中小企業の経理担当者の請求業務を見直すポイントとは?手作業によるムラ・ムダ・ミスを削減!

中小企業の経理担当者の請求業務を見直すポイントとは?手作業によるムラ・ムダ・ミスを削減!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

請求業務は、すべての企業において重要な業務です。限られた時間の中で正確に遂行しなければなりません。しかし、リソースが限られる中小企業の経理部門では、請求業務が大きな負担になってしまうことがあります。

この記事では、中小企業の経理担当者が抱える請求業務の課題と、見直すポイント・改善策について解説します。

請求業務とは

「請求業務」とひとことで言っても、その内容は多岐にわたります。ここで改めて、請求業務のプロセスを確認してみましょう。

請求業務は主に下記のステップで行われます。

  1. 請求内容の確定
  2. 請求書の作成と送付
  3. 代金回収と入金消込

1. 請求内容の確定

この業務では、金額の確定だけではなく、請求明細に記載する請求内容や支払期日の情報も必要になります。また、確定した内容について責任者の承認を得る必要があります。

2. 請求書の作成と送付

確定した請求内容を請求書のフォーマットに正確に記載するプロセスです。顧客指定のフォーマットがある場合は、個別の対応が必要になります。

また、紙ベースで請求書を作成している場合は、印刷・封入作業や宛名書き、郵送の作業が発生します。

3. 代金回収と入金消込

支払期限までに顧客から入金があったかを確認し、確認ができた請求分の入金の消し込みを行う業務です。支払期日までに入金がない場合には、督促を行います。

また、サブスクリプションビジネスを提供している企業では、年額を一括入金で受け取ることがあります。この場合は、すぐに売上として計上できる部分と、前受金となる部分の区別が必要です。

サービスの提供が完了していない部分は前受金に計上し、売上が実現してから振り替えることになります。この計上科目や振替金額の判断も、経理部門の重要な役割となります。

ほかにも、発行した請求書の控えを適切に管理し、ファイリングや保存を行うことも「請求業務」の一環です。

特に、サブスクリプションビジネスを展開する企業の経理部門では、毎月定額を継続請求する場合が多くなっています。この場合、上記の業務に加えて請求期間の管理や、契約情報との照合などの作業が発生します。

主な請求業務のステップ

請求業務が抱える課題

幅広くさまざまな作業を伴う請求業務ですが、課題となりやすいポイントについてご紹介します。

契約件数が増えると業務量が膨大に

契約件数や顧客が増えれば増えるほど、請求業務の負荷は増加します。特にサブスクリプションビジネスでは継続請求が大部分を占めるため、契約件数の増加とともに請求書の枚数が累積的に増加していきます。

中小企業の経理部門では人員が限られていることが多く、さらには昨今の人手不足や働き方改革、リモートワークなどの制約の中、余力がない状態で業務を回している企業が増えています。

こういった状況で業務の負荷が増加していくと、ほかの業務がおろそかになったり、担当者のストレスが増えたり、経理部門の健全な組織運営に悪影響を及ぼしてしまうことになります。

請求ミス・請求処理の漏れは許されない

請求業務の課題として次にあげられるのはミスや漏れが起こってしまうことです。請求書の発行だけでなく、顧客への送付や入金処理など多岐にわたる請求業務ですが、その多忙さや煩雑さゆえに、ミス・漏れが起きてしまうことがあります。

ミスや漏れが起きてしまうと、正確な情報の確認・修正・再処理など、さらなる負荷の増大を招きます。

また、請求書の作成ミスは顧客の信用喪失につながり、企業の評判を落とすことになります。

郵送で対応している場合に発送先住所などを間違えてしまうと、送付の遅延を招き、入金が遅くなるなどの影響が出ることがあります。結果的に資金繰りに打撃を与える可能性もあるのです。

