経理の数が少ないのに手作業はリスクが高すぎる…売掛金・前受金の管理は自動化できる!

経理の数が少ないのに手作業はリスクが高すぎる…売掛金・前受金の管理は自動化できる!

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

サブスクリプション・サービスでは、長期にわたる取引継続を前提に、リーズナブルな課金体系によって多くの顧客数・案件数を獲得しています。

ですが、多数の顧客から継続的な収入を得ることを目的としたビジネスでは、サービス提供側の資金繰りが、利益獲得期までは苦しい状況が継続します。

これは、サービスの提供事業者があらかじめサービスに必要なインフラや、プログラムの開発、それらの改善を継続的に実施するための負担が重いためで、この投資分を早期に回収するとともに、次の収益機会を目指した投資も実施しなければなりません。

広く普及し始めたこのサービス形態は、一般的な毎月定額課金に加えて、追加取引の発生(クロスセル)や、アップグレードもしくはダウングレードによる契約変更が月の途中で発生することは少なくなく、経理業務の工数が増加する傾向にあります。

そのため、経理担当者はこの資金繰りに必要な入金管理情報を徹底しなければならず、売掛金を滞りなく回収すること、前受金として取引開始前に入金できているかどうかを確認することは、経理にとって極めて重要な業務となっています。

手作業による債権債務の管理に潜むリスクとは?

売掛金の管理業務に潜むリスクとは

サブスクリプション・サービスの売掛金は、継続的な役務提供サービスとして、サービス利用期間において一定の期間(通常は1か月単位)単位で債権を確定しています。

請求書を顧客に発行するケースでは、同じ会社内の別の部署毎に定額課金型のサービスと都度のサービス(クロスセル)を提供している場合や、サービス提供前に代金を収受することで契約代金を割引する場合等が混在すると、債権管理業務が非常に煩雑になりやすい傾向があります。

例えば、一般的な債権管理の手順は、契約に基づく売掛金の発生に対して、その締め日後の入金額を紐づけることで(マッチングすることで)、売掛債権を消込みますが、同じ取引先の複数の部門に対して請求し、その請求代金が一括して入金される場合や、入金額の一部が月ずれになる場合では、消し込むべき売掛金と入金額との紐づけが容易ではなくなります。

確認作業にかなりの手間がかかるうえ、データを手作業で登録している状況が相当件数に及ぶような環境では、人為的な入力漏れやミスを防ぐことは難しいでしょうし、取引先数が数百、数千に及べば、この膨大な件数を経理部門だけで処理するには、あまりにも負荷が高くなっています。

前受金の管理業務に潜むリスクとは

売掛金に比べると、前受金の管理はさらに複雑さを増しており、その取扱い件数と金額規模は売掛金を大幅に超えていることがあります。

前受金の管理は、まず顧客からの入金があり(認識)、かつ、その入金が未だサービスの提供を完了していない段階であること等の確認が必要になるためです。

そして、前受金は将来の収益に振返る必要があるため、収益認識のタイミングを契約に基づいて適切に把握して、前受金を正確に取り崩していかなければなりません。

多くのサブスクリプション・サービスにおいては、毎月の標準課金額の半年分や一年分等を先に収受することで、代金から一定の割引を実施していることが多いこともあり、この割引部分も契約期間に応じて適切に按分しなければなりません。

これら収益と割引部分の期間按分計算がしっかりとできていないと、財務諸表の表示上、収益の過少計上につながることで事業の採算性や利益率の判断に影響するとともに、負債・資本総額の過大計上による他の財務指標にも関わってくる恐れがあります。

売掛金と前受金の違いを理解しよう

売掛金は回収できていることを確認することが最も重要

売掛金は「債権」の一種で、顧客との契約等に基づいて契約の相手方に金銭等を請求できる権利で、財務諸表では貸借対照表の流動資産に属します。 

サブスクリプション・サービスでは、継続した役務提供を実施していることから、一般的には月末日を締め日として債権を確定させ、顧客に請求書等を送付します。

債権の締め日から回収までの期間は1ヶ月以内が多く、取引先の与信枠の検討にあたっては、取引金額の規模により、例えば2か月以上の滞留を要注意先として扱い、3か月以上の滞留になった場合にはサービスの取引停止等の措置を講じる必要等があります。

