ダブルチェック自体にも時間と手間がかかります。また、同じ作業を長時間続けていると、集中力も落ちてきますので、見落としの可能性が高まるでしょう。

ミスが起こりやすい

内容の間違いや請求書の封入ミス、誤配送など、請求書を作成して送付するまでの工程には、ミスの要因となる要素が多く存在します。

請求書はお金にかかわることです。間違いが起こると自社の信頼性が大きく揺らいでしまうことになります。インターネット上などで「あの企業は請求ミスが多いため、信用できない」といううわさが流れてしまうと、今後の経営計画にも影響を及ぼします。

消込が面倒

請求にかかわる業務は、請求書の作成と送付だけにとどまりません。顧客のもとへ無事に請求書が届き、入金されたら債権の「消込」を行う必要があります。

銀行口座の入金データと請求内容を目視で照らし合わせて、合致するものを消込しますが、顧客によっては振込手数料分を差し引いて入金していたり、複数の契約を合算した金額を入金したりする場合もあります。

その際は、請求した内容と金額が合わないため、不一致原因の調査が必要です。また、消込は二重消込や消込漏れが発生すると、自社の資金繰りに影響を与える可能性もあるため、慎重に行わなければなりません。

請求にかかわる業務には、上記のようなお悩みが存在します。これらの悩みは、スタッフによる「手作業」が介入していることが原因です。では、手作業を減らすためにはどうしたらよいのでしょうか。以下の項目では、手作業での請求業務から卒業するための案を紹介します。

請求業務のお悩みは「自動化」で解決

手作業から卒業するための方法として、最もおすすめしたいのが「自動化」です。表計算ソフトでも、マクロなどを使えばある程度の自動化はできますが、データ量が増えるとソフトが重くなったり、業務が属人化したりする恐れがあります。

最近では、膨大な請求件数にも対応できるように「請求管理ソフト」が普及してきています。表計算ソフトの欠点を補っているため、より業務を効率化してくれるでしょう。

請求管理ソフトには、顧客データの管理から請求書の発行・送付、入金消込までを一元化できる機能が備わっています。そのため、請求にかかわる業務の多くを自動化できるのです。

サブスクリプションビジネスに特化したソフトも登場しているため、業界特有の課題も解決できます。

請求書の自動作成で間違いを防止

請求管理ソフトには、定期的に発行する請求書を自動で作成する仕組みが備えられています。顧客によって請求のタイミングが異なる場合でも対応可能です。請求の期日や請求書の発行フラグなども自動で生成されるため、表計算ソフトで別途管理する必要がありません。

このように、請求管理ソフトを使うと請求書の作成で間違いが発生しやすい工程を自動化できるため、発行ミスを防ぐことができます。とくに、サブスクリプションビジネスでは、定期的な請求の件数が多いため、この機能による恩恵は大きいといえるでしょう。

請求書の送付はボタン一つでラクラク

請求管理ソフトのなかには、印刷や封入、郵送をボタン一つで行ってくれる機能があります。また、メールでの請求にも対応しており、テンプレートを設定しておけば、クリックするだけで顧客に請求書を送付できます。

毎月増え続ける請求書を時間に追われながら郵送する作業から解放されるほか、テレワーク中に出社して、請求書の郵送準備をするという手間も解消できるでしょう。

消込も短時間で完了

請求管理ソフト内で顧客データと請求・振込情報が紐づけできている場合、消込が短時間で完了できます。過去のデータを参照して同じ振込名義や金額があれば、自動で消込をしてくれるためです。

顧客によっては、振込名義の表記ゆれで消込ができない場合がありますが、顧客データには表記ゆれも登録できますので、次回からは自動的に消込がされます。

まとめ

請求書の送付をはじめ、内容の確認や消込など、請求にかかわる業務の多くは手作業が必要になります。手作業は時間がかかるほかミスも発生しやすいため、可能な限り「自動化」することが、手作業から卒業するポイントです。

自動化を実現するためには、表計算ソフトを活用する手段がはじめに思い浮かびますが、データ量が膨大になるとソフトに不具合が発生する恐れがあるほか、業務の属人化も懸念されます。

そのため、自動化には「請求管理ソフト」を導入することをおすすめします。請求書の作成や送付、入金後の消込までの多くの作業を自動化できるため、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。また、自動化で作業時間が短縮できた際は、スタッフをほかの業務に回せるため、企業全体の労働生産性向上も見込めます。

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