属人化しやすい

請求業務が抱えがちな課題には、属人化しやすいという点も挙げられます。中小企業の経理部門が直面しやすい問題です。

請求業務は多岐にわたり、またルーティン業務として絶え間なく業務のサイクルを回していかなければなりません。請求業務担当者は日々の業務に追われ、情報共有や可視化に対応する余裕がなくなりがちです。そのため、担当者のみが情報・ノウハウを把握し、ほかの人が手伝ったり、一時的に代行することが難しくなります。

その結果、担当者だけに対応依頼が殺到し、担当者はますます手いっぱいになります。そうなると他の人に状況を共有したり、マニュアルを作ってノウハウを伝えたりする時間がなくなり、さらなる属人化が進む、という悪循環に陥ってしまいます。

業務の見直しポイント・具体的な方法

請求業務で発生しやすい課題を解決するために、どのように業務を見直し、改善することができるでしょうか。

課題を把握しよう

まずは、自社の課題を正確に把握することが必要です。

最初に業務フローを見直してみましょう。契約の成立から請求の発生、請求書の作成と送付、入金の処理まで、一連の流れを整理し、フローチャートを作成するなどして可視化することをおすすめします。

誰が・何を担当しているか?に加えて、毎月どのくらいの件数があり何時間かかっているか?などの定量的な情報も収集してみましょう。

たとえ長年続けてきたルーティン業務でも、改めて整理することで業務の役割を再認識することができます。また、どの業務がボトルネックになっているかに気付けるかもしれません。

例えば、「請求書の作成自体はそれほど時間がかからないものの、郵送に時間がかかって滞りがち」「請求書の金額はすぐ入力できるが、送付先の確認に手間と時間が割かれている」などの気づきが得られることがあります。

業務が滞るポイントをつかめれば、そこを解消するようなアクションをとることができます。

改善の優先順位をつける

課題が明確になったら、次に改善を進める業務の優先順位を付けましょう。業務改善を実行するには、関係者への徹底的な説明と意識共有が必要です。複数の課題を一挙に解決しようとすると、結果的に全部が中途半端になってしまうことがあります。

優先順位は次の2つの軸で考えてみましょう。

  1. 改善の難易度:解決に要する費用や時間、コミュニケーションなどのコスト
  2. 改善による効果:業務の効率化や生産性の向上により得られる効果

難易度が低く効果が高い改善項目は優先順位を高くしましょう。ちょっとした工夫で劇的に効率が上がる、という改善策があれば、すぐに実行しましょう。

逆に改善の難易度は高いが効果はそれほどでもない、という改善策は優先順位が低くなります。難易度と効果のバランスを吟味して優先順位をつけましょう。

改善計画のターゲットを設定しよう

優先順位をつけたら、次に改善計画を作成します。優先度の高い改善策から、改善案ごとに、いつまでにどのような施策を行うのか、タスクリストと期限を設定しましょう。

改善計画では、大きな目標に向かって小さな目標を積み上げていくことが効果的です。例えば「毎月50時間かかっている請求書の作成業務を、3年以内に毎月10時間に削減したい」という大きな目標を掲げたとします。

この場合、「上半期中に10時間削減する」「今年度中に20時間削減する」など、最終目標に向かう道のりを刻むような、小さなターゲットをいくつも設定しましょう。

大幅な削減を一気に求められると、関係者の意欲が削がれてしまいます。また長期間にわたる改善計画では、課題解決への意欲を維持することが難しくなります。短期的で現実的なターゲットを複数設定することで、皆が取り組みやすく、達成感を得やすくなり、高いモチベーションを維持することができるのです。

請求業務の課題改善策

請求業務で効率化や時短、ミスの削減が課題となっている場合、請求情報の管理を自動化できるシステムを導入するという改善策が有効です。請求情報の管理と請求書発行、送付をシステム化できると、請求業務にかかる負担が大幅に改善します。

入金処理、前受金・売掛金の管理までも行えるシステムを使うと、月次決算時の業務負荷も軽減されます。

また、システムを導入すると情報が一元管理できるので、属人化を排除でき、業務の見える化が容易になります。また自動化することで手作業によるムラ・ムダ・ミスを削減できるのも大きなメリットです。

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