前受金の性質を理解しよう

前受金の性質を理解しよう

前受金は「債務」の一種で、サービスを提供する前に顧客から収受した代金で将来の収益になる項目です。

貸借対照表では営業債務として、継続契約を前提としていることから前受金ではなく、前受収益として表示します。

(なお、経理関係者でなければ区分が難しいのですが、前受金は厳密には、商品の引渡しや継続的ではないサービス提供を実施する前に顧客から収受した代金に対して使用する勘定科目です。)

また、サブスクリプション・サービスのビジネスモデルでは、この前受収益が売掛金の額を大きく上回り、債務総額の大部分を占めている傾向が見られていますので、資金繰りの観点から、いかにして顧客から代金を早期に回収し、それを次の投資に振り向けているかをあらためてご理解いただけると思います。

手作業によるリスクを回避するには?

エクセルやスプレッドシートを利用する場合のメリット・デメリット

債権管理にあたり、「売掛金の年齢表」のような管理情報をExcelに頼っている企業は少なくありません。

エクセルやスプレッドシートの無料テンプレートがオンラインで公開されていることもあり、作業担当者が必要とする形に近い管理表を見つけて、それを独自に加工することで、使いやすさを向上させることが可能な利便性があります。

また、膨大な数の処理件数であっても、使い慣れたエクセルやスプレッドシートのフィルタリングや関数を活用することで、検索の容易性や情報分析の拡張性にも役立てることができることもメリットになるでしょう。

ただし、エクセルやスプレッドシートを利用することの最大のリスクは、不意に発生するデータ消失(あるいは旧情報の上書き)、意図的にデータを改ざんしやすい点が挙げられます。

実務面ではエクセルやスプレッドシートの内容が担当者だけしか分からない仕組み(例えば複雑なマクロを組み込んでいる等)になっていることで、引継ぎ時に困難を伴うことも多々見られています。

会計システムを活用するメリット・デメリット

会計システムに付随する機能を利用して債権債務を管理している企業も多いでしょう。

多くの会計システムには、基本的な債権債務を管理する機能が実装されており、入力データの精度が高いか、サブシステムとの情報連携が確立されていれば、会計システムにて債権計上と消込み対応の他にも、滞留一覧表、入金管理表等の自動生成が可能となっています。

ただし、一般的な会計システムは汎用性の高さを優先した設計のため、個別の事業特性に合わせた管理機能を持ち合わせていることがなく、個々の機能を実務に活用しきれない場合があり、Excelとの併用が多くなっているのが実情です。

売掛金・前受金の管理は自動化出来る!

経理担当者を悩ませている膨大な入金消込み作業や前受金の収益振替は、人の手で対応している以上、事業規模の拡大とともにその負担が増していく悪循環から抜け出すことがなかなかできません。

ですが、経理業務の消込み作業は毎月一定の日の入金に対する消込みのように、ルーティン化された業務であるため、債権管理に特化したシステムを導入することで、大量の案件があっても少人数で短時間に処理することができるようになります。

債権管理システムで特にお勧めしたいのは、クラウド型のサービスです。

理由として、最新機能を安価で利用できるメリットの他にも、サービス提供事業者側で定期的にアップデートをしているため利用者側でソフトウェア更新の煩わしさがない、データのバックアップが自動的に実施されている、といった機能面があります。

この他にも、社内関係者(営業、法務等)が同じクラウドサーバ内の情報にアクセスすることで、情報の共有性(内部統制の主要論点の1つ「情報と共有」にも合致)が飛躍的に高まることも挙げられます。

まとめ

多くの企業で、将来の労働人口不足や従業員の高齢化に備えることが急務として認識され、デジタルトランスフォーメーション(DX)の重要性が広く周知されるようになりました。

サブスクリプション・サービスでは、経理担当者は多くの作業を一度に短期間で処理しなければならず、事業規模の拡大以上に、経理業務が増大する傾向があります。

債権管理機能に強いシステムを利用することのメリットは業務の効率化だけではなく、複数のシステムやExcel管理による情報更新漏れ等により入金があったにも関わらず未入金として顧客に請求するような、企業の信用を毀損するミスを防ぐこともできること、あるいは債権管理情報を社内で共有できるようになることで、顧客別の取引動向を分析して新たな機会を発見できる可能性を見つけることにもつながるでしょう。

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